情シス部門は、会社の中でとても重要な役割をもっているのをご存知ですか？
システムの運用やセキュリティ対策だけではなく、業務効率を上げるための新システムの導入から検討などは情シス部門が行っています。
しかし、業務効率を上げるための検討をしようにも日々の業務に追われてしまうと、なかなか生産性を上げることができません。
そこで今回は、情シス部門の生産性を向上させる方法と、どのような作業が負担になっているのかをご紹介していきます。
ポイントを押さえてご紹介していきますので、情シス部門で生産性をあげたいと考えている方はぜひ参考にしてください。
情シス部門を取り巻く課題とは
情シス部門は本来、ITを活用して企業全体の生産性を高める役割を担います。
情シス部門が主導して業務効率を上げるためのシステムを導入して運用したり、よりよい労働環境を作るための変革を起こしたりと、さまざまな取り組みの推進が求められているのです。
しかし、情シス部門の業務は幅広く、ヘルプデスクやセキュリティ対策など、あれこれと手をつけてしまうと、業務に追われて部門の生産性が低下してしまいます。
例えば、人手不足なのに社内ヘルプデスクやIT資産の管理、セキュリティ対策などすべてを担ってしまうと、生産性の向上につながる取り組みに手が回らず、企業の変革は期待できません。
もちろん社内ヘルプデスクやIT資産管理といった業務も、情シス部門の大事な仕事であることは間違いありません。
しかしこれらは「ノンコア業務」とも呼ばれ、必要ではあるが利益が発生しない生産性の低い業務とされています。
情シス部門が生産性を高めるためには、この「ノンコア業務」を効率化して、生産性の高い「コア業務」に従事する時間を増やすことが必要となります。
情シスの生産性を下げるものとは？
情シス部門は企業運営において重要な役割を担っているものの、なんでも屋になりやすい部門でもあり、頼りすぎてしまうと生産性が下がってしまいます。
例えば、組織全体の問い合わせ対応を情シス部門が行うのは効率的とは言えません。
なぜなら、社内ヘルプデスクとしての業務に追われてしまい、他の大切な業務が疎かになるからです。
また、自動化できる業務を手作業で続けることも、情シス部門の生産性を下げる要因でもあります。
実際に、情シス部門の生産性を下げている原因を見ていきましょう。
日々の業務の忙しさ
生産性が低下する代表的な例は、業務過多によるキャパシティオーバーです。
大手企業の場合は正式に情シス部門があることが多いですが、中小企業の場合は明確な業務範囲の線引きがされておらず、対応できる人がシステムの検討から導入、社内ヘルプデスクを兼任していることがあります。
また、問い合わせ件数が多すぎて、ある程度人数がいても回しきれないといったケースも見られます。
問い合わせ対応に追われてしまうと、他の業務に書ける時間が減ってしまいなかなか生産性は上がりません。
情シス部門の社内ヘルプデスク環境を改善したい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
人材の不足
情シス部門の人手が足りない場合もあります。従業員数が100人前後の規模に対して、情シス担当者が1～2人というケースは決して珍しくありません。
IPA（独立行政法人 情報処理推進機構）の「IT人材白書2020」内で公開されたデータによると、企業の89.0％が「IT人材の不足を感じている」と回答しています。
不足を補うために補強しようにも、情シスはITに関する専門知識も必要となるため社内の人材ではなかなか賄うことができず、知識を持った人材の獲得には大きなコストがかかってしまいます。
その結果、人材の補強がなされなければ人手不足が解消されず、情シス部門の生産性を高めることができません。
情シス部門のIT化が遅れている
情シスは企業全体のIT化を推進する部門ですが、情シス業務そのもののIT化が進んでいない場合もあります。
例えば、定期的に発生するキッティング作業において、自動で設定を行うツールを使っていなかったり、IT資産管理をツールを使わずにアナログな管理方法をとっていたりというケースです。
情シスの業務をまずは効率化させて、そこから組織全体の改善を考えていかないと本末転倒です。
情シス業務自体のIT未導入
そもそも情シス業務のシステム化が進んでいない場合もあります。
例としては、キッティング作業を効率化するためのツールが導入されていないなどです。
また、IT資産管理もQRコード管理などではなく手作業で行っている会社も多くあります。
情シスの業務をまずは効率化させて、そこから組織全体の改善を考えていかないと本末転倒です。
情シス部門の生産性を高めるポイント
情シス部門の生産性を高めるには、現在の組織全体の課題を洗い出す必要があります。
課題を洗い出し、業務に必要なシステムや社員の働き方を見直すことがポイントです。
情シス部門の生産性が下がってしまう原因は多々ありますが、課題を把握しておくと生産性を上げることができます。
生産性を高める為の方法はいくつかありますので、詳しく見ていきましょう。
業務内容の可視化と業務量の把握
まずは現在行っている業務内容を可視化し、業務量を把握することが重要です。
それぞれの部署や社員が、一つの仕事に対してどれ程の時間をかけているのかを洗い出します。
このように業務内容を可視化することで、どのような業務が生産性を低下させているのかを見つけ出すことが可能です。
原因を特定出来たら、次は改善のために必要な検討を始めます。
ボトルネックの解消
業務内容を可視化したことで、そもそも人手が足りていないのか、仕事の進め方が悪いのかを知ることができます。
もし人手が足りていないのであれば、社員を増やすなどの対策をとり課題の解消にむけて動く必要があります。
また、仕事の進め方が悪い場合は、社内でのナレッジ共有やマネジメントが問題になっている可能性がありますので、どんどんアウトプットしていけるように取り組みましょう。
直面している悩みに合わせた改善策をしっかりと見極めて、1つずつボトルネックになっている課題を解消していくことが業務効率化につながります。
ITシステム、ツール導入による効率化の推進
仕事量が多く、業務が上手く進められない場合には、ITシステムやツールの導入がおすすめです。
どのような作業がIT化できるのかを調べ、導入することで社員の負担を軽減できます。
例えば、IT資産管理は手作業での行うには非効率ですので、ITシステムを導入して管理をすることで効率化につながります。
できるだけ負担の多い業務をITツールなどを用いて効率化していきましょう。
ノンコア業務はアウトソーシングによる効率化が可能
情シス部門の生産性が下がる要因は、人手が足りていない事がほとんどです。
社員数の少ない会社だと、コア業務にばかり人員を割かれ、ノンコア業務はひとりで任されることも多々あります。
だからといって、社員数を増やすわけにいかない場合もあり、頭を抱える会社が多いのが現状です。
しかし、ITアウトソーシングを利用すれば、効率よく業務を進めることができます。
ITアウトソーシングのメリット
ITアウトソーシングを利用することで、生産性につながらない業務を外部に任せることができます。
例えば、システムの運用やPCの設定、社内ヘルプデスクなどです。
ノンコア業務を外部に委託することで、コア業務に集中することができ、業務効率を上げることができます。
繁忙期だけの依頼や社内ヘルプデスクをすべて外部へ委託するなどの対策を講じて、自社の限られたリソースを有効活用することで、業務過多の問題解消と効率化を両立させることが可能です。
まとめ
こだまシステムでは、社内ヘルプデスクをはじめ、システム運用や保守、セキュリティ対策など幅広く対応しています。
システムエンジニアが直接お悩みをお伺いし、お客様の業務内容に合った解決方法を提案することが可能です。
また、システム運用・保守を専門としていますので、どのシステムを導入した場合、どんなメリット・デメリットがあるかを第三者の目線から評価することもできます。
ハードウェアや社内サーバー環境のお悩みにもお応えできますので、情シス部門の課題解決でお困りの際には、ぜひご相談ください。
