基幹システムの老朽化にともなってシステム刷新をしてみたものの、しっかりとした体勢が整っていない状態で踏み切ってしまって失敗する企業の話も多く耳にします。

本来ならこのシステム刷新を実施することによって業務効率の向上などを期待しますが、こうした失敗もあるということはしっかり把握しておかなければなりません。

今回はシステム刷新とはどういった時に必要で、どのように進めるのか、システム刷新における課題や注意点についてご紹介していきたいと思います。

「システム刷新」とは？

刷新とは「悪い状態から新しくする」ということを指します。

基幹システムなどの老朽化によって運用に支障がでてしまっている状態のものを新しくすることで業務効率や生産性を向上させることが主な目的になります。

例えば、現在エクセルやワードを使用している場合、Office365に切り替えたり、勤怠管理システムや経費精算システムを新しくすることもシステム刷新と言えます。

システム刷新が必要なケース

システム刷新が必要なケースで多いのが何年も使われている古い基幹システムが老朽化してしまい、業務に支障が出始めている場合です。

業務効率が悪くなった、不具合が多くなった、自身が実行したい操作が上手くできないなどの問題が出てきりなどから課題を明確化していきます。

他にもグローバル化への対応の変化や、基幹システムの再構築の難易度が非常に高く、基幹システムそのものを見直す必要がある場合もよくあるケースに該当します。

基幹システムは企業にとって大切なインフラです。

ビジネス情勢や社会環境は年々変化していきますので、その変化にもしっかりと対応していかなければなりません。

レガシーシステム・塩漬けシステムの残存は大きな問題

レガーシステムや塩漬けシステムが残存しているとそもそもブラックボックス化してしまっていて中の構造を理解できる人間が少ない、または居ないなどで迅速な対応ができなくなってしまいます。

不具合が発生しても原因をつきとめて改善するのに時間もかかります。

さらにこうしたレガーシステムを運用し続けることで複雑になってしまったシステムの管理や対応に追われて管理費用が余計にかかってしまいます。

システム刷新の具体的な進め方

問題を可視化して何が運用の妨げになっているのか確認ができたら、今後の自社のビジョンを見据えてすすめていく必要があります。

基幹システムの刷新を実施する担当者と経営者が別に居るのであれば、未来の会社の姿を一緒にすりあわせて対応していきましょう。

現場の声を聞いて改善点を修正したり、現在の業務の効率化は決して悪いものではありませんが、その改善にばかり注力してしまうと会社の掲げる将来の姿とずれが生じてしまいます。

ここからは、システム刷新の具体的な進め方について解説していきます。

システム刷新の企画

まずは既存システムの分析を行います。システムの環境や利用状況、問題点などをもとに足りない機能や不要だったシステムをまとめます。

そうして最適な機能を備えているERP製品や、より細かい要望に応えられるベンダーを選んでいきます。こうして新システム導入のための企画を行います。

要件定義

さらに細かく自社の業務を分析します。ここではベンダーからより正確な見積もりを貰うためにより細かく定義していく必要があります。

どういったデータの閲覧が出来て、何が出力できるのかを要件定義をしていきます。

実装

細かい要件定義を行い、要望通りの基幹システムの設計、開発が進んだら続いては実装です。

それぞれの機能ごとにテストも実施し、導入するシステムが求めていた状態になっているかを確かめます。

動作テスト

実装後、実際に稼働する前にこの動作テストを行うことで構築したシステムが要望通りの機能や性能を備えて、正常に稼働するかのテストが必要です。

動作テストを実施する際は、実際に稼働させた時と同じ環境で色々な方面からテストを行います。

その様にテストを実施することで、開発段階では確認できなかったバグやエラーの発見に繋がります。

運用開始

基幹システムの動作テストも完了し、導入したあとは運用が開始されます。

新しいシステムが安定して運用できるように、社内での管理も重要になってきます。

新システムの導入に携わった社員以外の人間であるシステムの利用者や管理者も使い方を把握できるようにしておきましょう。

システム刷新における課題

具体的にシステム刷新を進めていくにあたって、まず問題はなんなのか、課題は何か、という点をしっかり可視化します。

一つひとつの業務が全体の成果にどのように影響があり、どんな問題がでているのかを整理することでその場だけの改善ではなく、自社の今後の状態も見据えた適切な再構築が可能となります。

自社にとっての課題を明確にせずに再構築をしても、その場の不具合や一時的に業務効率が上がるだけで全体的な改善には至りません。

システム刷新時の注意点

注意点としてはその場その場の作業効率だけではなくて経営者が今後どのような方向性で自社を動かしていこうとしているのかという部分を見落さないことです。

細々とした作業効率の改善を行うのはもちろん悪いことではありませんが、そこにばかり注目してしまうとシステム刷新を行うための本来の目的を見失ってしまいます。

どの部分に投資が必要でどういったシステムの強化が必要なのか、しっかりと見極めることが必要となります。

システム刷新に関する疑問は専門家にご相談を

実際にシステム刷新を検討しているのであれば専門家に相談するというのが効率的です。

弊社ではシステム刷新をどういった目的で行うのか、会社はどのような方向性に持っていきたいのかをしっかりとヒアリングした上で、会社のビジョンに合わせた進め方を提案していきます。

まずは無料コンサルティングをぜひお試しください。