システム運用管理を外注化したいけど、どのような業務を依頼できるのかわからずに悩んでいませんか？
外注に依頼をすると、主にシステム管理・監視や、ネットワーク管理、レポートや的報告書の作成を行ってくれます。
さらに、運用改善のための提案をしてくれる会社もあり、幅広く対応してくれるのが魅力です。
しかし、セキュリティ面やノウハウが蓄積されないと行った注意点もあるため、事前に把握しておく必要があります。
本記事では、システム運用管理を外注化した際の効果や注意点について、徹底解説していきます。
こだまシステムでは、システム運用管理の代行を行っていますので、お悩みの際はぜひご相談ください。
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システム運用管理で外注・依頼できる主な業務とは？
システム運用管理を外注化すると、システムを利用する際に行う、全般の業務を代行してもらえます。
運用しているシステムの管理・監視はもちろんのこと、ネットワーク管理まで対応してもらえるのが魅力です。
さらに、レポートやシステムに関する定期報告書まで作成してもらえるため、一元管理を依頼できます。
必要に応じて、運用方法の改善案の提案もしてもらえるので、自社に合ったシステムへの変更も対応しています。
ここからは、システム運用管理で外注に依頼できる、主な業務について詳しくご紹介していきます。
システムの管理・監視
すでに運用されているシステムに問題が起きていないか、アップデートされているかといった管理・監視業務を依頼できます。
さらに、バックアップや資産管理のデータ登録など、システムに関するさまざまな業務を任せられます。
システムだけでなく、サーバーも利用している場合には、システム・サーバーを一括で管理してもらえるのも魅力です。
定期的な死活監視だけでなく、メンテナンスまで対応しているので、一元管理を任せたい方におすすめします。
ネットワークの管理
社内で使っている、ネットワークにまつわる業務やネットワークセキュリティ管理を依頼できます。
社内ネットワークに障害が発生した際には、障害対応・復旧をしてもらえるので、プロへ任せておけばいざという時に安心です。
さらに、不正アクセス・情報漏えいに関する、ネットワークのセキュリティ対策も対応してもらえます。
個人情報や会社情報は非常に重要なので、ネットワーク管理を外注に依頼するのは、業務品質向上にも効果的です。
レポートや定期報告の作成
システムが現在どのように活用されているのか、障害やセキュリティ関連の問題がないかといった、レポートの作成をしてもらえます。
問題が発生する前には、些細な障害が起こっている可能性があるので、詳細のレポートを集めておくのは非常に重要です。
さらに、定期的な経過報告書の作成も依頼できるので、システムに関する情報をまとめておけるのが魅力です。
運用改善のための提案
システムは、永遠に同じものを使えるわけではないので、運用改善のためにも定期的な見直しが必要です。
外注に依頼をすれば、システム運用をしつつ改善の余地が合った際には、運用改善に役立つ提案をしてくれます。
システムが業務でどのように使われていて、効果が出ているのかをプロの視点でみつつ、管理してもらえるので、最適な提案を受けられます。
システム運用と並行して、運用改善の提案も受けたいのであれば、外注に依頼をするのがおすすめです。
システム運用管理の外注による効果とは？
システム運用管理を外注することで、人手不足や自社のITインフラの高品質化を図ることができます。
さらに、システム運用に精通した社員を雇ったり教育したりしなくて済むので、コスト削減効果もあります。
システム運用を外注に依頼することで、情報やノウハウの管理方法が整理されるので、ブラックボックス化を防ぐことが可能です。
ここからは、システム運用管理の外注による効果について、詳しくご紹介していきます。
人手不足の解消
IT業界は、システムに精通している従業員数がなかなか確保できないため、人手不足に悩んでいる会社も多いかと思います。
システム運用管理を外注に任せることで、新たに人材を募集し雇用する必要がなくなり、 人手不足が解消されます。
さらにすでに豊富な知識を持った外注に任せられるため、1から教育する必要がないのも魅力です。
少ない人数で業務をこなそうとすると、残業や休日出勤が増えてしまいますので、社員の負担を減らすためにも外注の利用は効果的といえます。
自社のITインフラの高品質化
自社のITインフラを高品質化するのであれば、プロである外注に一元管理を任せたほうが効率的です。
社内で使っているシステムは、きちんとメンテナンスを行わないと、突然動かなくなってしまい、業務に支障が出てしまいます。
さらに、定期的なバックアップを行わないと、突然データが故障してしまった際に復旧するのが困難です。
そのため、外注に任せることで、定期的なメンテナンスや、何かあった時の対処がスピーディーとなり、ITインフラの高品質化が実現できます。
コスト削減効果
専門的な知識を持ったプロにシステム管理をしてもらえるため、多くの人材を導入しなくても効果的に運用できます。
外注であれば必要に応じて人数を増減しやすく、繁忙期だけ人を増やすこともでき、人件費が抑えられます。
社員の能力を向上するための教育を行う必要もないため、人件費だけでなく教育に関するコストも削減可能です。
さらに、社員はコア業務に集中でき、生産性の向上も望めるため、業務効率を向上させるためにも外注化は大きなメリットがあります。
情報やノウハウの管理方法が整理される
システム運用管理は、社内のシステムを安定して運用するためのものなので、情報やノウハウの整理は非常に大切です。
さまざまな部署でのノウハウは、独自で作られた管理体制で運用されていることがあるので、情報がブラックボックス化しやすくなっています。
そのため、外注先に社内に散らばっている情報やノウハウをまとめて管理してもらうことで、社内でのシステム運用管理が安定化できます。
さらに、間違ったシステム運用管理を行っていることもあるので、プロによる一括管理によって正しい方向へと修正してもらえるのはメリットです。
情報とノウハウの管理方法を正しく整理することで、社内全体の業務クオリティの向上も実現できるので、外注を利用する効果は大きいといえます。
システム運用管理の外注先を選ぶポイント
システム運用管理の外注先を選ぶポイントには、管理体制が整っているか、適正費用に収まっているかなどがあげられます。
システムによっては365日24時間の保守を行うので、しっかりとした管理体制を取れていて、高すぎない費用で任せられる会社が望ましいです。
さらに、業務改善の提案を行ってくれる会社であれば、効率的かつ生産的なので、コスト削減にもつながります。
ここからは、システム運用管理の外注先を選ぶポイントについてご紹介していきますので、ぜひ選ぶ際の参考にしてみてください。
管理体制が整っているか
システム運用管理を怠ってしまうと、業務が滞ってしまうだけでなく、一歩間違えると顧客にも影響を与えてしまいます。
自社の提供している製品がシステムダウンが起こってしまうと、最悪の場合、賠償請求の可能性も出てきます。
そのため、知識だけでなく、時間による担当の交代がスムーズか、担当の休みの場合の対策はできているかなど確認してください。
また、政府の定めている「デジタル・ガバメント推進標準ガイドライン」という、ITガバナンス強化のためのガイドラインがあります。
運用や保守管理に関する流れやルールが書かれているので、一度目を通してみて、管理体制がガイドラインにそっているか確認するのもおすすめです。
適正費用に収まっているか
想定外のコストを避けるためにも、適正費用に収まっているかは、見積もりの段階でしっかりと確認してください。
システム運用管理では、基本料金だけでなく、依頼内容によっては追加コストやランニングコストがかかります。
例えば、作業の効率化を依頼したときに追加コストとして請求されたり、効率化のためのシステム導入費がかかったりする場合があります。
そのため、システム運用管理を任せた場合にかかる費用と対応してもらう業務内容を把握し、適正な費用か見極めるようにしてください。
業務改善などの提案が得られるか
せっかく外注にシステム運用管理を任せるのであれば、業務改善などの提案が得られるか確認してみてください。
外部のノウハウを入手できる良いきっかけなので、作業効率や生産性向上のためにも提案を受けられる方がお得です。
具体的には、マニュアルの整備やシステムの自動化といった業務改善を受けることで、将来的に自社で運用保守管理を行いやすくなります。
人員的なコストも削減できるようになるので、コストを抑えつつ業務改善を行いたいのであれば、提案を得られるか確認してみてください。
システム運用管理を外注する場合の注意点とは？
システム運用管理を外注する場合、セキュリティ管理やノウハウが蓄積されないといった点に注意が必要です。
さらに、システム運用管理の外注準備に負担がかかってしまうため、依頼前には準備期間を設けなくてはいけません。
そのため、注意点をしっかりと踏まえたうえで、依頼内容のマニュアル作成や調整を行う必要があるので、利用までに時間がかかります。
これらの注意点は、システム運用管理を外注する際に 非常に重要なので、しっかりと確認したうえで依頼してください。
セキュリティ面のリスクがある
システム運用管理を任せるので、 個人情報や会社の情報を外注先が知ることとなり、 セキュリティ面のリスクがでてきます。
そこで、決められたフォルダーしか見られないように管理者権限を設定し、情報漏えい時の対応について事前に決めておきましょう。
社内の社員ではなく、外注を利用するため、ある程度の情報は社外の人間に開示されてしまいます。
そのため、重要な機密情報は決められた社員しか見られないように設定を行い、必要な情報だけを外注に提示することが重要です。
社内にノウハウが蓄積されない
外注先にシステム運用管理を一元管理してもらうと、 社内にノウハウが蓄積されないといったデメリットがあります。
ノウハウが蓄積されていないと、 外注の撤退時にうまくに引き継ぎができず、業務効率や品質の低下が起こってしまいます。
そこで、社内にノウハウが蓄積するように、システム運用管理のリーダーとして自社の社員をあてがうようにしてください。
システム運用管理の外注準備に負担がかかる
システム運用管理を外注する際には、システムの扱い方をマニュアル化し、運用方法についてまとめる必要があります。
外注の受け入れ体制も整える必要があり、依頼前の事前準備には多くの負担がかかってしまいます。
ある程度マニュアルを作成してあったとしても、セキュリティ面を考慮したマニュアル作りやアカウント設定が必要です。
そのため、事前準備に時間がかかることを考慮したうえで、外注を利用するようにしてください。
想定外のコストが発生する可能性がある
依頼すべき業務をきちんと把握できていないと、あれこれと外注会社に頼ってしまい、想定外のコストが発生する可能性があります。
外注会社も仕事なので、任されたらその分業務は行いますが、追加業務という形で費用の請求は行います。
外注会社に依頼をすれば、気になっている課題点は解決してもらえますが、外注会社に依頼する必要のない業務かもしれません。
コストを予算内に収めつつ、よりクオリティの高い対応を期待するのであれば、あらかじめ依頼する業務は決めておきましょう。
まとめ
システム運用管理を外注化することで、人手不足の解消やITインフラの高品質化を実現できます。
さらに、システムの管理や監視だけでなく、ネットワークの管理や運用に関するレポートや改善案も提案してもらえます。
しかし、事前準備をしっかりしていないとセキュリティ面のリスクが起こってしまったり、 社内にノウハウが蓄積されなくなったりしまいます。
システム運用管理の外注化を依頼する際には、注意点についてもしっかりと念頭におき、入念に準備をしてください。
こだまシステムでは、 システム運用管理の代行を行っており、 豊富な知識を持ったSEによるサポート行なっております。
必要であれば機材の調達から対応可能で、お客様の悩みに応じてオリジナルのプランも作成させていただきます。
30分無料のITコンサルティングを提供していますので、まずは相談したいという方はぜひお気軽にご連絡ください。
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