新入社員の入社時にはPCの用意から必要なアカウント設定など事前準備が多く困っていませんか？
4月などまとまった数の社員が入社する際には通常業務の手が止まってしまいがちです。
また、退社が決まった社員が使用していたPCやアカウントについても削除しなければなりませんので、同様に作業が増えてしまいます。
膨大な量のデータを確認・保存してすべて削除しなくてはいけないので、短期間では終わらず人手が必要です。
そのため、社員の入退社に伴う業務はITアウトソーシングをおすすめします。
本記事では、入退社で発生する業務内容からアウトソーシングで依頼できる内容までご紹介していますので、参考にしてみてください。
社員の入社時に必要となるIT業務とは？
社員の入社時には、契約書の作成や座席の確保など、細々とした事務作業があります。
書面による入社の受け入れ準備が終わると、端末の用意や必要なアカウントの導入から動作確認まで必要です。
その後、新入社員に対するオリエンテーションの用意もしなくてはいけないため、1日で終わるような業務量ではありません。
ここからは、入社時に必要なIT業務について詳しくご紹介していきます。
PCのキッティング・モバイル端末の設定
まず初めに、PCの設置と周辺機器の接続して使用できる状態にします。
もし、会社用の携帯などを配布しているのであれば、モバイル端末の契約や用意もしなくてはいけません。
そしてPCのキッティングは、OSの導入から始めることも多く、プログラムのインストールに時間がかかりますので、全ての設定を行う場合、1日では済まないこともあります。
さらに、ネットワークの設定・セキュリティソフトの導入行い、資産管理として登録も必要です。
また、設定ミスや端末の初期不良でネットワークに接続が出来ない場合には、知識のある人が対応することになります。
そのため、PCキッティング・モバイル端末の設定は、スケジュールに余裕を持って行うと安心です。
各種サービスのライセンス登録
次に、社内で使用するシステムなどのアカウント作成・ライセンス登録を行います。
業務で使用するメールアカウントを作成し、新入社員が入社時にすぐ使えるように用意する必要があります。
配属される部署によっては使用するシステムが変わってくるので、入力にミスがあるとすぐに業務が出来ないなどの問題が発生します。
また、ライセンス登録内容や開始日は適切に管理する必要があり、必ず管理台帳などに記入しなくてはいけません。
IT関連のオリエンテーション
最後は新入社員向けに、業務をスムーズに始められるよう各システムのオリエンテーションを行います。
IT関連のオリエンテーションは、具体的にITリテラシー・情報セキュリティの重要さを伝えるなどさまざまです。
業務を始める前に基本的な知識を学んでもらうのは、これから始まる業務に対してのモチベーションにも繋がってきます。
また、会社の方針についての説明も行い、企業理念を理解してもらうのも重要です。
オリエンテーション用の資料を作成し配布しておくと、新入社員が必要に応じて確認ができ日々の業務に役立てることができます。
IT業務は社員の退社時にも必要
社員の退社が決まった際には、引継ぎのための資料作成から始まります。
基本的に退社する社員自身が作成するかと思いますが、引き継ぎが出来ない場合にはPC内のデータからすべて確認しなくてはいけません。
その後、PC内のデータをリフレッシュし、使用していたアカウントの削除を行います。
これらの業務は、疎かにすると情報漏洩などの危険性もあるため、しっかりと確認しながら進めなくてはいけません。
具体的にどのような作業が必要なのか見ていきましょう。
PCのリフレッシュ作業
PCのリフレッシュ作業を行う前に、必ず必要な情報がすべて適切な場所に保存されているか確認します。
退職者が持っているデータが、他の社員に渡されていない重要なものだった場合、引き継ぎに支障が出るためです。
その後、PC内のデータを初期化（リフレッシュ）させます。
もし、PCの再利用をせず破棄を検討しており、なおかつ機密レベルの高い情報を扱っていたときには、HDDを物理的に破壊しておくことで、情報漏洩を防ぐことができます。
もしそのまま破棄してしまうと、削除したデータを復元されてしまい、重要なデータを抜き出される恐れがあります。
複数台を破棄する場合、外注先に依頼することもあるかと思いますので、信頼できる会社を選びましょう。
登録ライセンスの削除
必ず忘れてはいけないのが、登録ライセンスの削除です。
ライセンスやアカウントの削除をしないと、退社した社員が不正にログインしてデータを抜き出すなど情報漏洩の危険性があります。
そのため、入社時から記録していた資産管理表をチェックしながら、1件ずつ漏れのないようにアカウントが削除されているか確認しましょう。
ライセンスの削除は、全社員の使用していたアカウント管理を正しく行っていれば、順に削除するだけで済みます。
しかし、もし管理していない場合には、メールを遡って使用していたシステムを探す必要があり、簡単には終わりません。
全社員のアカウント管理は、とても重要なので漏れが無いよう厳重な管理が求められます。
入退社時のIT業務の課題点
入社時に必要なアカウント発行・管理を疎かにしてしまうと、新入社員が思うように業務が進められず仕事に対するモチベーションも下がってしまいます。
さらに、退社時に行うべきIT業務を後回しにすると、アカウントに不正ログインされてしまい危険です。
しかし、入退社時のIT業務は、人手が必要な物ばかりで効率化させるのは難しいと言えます。
実際にどのような課題点があるのか、現場で発生しやすい不満や悩みを見ていきましょう。
生産性がなく負担が大きい
社内で導入しているシステムが多い場合、手作業でライセンス登録・削除をしていくのは大変な作業です。
例えば、10名の入社が決まっていて、1人当たり5つのライセンス登録を行う場合、50回同じ作業をしなくてはいけません。
これらの作業は必ず人手が必要となりますので、負担が大きくコア業務が滞ってしまうことがあります。
社内のIT化が進むと業務自体は効率化できますが、その一方で入退社時に発生する作業の負担は大きくなります。
入退社が多い時期は業務過多になる
まとまった人数が入退社する時期には特に負荷が大きくかかってきます。
新卒採用であれば時期が決まっているので事前準備がしやすいですが、採用予定人数と実際の採用数が必ず一緒になる訳ではないため、端末などの用意は採用決定後になるかと思います。
特にPCなど大型なものは置く場所を確保する必要があり、それなりの費用もかかりますので、入社前から準備することはまずないでしょう。
そのため、入社間近の作業となりますので業務過多に陥りやすく、通常業務が疎かになってしまいます。
新入社員にPCのセットアップから任せたとしても、トラブルが発生してしまうことが多ため、おすすめできません。
また、アカウント削除は必ず知識の持った社員がしなくてはいけないので、入退社の多い時期の業務過多は避けられない問題です。
ITアウトソーシングで入退社時の処理を委託可能
ITアウトソーシングとは、その名の通り「IT業務を外部にアウトソーシングする」ことです。
ここまでにご紹介したような入退社時の作業を、プロの手によって代行してもらえるサービスです。
ITアウトソーシングを利用することで、従来IT担当者が携わっていた入退社時の事務作業やPCキッティング・リフレッシュ作業の負担を大幅に軽減することができます。
例えば、入社時に必要なPCキッティングは、端末の用意から対応できる会社に依頼をすればほぼすべての作業を委託可能です。
各種ライセンス登録・削除はなどの事務作業も同様で、外部に委託することでコア業務に集中できるようになり、生産性も上がります。
さらに、IT関連のオリエンテーション用としてマニュアル作成を依頼しておけば、入社後の説明も簡単になります。
単に作業の手間が減るだけでなく、品質のアップにつながることもあります。
従来のIT業務の管理体制に問題点がある場合、アウトソーシング会社がより良い方法を提案してくれる場合もあるでしょう。
また、幅広く対応できるアウトソーシング会社を選ぶと、1社で複数の悩みに対応してくれますので、生産性の低い業務をまとめて依頼したい場合におすすめです。
まとめ
社員の入退社に伴う業務は幅広く、手間のかかる作業ばかりで生産性がありません。
しかし、どの作業も重要であり、疎かにすると情報漏洩の危険があります。
そこでアウトソーシングを利用して、入退社の処理を任せてみてはいかがでしょうか。
こだまシステムでは、PCキッティングから各種ライセンス登録・削除まで幅広く対応可能です。
さらに、用途に合わせた端末の調達も承っており、入退社に伴う業務全般を請け負っています。
システムを専門としていますので、ネットワークやサーバー関連にも強く、トラブルが発生した際には電話やリモートで迅速に解決へと導きます。
また、必要に応じてヘルプデスクの運営や経営コンサルティングなども行っています。
専門のエンジニアが直接お悩みをお伺いし、最低限のコストで業務を効率化できるようサポートいたします。
