中小企業のIT担当者は、少数人で業務をすすめることが多く、人手不足によりIT担当者の負担が大きくなりやすいと悩んでいませんか？

IT担当者がさまざまな業務を兼任していると、セキュリティ対策が疎かになりやすいといったデメリットがあります。

しかし、ITアウトソーシングを導入することで、社員の負担軽減やセキュリティリスクの回避、ITコストの削減ができます。

また、面倒な労力のかかる業務を代行してもらえるので、IT担当者はコア業務に集中できるといった点が魅力です。

本記事では、中小企業がITアウトソーシングを検討するメリットと、アウトソーシング先を選ぶ際のポイントについてご紹介していきます。

＞＞こだまシステムの30分無料コンサルティングを依頼する＜＜

ITアウトソーシングとは

ITアウトソーシングとは、ITの資格や知識を持った業者が、さまざまな業務を代行してくれるサービスのことを指します。

ヘルプデスクやPCのキッティングといったノンコア業務から、セキュリティ対策といった重要な業務まで対応してもらえます。

例えば、新入社員の入社時期や繁忙期にITアウトソーシングを利用し、作業の効率化を上げることが可能です。

また、システムの運用を任せることもでき、システムの構築から導入、メンテナンスまで任せられます。

このように、ITアウトソーシングは、会社のかゆいところに手が届くようなサービスを提供しているのが特徴です。

中小企業がITアウトソーシングを導入するメリット

中小企業がITアウトソーシングを導入するメリットは、IT担当者の負担軽減・セキュリティ面のリスク軽減・ITコストの削減があります。

即戦力となる人材をすぐに確保でき、知識も豊富なため、IT担当者の抱えている業務のほとんどを代行できます。

さらに、忙しいとおろそかになりやすい、セキュリティ面の対応をしてもらえるのも強みです。

ここからは、中小企業がITアウトソーシングを導入する3つのメリットを詳しくご紹介していきます。

IT担当の負荷を軽減

ITアウトソーシングを導入することで、ITの知識を持ったSEにサポートしてもらえるので、IT担当者の負担軽減を期待できます。

具体的には、労力を必要とするPCキッティングやヘルプデスクといったノンコア業務から、知識を必要とするシステム運用などです。

また、すでに多くのシステムや製品などの知識を持っており、IT担当としての経験も豊富なため、即戦力として対応してもらえます。

繁忙期だけといった、特定期間だけの対応もしてもらえるので、効率よく利用することでよりIT担当者の負担を軽減できます。

セキュリティ面のリスク低減

セキュリティ対策からシステムの監視業務まで対応してもらえるため、セキュリティ面のリスクを低減できるのもメリットです。

例えば、IT担当が兼務の場合、さまざまな対応が疎かになる可能性があり、とくにセキュリティ面はリスクが大きくなります。

ネットワークウイルスは日々進化しているので、システムのアップデートや業務環境の見直しは後回しにはできません。

ITアウトソーシングでは、セキュリティソフトの選定や見直しも行ってもらえるので、セキュリティ強化を行うにも最適です。

ITコストの削減につながる

ITアウトソーシングを利用することで、IT担当者の負担が軽減され、よりコア業務に注力でき、ITコストの削減につながります。

ヘルプデスク業務はITアウトソーシングに任せ、IT担当者はより自社の生産性向上に向けた業務を進められるなどです。

また、ITアウトソーシングはオンラインでの対応も可能なため、設備費といったITコストの削減もできます。

ITコストはさまざまですが、ノンコア業務ほどコストがかかりがちなので、ITアウトソーシングをうまく活用するのがおすすめです。

中小企業がITアウトソーシングを選ぶポイント

中小企業がITアウトソーシングを選ぶ際に、気をつけたいポイントは運用開始前、開始後で合わせて4つあります。

運用開始前には、対応範囲と料金を明確する・情報の取り扱いポリシーを確認する・管理にかかる自社の工数の確認などがあげられます。

また、実際に運用を開始したあとは、アウトソーサーの業務内容を把握し、対応をブラックボックス化しないようにしましょう。

この4つのポイントは、どの業種のITアウトソーシングでも共通の内容ですので、ぜひご利用の前の見直しにご利用ください。

対応項目と料金を明確にする

事前に業務の対応範囲を確認しておかないと、実際の運用開始後に思っていたような対応を受けられないことがあります。

また、ITアウトソーシングの料金形態は、対応範囲によってプラス料金がかかる場合もあるので注意してください。

想定していた対応を得られなかった場合、その業務を対応してもらうには追加料金がかかる可能性があります。

ITアウトソーシングの代行業務はさまざまで、具体的にどういった業務の代行か、サイトに記載されていないことがほとんどです。

そのため、事前打ち合わせの際には、どこまで対応してもらえるのかといった対応範囲の確認と、料金設定について詳細の確認をしてください。

情報の取り扱いポリシーを確認

ITアウトソーシングは、外部の作業員を自社に招き入れることになるので、信頼のできる会社に依頼をしなくてはいけません。

そのため、社員のセキュリティ教育や情報の取り扱いに関した対策を行っているのかといった、取り扱いポリシーの確認は必須です。

また、もし情報漏えいやセキュリティインシデントが起こった際には、どういった対応を行っているのかも確認してください。

セキュリティインシデントは、会社の信用を大きく落とすことになりかねないので、必ず確認を行いましょう。

管理にかかる自社の工数を確認

ITアウトソーシングの利用は、ITコストの削減を行えますが、より削減を行うなら管理にかかる自社の工数は事前に確認しましょう。

管理にかかる自社の工数を知ることで、どの業務にどの程度の時間がかかっているのか明確になります。

ITアウトソーシングでは、作業の効率化といった依頼も受け付けている会社も多いので、より生産性を向上させることもできます。

また、ITアウトソーシング自体もスムーズに業務を進められるため、より効果的にサポートしてもらえるのもメリットです。

対応をブラックボックス化させない工夫があるか

ITアウトソーシングはIT業務の専門家であるため、利用者は依頼した業務をアウトソーサーへ丸投げしやすい傾向にあります。

業務をITアウトソーシングに丸投げしてしまうと、社員が業務内容について把握できず、業務内容がブラックボックス化しがちです。

業務内容がブラックボックス化してしまうと、ITアウトソーシングが撤退したときに業務を引き継ぐことができない可能性があります。

例えば、アウトソーサーの使用していたシステムの操作方法が難しく扱えないなどがあげられます。

せっかく生産の向上を行えても、社員が使えないと意味がないので、必ず社員も一緒に業務に取り組むようにしてください。

こだまシステムのIT無双で中小企業のIT環境を強化

こだまシステムの「IT無双」では、中小企業のIT環境を強化するようなサポートを提供しております。

機器の調達からPCキッティング、ヘルプデスク、システム運用・監視など、IT担当者が行う業務の多くを代行可能です。

また、メインはオンラインでの対応、現場での操作が必要な時には訪問といった、お客様の問題に合わせた提案をさせていただいております。

初回のお客様限定ではありますが、30分無料でITコンサルティングをご提供しておりますので、まずは話を聞いてみたい方におすすめです。

まとめ

中小企業のIT担当者は過労働になりやすく、ITコストがかさんでしまいがちで、コア業務がおろそかになりがちです。

ITアウトソーシングを活用すれば、IT担当者の負担軽減だけでなく、空いた時間でセキュリティ対策をしっかりと行えます。

また、これまでよりITコスト削減を行えるといったメリットもあるので、生産性を向上しつつ無駄なコスト削減が可能です。

ただ、ITアウトソーシングを利用する際には対応範囲の確認と料金を明確にしないと、変えってコストがかかることがあります。

また、セキュリティ面に不安が残ったり、業務がブラックボックス化しやすかったりするので、事前の打ち合わせはしっかりと行ってください。

＞＞こだまシステムの30分無料コンサルティングを依頼する＜＜