今やパソコンを使用せずにビジネスが成り立つのは非常に厳しいといっても過言ではありません。
仕事においてパソコンはとても重要と言えますが、会社にあるパソコンの台数やソフトウェアのバージョンなどは把握できていますか？
IT資産管理を怠った場合、システム障害や情報漏洩、盗難などのあらゆるリスクに見舞われる可能性があります。
リスクを回避するために、IT資産管理について見直してみてはいかがでしょうか。
IT資産管理とは？
IT資産管理とは、会社内で使用するIT関連の機器・システムを管理することをいいます。
パソコンやスマートフォン、プリンター、ExcelやウィルスソフトなどもIT資産に該当します。
ここからは、どのようなものが管理対象になるのか、具体的に見ていきましょう。
管理対象となる主なIT資産
管理対象となる主なIT資産は、企業内で使用するハードウェアやソフトウェアはもちろん、周辺機器・USBなどの記憶媒体も含まれます。
これらのIT資産が適切に管理されている企業は意外と少なく、それゆえにコストがかさんでしまったり、業務の生産性が低下したりする要因になることがあります。
それぞれIT資産管理ではどのような対策が必要なのかをご紹介します。
ハードウェア
ハードウェアとは、パソコンやマウス・プリンター・スマートフォンなど、目に見えるシステムの物理的な構成要素を示す機器を言います。
IT資産管理において、ハードウェアで最も重要になるのは、台数の把握と更新タイミングの見極めです。
どんなスペックのものを何台所有していて、いつ頃に買い替えるのかを管理して決めておかないと、適した場所に適したスペックのIT機器を割り振れなくなったり、業務に対してハードウェアの性能が追いついておらず、生産性が低下する恐れがあります。
ソフトウェア
ソフトウェアには、アプリケーションソフトウェアとシステムソフトウェアの2種類があります。
IT資産管理でソフトウェアにおける重要なことは、バージョンをしっかり記録しておくことです。
どの端末にどのソフトウェアが入っていて、それがどのバージョンなのかを把握しておかないと、操作不良や不具合が発生したときにリカバリーの対応が遅れてしまいます。
最悪の場合、データが復元できなくなることも考えられますので、定期的にバックアップを取るのも1つの手段です。
ライセンス
ライセンスとは、各メーカーがソフトの使用者に与える、ソフトウェア使用権利のことです。
ソフトウェアに規定されている使用承諾書に同意することで、正規ユーザーと認められてシフトが使用できるようになります。
例えば、1つのライセンスしかないのに複数の社員で重複ログインなどをして使用した場合は、ライセンス違反となり会社の信用度まで低下してしまいますので、注意しましょう。
データ
IT機器を使用する際のデータの保存にはHDDやUSBやなどの記憶媒体を使用します。
また、NASを使って社内ネットワークを構築している会社も多いかと思います。
これらのデータもIT資産となりますので、人為的、または物理的な要因によってデータが消失・破損してしまうリスクを想定し、定期的にバックアップを取っておくことが大切です。
IT資産管理を行う目的
IT資産を管理する目的は、ITコスト削減や生産性の向上につなげるためです。
そのためにハードウェアの台数やスペック、インストールされているソフトウェアのバージョンなどを把握することが重要になります。
また、IT機器の台数を把握していない場合は、万が一企業内で窃盗行為が発生しても最悪誰も気が付かないトラブルも起こりえます。
IT資産管理を怠ってしまえば、コンプライアンス違反やセキュリティ低下、無駄なコストを浪費する原因となります。
そのため、このようなリスクを回避するためにも、IT資産管理は重要といえます。
次の項目では、実際にどう対処すれば良いのかを詳しく解説いたします。
コンプライアンスの強化
ソフトウェアは著作権法で保護されています。
悪意がなかったとしても、IT資産管理を怠ってしまい以下のような問題が発生します。
- ライセンス期限切れの製品を使う
- インストール可能台数を超える
- 適用が許可されていないパソコンをアップデートする
これらのトラブルによりメーカーのライセンス監査に該当すれば、ソフトウェアライセンス違反になってしまいます。
最悪の場合、法的な問題になってしまい巨額の賠償金を求められてしまうことも考えられます。
企業全体の信頼を損なう要因にもなりかねませんので、社員が一丸となってコンプライアンス意識の強化を図れるようにしましょう。
セキュリティの強化
IT資産でのセキュリティが低下してしまうと、情報漏洩につながる恐れがあります。
情報漏洩は企業にとって、社会的に信頼を失うことになりますので、絶対に避けたいリスクといえます。
そのために、IT資産管理をしっかり行い、社外・私物機器でのアクセスをブロックするなどの方法で、情報漏洩対策を行っておきましょう。
また、情報取り扱いポリシーのチェックをすることも非常に重要です。
無駄なコストの削減
コストを削減するためには、ソフトウェアライセンスの契約費用を見直すのもひとつの方法です。
いくら使用しているのか、無駄がないのか、管理し分別することが重要になります。
IT資産管理の業務の一環として把握することで、無駄な購入の抑制、そして使用していないライセンスは省き、固定費の削減につなげられます。
使用することのない不要な機器を取り除くことで、無駄な電力を消費せず、コスト削減を目指しましょう。
IT資産管理を行う方法
資産管理台帳を行う際、ハードウェアとソフトウェアは別々で管理するほうがよいでしょう。
IT資産管理方法にはいろいろありますが、管理台帳にエクセルやGoogleスプレッドシートなどを使用して、社員が手作業で点検管理するという方法もあります。
ハードウェアのIT資産管理項目
- 管理番号
- 機器情報
- 導入した日付
- 所在
- 固定資産番号
- リース番号
- リース期限
リースの管理台帳記載内容
- 機器一覧
- 契約した日付
- リース会社
- リース契約番号
- 設置場所
- リース料
ソフトウェアのIT資産管理項目
- ソフトウェア名称
- ベンダー名
- 料金
- バージョン
- ライセンス情報
主にこれらの項目をいつでも把握できるように管理しておけると良いでしょう。
ただし、ソフトウェアのアップデート更新頻度が高く、多くのハードウェアを所有している場合、資産管理を手作業で行うのはなかなか難しいでしょう。
ここからは、IT資産管理効率化させるための方法をご紹介します。
IT資産管理ツールの活用
IT資産管理を行う方法としておすすめは、自動収集をしてくれるIT資産管理ツールを使うことです。IT資産管理ツールには、主にサーバータイプ（サーバー上で情報を集約管理）とクラウドタイプ（クラウド上で情報を集約管理）の2種類があります。
サーバータイプの場合、サーバーを変えたり自然災害などの物理的な被害が発生した場合、データが消失する恐れがありますが、クラウドタイプであればそのような心配はありません。
ツールを活用するメリット・デメリット
自動収集が可能なプログラムなら、社内で使用するハードウェアの数が100台あったとしても、毎日自動更新が可能なので管理台帳は常に最新の状態です。
そのため、手作業でのIT資産管理に伴う人件費や労働時間と比較すると、コスト削減として効果的です。
しかしIT資産管理は、IT資産管理プログラムをインストールできないIT関連機器には自動収集で一括管理できないデメリットがあります。
プログラムがインストール可能な機器であっても、一括管理を完了するまでにそれなりの準備が必要になりますので、社内のリソースだけで解決できない場合はITアウトソーシングを利用しましょう。
IT資産管理をアウトソースすることも可能
IT資産管理をアウトソースすることで、コスト削減や生産性の向上を実現させることが可能です。
こだまシステムのITアウトソーシングでは、これらのIT資産管理にも対応しており、PCのキッティングから設定マニュアルの作成、ライセンス更新までまとめて対応しています。
また、商社ではなくシステムの専門家ですので、第三者の立場からハードウェアやソフトウェアの性能を正確に比較し、最適なものを選定することもできます。
可能な限りコストをかけずに、IT資産管理の負担軽減や生産性の向上をサポートいたします。
まとめ
もし、会社内に数台でも管理把握できていない機器があれば、少しの油断で重要なリスクにつながるかもしれません。
「わが社はPC周辺機器の数が少ないから大丈夫」という場合も油断は禁物です。
PC周辺機器のアップデート更新頻度は非常に多く、コンプライアンスやライセンスの把握は、ある程度の知識が必要不可欠です。
専門知識がなければ判断が難しいケースもありますので、「IT担当者を雇用するほどのコストをかけられない」という場合は、ぜひITアウトソーシングをご検討ください。
専任のコンサルタントが直接貴社へお伺いし、課題点を見極め最適な方法でIT資産管理を支援します。
