会社で導入したパソコンや業務で使用するシステムを自社で運用や管理をしようとしても、専門スタッフがいないために疎かになっていないでしょうか。
そうした場合には、IT関連のシステムの管理・運用の作業はプロに任せてしまうと安心です。
例えば、新しく購入したパソコンのキッティングといった、外注することでスタッフの手間を大きく軽減できる業務は数多くあります。
さらに、アウトソーシングを利用すれば、新入社員のアカウント作成や、社員のアカウント管理などの依頼も可能です。
今回は、アウトソーシングに依頼できる、パソコンやIT関連の業務をご紹介し、それによって期待できる効果をご紹介していきます。
こだまシステムでは、情シス部門の負荷軽減につながるさまざまなサポートを提供しております。無料コンサルティングにて、現状の課題などをお聞きし、最適なサポートをご提案いたしますので、お困りの方はぜひご相談ください。
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パソコン・IT関連の作業をプロにアウトソーシングしてみませんか？
ここで紹介するパソコン・IT関連の作業とは、事務作業ではなく主に運用管理といった、管理に関することを示しています。
社員が使用するパソコンで何らかのトラブルが発生した時の対処はもちろん、テレワーク化にともなう運用・管理体制を整える作業が該当します。
パソコンを使って仕事をしているのであれば、そのパソコンを管理する役割は当然必要です。
パソコンに詳しい社員が対処するにしても、その社員にも他の仕事があるので、会社全体のパソコンの管理・運用を任せるのは負担がかかってしまいます。
その社員の負担が増えれば、担当している仕事が疎かになってしまい残業が増え、離職につながる恐れがあります。
そこで、プロにアウトソーシングを依頼することで、これまで特定の社員が背負っていた負担を軽減できるのがメリットです。
さらに、パソコンの管理や運用を兼業していた社員は、自身の本来の作業に集中できます。
細かい運用や管理をプロが対応することにより、新技術や仕組みのアップデートも迅速になり、セキュリティを強化することも可能です。
PC運用管理の重要性と課題
PCの運用管理には、IT資産管理やPC内の設定、インストールしたソフト・アカウントの設定などが含まれています。
もしPC運用管理を怠ってしまうと、セキュリティインシデントが発生してしまう恐れがあるので注意してください。
例えば、IT資産管理を怠っていると、PCの紛失に気づけないことがあり、気づいたら機密事項が情報漏えいしてしまったなどです。
また、インストールしたソフトの運用管理が正しく行われていないと、ライセンス切れでソフトが使えないこともあります。
そのため、PCのの運用管理を行うことは、セキュリティ観点や業務をスムーズに進める上で非常に重要とされています。
しかし、PCの数やソフト・アカウント数も増えており、管理の負担は増加する一方なため、効率的に運用管理を行うことが課題です。
アウトソーシングで業務効率化！依頼できるパソコン・IT運用管理業務とは
アウトソーシングを活用することによって依頼できる、パソコン・IＴ関連の作業について、いくつか例を挙げてご紹介します。自社が課題として抱えている項目がないかチェックしてみてください。
また、以下に挙げた項目以外にも、サービスによっては個別相談で対応してもらえる可能性がありますので、アウトソーシングサービスを提供する企業に問い合わせてみることをおすすめします。
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PCなどIT資産のライフサイクル管理
PCやタブレット、スマートフォンなど、自社内のIT関連資産のライフサイクル管理業務は、アウトソーシングによって効率化が可能です。
例えば、自社の必要な要件に応じたデバイスの調達、運用、そして廃棄に至るまで、一連のライフサイクル管理を外部委託することで、管理にかかる負担を軽減することができます。
パソコン購入時の設定
パソコンを購入した際に必要となる作業で、パソコンの導入後、すぐに仕事をできるようにする作業に、キッティングというものが存在します。
購入したパソコンに必要なソフトのインストールを行い、導入後に仕事をしやすいように環境を整える作業です。
こうした作業は、パソコンの購入以外にも新入社員が入社した時や、オフィスの移転・開設時にも対応しなくてはいけません。
さらに、マウスやキーボード、モニターといった周辺機器を購入した時にも必要となってきます。
パソコンの購入時は、社内で使えるようにするにも大きな手間がかかり、情報量も多いので、兼任業務が対応を行うには負担が大きいです。
アウトソーシングを利用すれば、専門家が対応するので早く作業が終わり、ミスや作業の漏れがなく対応してもらえます。
専門部署がないのであれば、ミスや作業漏れの防止、充分なセキュリティ対策のためにもアウトソーシングに頼ることをおすすめします。
インストールしたソフトやアカウントの管理
アウトソーシングを利用することで、インストールしたソフトの設定や、アップデートが必要な時には早めに対応してもらえます。
さらに、アカウント管理の代行では、正社員や契約社員といった契約状態や、管理者・一般社員などの役職に合わせたアカウント制限の代行も依頼できます。
社員がいつログインしたかの記録も取ってもらえるため、万が一社員がログイン出来ない状態になってしまった時に対応してもらえるのも特徴です。
アウトソーシングに頼ることで、社員の入退社時だけではなく、普段の業務中にログインができなくなったなどのトラブルにすぐに対応できます。
また、企業のセキュリティを守る上で重要となる「ウイルス対策」に関する対応もアウトソーシングが可能です。
ウイルス対策ソフトそのものの管理やアップデートの対応や、問題のある不正なソフトウェアがインストールされていないかの監視、ライセンス違反などが起きていないかのチェックなど、企業のセキュリティレベルを高い状態に保つためのさまざまな対応を依頼することができます。
会社の業務を外部ツールに頼る場合は、その分管理するアカウントの数も増えてしまいます。
大量のアカウント管理は、自社が兼任で行うよりも、専門のプロが対応した方がミスも減り、トラブル発生時もすぐに対処が可能です。
兼任業務の社員が公休で現場にいないと、アカウントにトラブルの発生した社員は業務が全くできないというトラブルが起こります。
しかし、アウトソーシングに依頼をすることで、急なトラブル時にも早々に対処してもらえるので心配も要りません。
社内のIT業務に関する質問対応
アウトソーサーであれば、「社員のアカウントが使えない」「パソコンに不具合が発生した」といったトラブル時にも、すぐに対応が可能です。
さらに、トラブル以外にも、まだ社内のIT業務に慣れていない社員からの利用方法に関する質問にも対応してもらえます。
普段からパソコンを使用している社員でも、業務中にパソコンが思わぬ挙動をした際や、操作方法で不安な点があるなど、確認が必要になる場面は多々存在します。
そうしたIT業務の質問対応にアウトソーシングを活用すると、より早く正確な回答をもらえるのが魅力です。
一人に負担が集中しないだけでなく、全体的に業務効率が向上するので、実際に業務をする社員も仕事がしやすくなります。
テレワーク対応
2020年のコロナ禍以降、急速にテレワーク化が広がりました。
そうしたテレワークの環境整備を、プロのアウトソーサーに任せるのは非常に有益です。
もともとテレワークに対応していなかった企業が、急場しのぎで対応しようにも、うまく対応できずに詰まってしまうことは多々あります。
例えば、情報漏えいや不正アクセスなどの、セキュリティ面が充分に整わず、思わぬトラブルを引き起こしてしまう恐れにも注意しなくてはいけません。
アウトソーシングを利用すれば、テレワーク化のセキュリティ対策以外にも、会社で作業をするのと同じ環境を整えることが可能です。
業務に遅れが出ないようにスムーズに対応してもらえるため、早急にテレワーク化を進められます。
パソコン・IT関連の作業のアウトソーシングは「IT無双」にお任せください
パソコン・IT関連の作業のアウトソーシングを活用することで、会社のセキュリティ強化や作業効率の向上が期待できます。
こだまシステムの提供するIT無双では、パソコンや周辺機器の購入時に社内ですぐに利用できるように対応するキッティングの作業に対応しています。
さらに、社員が利用するアカウントを新しく作成したり、退職した社員のアカウントを削除したりするためのアカウント管理の代行も可能です。
ヘルプデスクにも対応しており、社員のIT関連の質問に対応する窓口の設置といった対応も承らせていただいております。
こうした一つひとつのIT関連の作業は、自社で兼任して対応しようとすると大変な手間が掛かってしまいます。
一人の社員が負担する業務量が多くなりすぎると、社員の離職や業務全体の効率悪化にもつながりかねません。
また、急場しのぎでテレワーク化をするのも、セキュリティ面でとても危険です。
セキュリティが万全でない状態で自宅に仕事を持ち帰ることにより、情報漏えいが発生してしまう恐れがあります。
自社でITに関する作業のアウトソーシングを検討しているのでしたら、ぜひ一度こだまシステムのIT無双へご相談ください。
まとめ
パソコンやIT関連の運用や管理は、アウトソーシングといった専門家の力を頼ることで、社内でパソコンを使用している社員の効率化にもつながっていきます。
パソコン周辺の作業をより効率化させたいのなら、ぜひアウトソーシングを利用してみてください。
弊社では、キッティングからテレワークの導入にいたるまで、さまざまな運用にあわせてより効率の良い方法を提案しております。
まずは、こだまシステムの無料コンサルティングをぜひお試しいただき、具体的にどういった点が対応できるのかお問い合わせください。
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