多忙すぎるため、情シス業務をすぐにでも効率化したいと、悩んでいる方は多いのではないでしょうか。
情シスの業務は、環境整備やヘルプデスク、さらには経営に関わる業務など多岐にわたります。
業務量が多い割にノンコア業務のため、担当者を多めに割り当ててもらえずに、少数人で運営している会社も多いかと思います。
そこで本記事では、情シス業務を効率よくこなすために効果的な方法について、ご紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
こだまシステムでは、情シス業務の代行も承っておりますので、お気軽にご相談くださいませ。
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情シス効率化のカギは「アウトソーシング」にある
情シス業務を今すぐに効率化したいのであれば、アウトソーシングに頼るのが一番の近道です。
アウトソーシングを利用することで、専門的な知識を持ったSEによる、クオリティの高い業務代行を受けられます。
悩みに応じて、SEが効率化できるようなシステムを構築してくれるため、即戦力として導入できます。
さらに、業務形態・予算などに合わせて、最適なシステムを提案してくれるので、無駄なコストがかからない点も魅力です。
情シスが効率化のためにアウトソーシングすべき業務とは？
情シスが効率化を進める際に、アウトソーシングに任せたほうが効果的な業務は主に3つあります。
社内ヘルプデスク対応・PCのアカウント管理・PCキッティングの業務は、ノンコア業務のため、アウトソーサーに任せたほうが効率的です。
さらに、この3つの業務はノンコア業務のなかでも定期的に行うものなので、アウトソーシングに任せやすい業務といえます。
ここからは、アウトソーシングに依頼をすることで、効率化できる業務についてご紹介していきます。
社内ヘルプデスク対応
社内ヘルプデスク対応は、社内の社員が困っていることや、システムエラーが出た場合に問い合わせ対応を行う業務です。
アウトソーシングに社内ヘルプデスク対応を依頼することで、比較的早い対応時間で問題の解決ができます。
アウトソーサーは、専門的な知識が豊富なため、イレギュラーな対応や1次対応をスムーズに行ってもらえるのが強みです。
新しいシステムを導入した際や、新入社員が増える時期に問い合わせが増えるため、時期によっては人手が足りなくなります。
さらに、対応する社員の能力や質問内容によって、対応時間は大幅に変わってくるので、効率的とはいえません。
そこで、アウトソーサーに依頼を行い、少ない人数でより効率的に運営してくことでコスト削減にも最適です。
PCのアカウント管理
全社員が使用するアプリケーションやシステムのアカウント管理も、アウトソーシングに依頼が可能です。
アカウント管理を適切に行わないと、アカウントの不正利用や更新が切れていることに気づくのが遅れてしまいます。
例えば、退職した社員のアカウントを放置してしまうと、外部で再利用されてしまったり、セキュリティ攻撃を受けてしまったりと危険です。
機密事項の情報漏えいが発生してしまうと、会社の信頼やデータの損失など、莫大な損害を被ります。
適切にアカウント管理を行うためにも、しっかりと管理してくれるアウトソーシングの利用がおすすです。
PCのキッティング
PCキッティングは、登録する手間と時間が多くかかってしまうため、アウトソーシングに依頼をした方が効率的です。
新入社員の入社時期に、PCのキッティング作業を行うことが多いため、新人教育に通常業務にと多忙な時期にはなかなか手が回りません。
セキュリティ対策やアカウント設定をきちんと行わないと、後々大きな問題が出てきてしまうため、適当な対応は厳禁です。
知識の豊富なアウトソーサーに依頼をすれば、繁忙期でも通常業務に注力できるので、人手が足りないのであればぜひ検討してください。
サーバーやネットワークの保守
サーバーやネットワークの保守業務は、業務を安定して進めるために不可欠なため、定期的な監視を行わなくてはいけません。
例えばサーバー保守では、トラブルが起きてしまうと自社のWebサイトが開けなくなり、顧客がアクセスできなくなります。
さらに、社内ネットワークのトラブルが起きた場合には社員が業務をできなくなるので、業務に支障が出てしまう可能性があります。
そのため、定期的なメンテナンスや早急なトラブル対応、復旧作業を行えるような体制作りが必要です。
しかし、保守業務は生産性が低く、多くの社員を割くにのはもったいないため、アウトソーシング会社に任せたほうが生産性は向上します。
人手不足や社員の負担も軽減できるので、ノンコア業務はアウトソーシング会社を利用するのがおすすめです。
アウトソーシングで情シス業務をどう効率化する？
アウトソーシングでは、ヘルプデスクやPCキッティングといった各種作業の代行を依頼できるため効率化に最適です。
さらに、自動化ツールの導入をサポートしてもらえるので、これまで手作業だった業務の効率化にもつながります。
既存システムが古くなっていた場合、クラウドサービスへの移行といった提案もしてもらえるため、より良い環境構築が実現できます。
このように、アウトソーシングを利用することで業務を大幅に効率化できるのは大きな強みです。
ヘルプデスクなど各種作業の代行
社内のリソースを使わずに、ノンコア業務を遂行してもらえるため、社員は通常業務に集中して取りかかれます。
社内からの問い合わせはいつ来るか分からないため、問い合わせ対応しつつほかの業務を進めるのは効率的ではありません。
問い合わせ内容によってはその日中に解決しないこともあり、多業務を抱えている情シスだと、残業が続いてしまうこともあります。
そのため、できるだけノンコア業務はアウトソーシングに任せてしまい、コア業務に注力することが効率化への重要な鍵です。
マニュアルや社内FAQの整備
ヘルプデスク業務そのものを軽減する効果があるのが、マニュアルや社内FAQの整備です。これらを用意することによって、問題発生時に社員の自己解決を促すことができ、問い合わせ件数そのものを減らすことができます。
とはいえ、通常業務の傍らでこれらを整備するのはなかなか大変なもの。そこで、これらの整備もアウトソーシングに依頼してみてはいかがでしょうか。
プロならではの視点で調査・分析からコンテンツの作成を行ってもらえるため、業務と並行して作成するよりも高品質かつ従業員に使ってもらいやすいものが出来上がります。
自動化ツールの導入
業務を自動化できるようなツールを導入してもらうことで、業務をより効率化することが可能です。
これまで手動で行ってきた業務を自動化するだけで、業務時間を半分以下に抑えられる場合があります。
毎日行う定期業務であれば、イレギュラーなことがない限り自動化ツールでの管理が効率的でおすすめです。
自動化ツールをマクロで構築することも可能なため、市販品ではなくオリジナルで作ってもらうこともできます。
自動化ツールに詳しいアウトソーサーであれば、会社にぴったりのツールを見つけてくれるので、作業効率の悪さに悩んでいる方に最適です。
クラウドサービスの導入
既存の古い機器といったレガシーシステムからクラウドサービスへの転換は、アウトソーシングに任せてみてください。
アウトソーシングやITコンサルティングを活用することで、現在の業務にあったクラウドサービスを提案してもらえます。
さらにデータの移行に関してもまとめて対応してもらえるので、面倒な移行作業をしなくて良いのも魅力です。
レガシーシステムから最新システムへの移行は、一つ間違えるとデータが破損してしまう可能性があります。
そのため、高い知識を持ったSEに以降から運用開始までサポートしてもらい、安全にクラウドサービスを導入することをおすすめします。
情シスの業務効率化に関するご相談は「IT無双」まで
こだまシステムのIT無双では、情シスの業務効率化に関するご相談を承っております。
例えば、ヘルプデスクの代行をして欲しいといったお悩みであれば、オンラインでのヘルプデスク代行で対応させていただきます。
知識の豊富なSEが多く在籍しているので、ヘルプデスクの代行をしつつ業務効率化についてのご提案も可能です。
既存のシステムを使った効率化から、マクロを使った効率化までお悩みに合わせて最適なご提案をさせていただきます。
攻めの情シスとしての経営戦略といったご相談もお受けできるため、情シス業務でお悩みの方はぜひご相談ください。
まとめ
情シス業務を今すぐ効率化したいのであれば、アウトソーシングの利用がおすすめです。
社内ヘルプデスクやPCのアカウント管理・キッティングといった、ノンコア業務は手間ばかりが増えてしまいます。
忙しい時期にささっと対応してしまうと、うまく設定ができていないといった問題が起こりがちです。
セキュリティ対策をしっかりとするためにも、繁忙期で手が回らないのであればアウトソーサーに任せてみてはいかがでしょうか。
こだまシステムでは、30分無料のITコンサルティングをご提案させていただいております。
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