ITをアウトソーシングするときは、アウトソーシング先を慎重に選択しなければなりません。
最適な委託先を選ぶには、複数の企業を比較検討する必要があります。
比較するべきポイントは、実績や会社の大きさだけではありません。
目先のものだけを見てアウトソーシング先を決めてしまうと、ITアウトソーシングのメリットを大して得られない可能性も考えられます。
この記事では、ITアウトソーシングを成功させるためのアウトソーシング先比較ポイントを紹介します。
ITアウトソーシングとは？比較ポイント紹介前に解説
ITアウトソーシングとは、自社のクラウド環境やインターネット関連のサービスなど、IT業務を他社に委託することをいいます。
IT業務すべてをアウトソース化したり、IT業務のなかの一部を委託したりなど、業務形態はさまざまです。
アウトソースを行うことによって自社の人材をメインの業務に専念させることができるほか、生産性の向上や業務の効率化、さらに業務品質の向上が期待できます。
人材不足や最新技術への対応、コンプライアンス強化の必要性など、IT部門は近年さまざまな課題を抱えていますが、その解決策の一つとしてITアウトソーシングの注目度は高まっています。
▼こちらの記事もおすすめ ITアウトソーシングを効率的に取り入れるためには、デメリットを把握してしっかりと対策をしなければなりません。
例えばデメリットには、ノウハウが蓄積されない・セキュリティのリスクがある・対応品質の管理ができないなどがあります。
さ[…]
ITアウトソーシング先の比較ポイントとは
- 情報の扱いに関するポリシー、保険加入状況
- 設計書の納品や対応のレポーティング送付
- 委託する項目ごとの内容・料金
- 対応スピードの速さ
- 専門スキルの高さ
- 対応できるトラブルの範囲
- やり取りや管理・監督にかかる工数
- 対応実績
IT業務をアウトソース化するメリットを最大限にするためには、デメリットを最小限に抑えるアウトソーシング先を選択しなければなりません。
そのために比較すべきポイントは上記の8つです。
IT業務のアウトソーシングは、実際にアウトソース化して稼働させてみなければわからない部分も多々あります。
しかし、これら8つの比較ポイントで優位にたつ企業をアウトソーシング先として選べば、ITのアウトソース化が大きな間違いとなることは少なくなるはずです。
情報の扱いに関するポリシー、保険加入状況
アウトソーシング先を選ぶときは、情報取り扱いに関する基本方針がしっかりしているか、情報漏えいなどの保険に加入しているかを一番に比較しましょう。
IT業務をアウトソーシングするには、アウトソーシング先に機密性の高い情報を開示しなければなりません。
万が一委託先で情報漏えいが起これば、委託元の責任問題となることは必至です。
損害を免れることはできないでしょう。
まずは委託先に情報の管理を徹底させるため、情報の扱いに関するポリシーが明確に定められ、整備・遵守されているアウトソーシング先を探す必要があります。
そして、情報漏えいが委託先で起こってしまった際に適切な処置をとってもらうため、アウトソーシング先が情報漏えい保険に加入しているかどうかを確認しましょう。
セキュリティ面のリスクヘッジは妥協してはならない重要な部分なので、アウトソーシング先を選択する上で一番に考慮するべき比較ポイントです。
設計書の納品や対応のレポーティングの送付
IT業務のアウトソーシング先は、業務設計書や対応報告書の提出に応じてくれるアウトソーシング先を選びましょう。
業務内容が設計書によって明確化されれば、社内に知識や技術のリソースを蓄積しながらアウトソーシングすることができます。
社内にノウハウがあれば、アウトソース化する業務を狭めたり変更したりなど、社内の体制などに合わせながら柔軟に委託部分をカスタマイズできるでしょう。
また、アウトソーシング先に日々の対応をレポーティングしてもらえば、対応内容が管理しやすくなるため、品質の向上や安定に繋がります。
IT業務はコア業務の根幹を担っていることも多いので、コア業務の円滑化や発達にはITまわりの安定稼働や対応品質の改善が欠かせません。
委託する項目ごとの内容・料金
IT業務は多岐に渡るため、IT業務をまるまる委託したり一部を委託したりとさまざまな方法があります。
どんな方法を採用するにせよ、委託する項目ごとの内容や料金が明瞭であるアウトソーシング先が望ましいでしょう。
ITアウトソーシングの大きなメリットであるコストカットを現実のものにするためには、委託先の業務内容と料金の明確化がカギとなります。
委託する必要のない対応をサービスの中に盛んでしまい、余計なコストがかかってしまうことのないよう、項目の決定には注意を払いましょう。
見積もりは、必ず複数社に依頼しましょう。そうすることで、各社のサービス内容を比較しやすくなり、委託先を決定しやすくなります。
また、複数のアウトソーシング先を料金の面で比較すれば、割引などの交渉材料になることもあるので良い条件で契約できるかもしれません。
さらに、アウトソース化したあとで思ったよりコストがかかり、アウトソース化する前と後であまり費用に違いがなかったといったことも回避できるでしょう。
業務内容や料金を比較するためには、委託する業務のブラッシュアップをしっかり行う必要があるので、アウトソース化する部分の洗い出し作業は念入りに行いましょう。
対応スピード
IT業務は、本来の業務を支える基礎となる部分を担っていることが多いため、対応スピードが遅いとコア業務に支障をきたすことがあります。
コア業務を円滑に進めるためのITアウトソーシングは、対応スピードも重要視するべき部分です。
レスが遅いなどのコミュニケーションストレスがなく、適切な工数を超えない作業でスムーズに対応してくれるアウトソーシング先を選びましょう。
特に何か問題が起きた際、問題解決までに時間がかかるとコア業務の質を著しく貶める可能性も考えられます。
そういったことを避けるためにプロフェッショナルであるアウトソーシング先に委託しているので、スピーディーに対処してくれる委託先であることが必須条件です。
専門スキルの高さ
IT業務の中には、専門スキルが必要な作業も存在します。しかし企業によっては、その業務に携わることのできる人員が限られてしまっている場合もあるかもしれません。その場合、特定の人員に専門業務の負荷が集中してしまうリスクが発生します。
このようなケースでもITアウトソーシングは負荷軽減に有効的な手段ですが、対応するアウトソーシング先の企業にも、高い専門スキルを求めることになります。
ITアウトソーシングの比較の際には、依頼する業務内容に応じて、それに見合った高い専門スキルを有しているか、というポイントも比較しておく必要があるでしょう。
対応できるトラブルの範囲
ITの導入でさまざまなことの利便性を高めることができますが、利便性が高まる一方でITが複雑化していることも事実です。
複雑化すると、些細なことでトラブルやイレギュラーが起こることも増えてきます。
ITまわりはトラブルやイレギュラーが起こることがレギュラーと言われるほど、小さなことから大きなことまで予想できないことが起こりうる環境です。
そういったことに対処してくれるアウトソーシング先でなければ意味がないので、対応してもらえるトラブルの範囲をよく比較しましょう。
また、範囲外であっても追加料金の支払いなどで対処してもらえるかどうかもポイントです。
有料にしろ無料にしろ、幅広い範囲のトラブル対応を柔軟に行ってくれる委託先を選択するのが、IT環境を安定させる最善策ともいえるでしょう。
やり取りや管理・監督にかかる工数
アウトソーシング先は、フロントに立って委託先とやりとりをしたり管理や監督したりする自社の担当者とのビジネス的相性が良くなければなりません。
相互伝達がスムーズで管理・監督に必要な工数を抑えられなければ、コア業務に影響を及ぼすことも考えられます。
性格的な部分で合う合わないが出てくるかもしれませんが、ビジネスの基本である報連相をいつ何時もしっかり行え、担当者の要求や要望、確認事項等のレスが的確かつ早いアウトソーサーを選びましょう。
そして、自社のIT担当者にかかる負担を最小限に抑える取り組みに協力してくれる委託先がベターです。
実際にアウトソース化してやり取りや管理・監督してみないとなんともいえないかもしれませんが、契約するまでの間でコミュニケーション的問題や委託内容の不調和などを感じたら要注意です。
対応実績
どれだけ綿密な計画を立て、念入りに準備をしても、ITアウトソーシングを導入してどうなるかは、実際にやってみないとわかりません。
そのため、アウトソース化を成功に導くためには、委託先の実績も加味する必要があります。
依頼内容と対応実績が似ていてれば、求めている経験やスキルを持っている可能性が高く、質の高いアウトソーシングが望めるでしょう。
実績がない企業はもしかするとコスト面でのメリットが大きいかもしれませんが、ITアウトソーシングの本来の目的を達成できるかどうかを判断する材料を持っていないので、契約に大きなリスクが伴うことになります。
失敗に終われば大幅な出費や時間のムダ使いにもなりかねないので、自社に合った実績のある企業をアウトソーシング先として選択しましょう。
ITアウトソーシングを成功させるために知っておくべきこと
ここまで、ITアウトソーシング先を選定する際に見るべきポイントを8点ご紹介しました。
最後に、ITアウトソーシングを成功させるために、いくつか知っておくべきポイントをご紹介します。
自社が抱える課題を明確にする
まず重要となるのは、自社が今どんな課題を抱えているか、何を委託したいか、そしてそれによってどんな成果を求めているかです。
これらのポイントが曖昧な状態でITアウトソーシングの相談や委託を開始してしまうと、アウトソーシング先企業も的確な提案が行えず、効果的な改善につながらない可能性があります。
課題を明確にさせるためには、どんな作業にどれだけの時間を費やしているのか数字で確認できるようにしましょう。
そして、想定よりも工数がかかっている作業を確認し、その理由がスキル不足なのか、物理的な人手不足なのかを明確にさせます。
そうすることで、自社に足りていない部分をピンポイントでアウトソーシング先へ依頼できるようになります。
ITアウトソーシング先企業と委託内容や品質についてすり合わせ
ITアウトソーシングでは、委託する業務内容や範囲、セキュリティに関する取り決めやトラブル発生時の対応方法など、事前に細かく決めておく必要があります。
作業についてどこまでアウトソーシング先企業が責任を持つのかなど、責任範囲を明確にすることも重要です。これは適切な品質管理につながります。
また、アウトソーシング先企業の情報の取り扱いポリシーについてもしっかり確認しておく必要があります。情報漏えいのリスクが低い企業なのかどうか、あらかじめ見極めておきましょう。
情報セキュリティの品質を見極める方法としては、データの管理方法を直接聞いたり、ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）取得の有無や、情報漏えいに関する保険に加入しているかどうかで判断することもできます。
長い目で見て判断する
ITアウトソーシングの実施は、目先の課題改善だけでなく、長期的な視点で考える必要があります。
アウトソースを行うと、自社内に対応ノウハウが蓄積されづらくなってしまうことがよくあります。その結果、一度委託してから別の企業に乗り換えたり、自社内で再度内製化することはハードルが高く、必然的に選んだ1社に長期に渡って委託し続けるケースが多くなります。いためです。
まずは、ITアウトソーシング先企業が、長期的に安定した運用を行ってくれそうか、長期的にパートナーとして信頼できるかどうか、イレギュラー発生時の対応例などを確認して比較するようにしましょう。
あわせて、自社内にノウハウを貯められるように対策したり、対応できる人材を育成したりといった動きも並行して行うことをおすすめします。
安さだけで判断してはいけない
ITアウトソーシング先を比較する項目として、コスト面は非常に重要です。
とはいえ、コストばかりを重視してしまってはいけません。なぜ他社と比べて安いのか、品質や対応範囲が他社より劣っていないかなど細かくチェックするようにしましょう。
ITアウトソーシングの導入が初めての場合、サービス提供企業が提示する見積もり内容は難しい部分も多く、各社を比較しても判断が難しいこともあるでしょう。
だからといって、わかりやすいコストの項目だけで選んでしまわないようにしましょう。
まとめ
有限会社こだまシステムでは、IT環境をサポートする「ITサポートサービス」を展開しています。
クライアントのコア業務を支えるIT環境をベストなものにするため、以下3つを強みとしています。
- 金融系システム会社のスキルや経験を活かしたIT環境の安定運用
- 知識が豊富で高い技術を持ち合わせた元SEなどのプロフェッショナルスタッフ
- 在宅ワーカー活用などコスパを重視したサービスの実現
ヒアリングからクライアントの隠れたニーズを拾い上げ、明確な料金で見積りを出すので、無駄がなく質の高いアウトソーシングが可能です。
ITサポートを導入は、IT環境の安定稼働はもちろんのこと、ITに関する問い合わせ対応の迅速化や自社のIT担当者不在時にもトラブル解決ができるなど、コア業務の円滑化に大きく貢献します。
自社のIT担当者が抱える負担を軽減するので、スタッフの離職予防にも繋がるなど、さまざまな成功実績を積み上げている最中です。
ITのアウトソーシングは、こういった委託先を複数選定してポイントを比較することで、自社にとって最適なアウトソーサーと契約することができます。
今回紹介した比較ポイントを精査し、IT業務のアウトソーシングを成功に導きましょう。
