カフェを運営するために必要な事務処理や在庫管理などの作業効率化で悩んでいませんか？
繁忙期や人手不足の場合、いかに効率よくバックオフィス業務を回せるかが重要になってきます。
しかし、決まったシステムなどが導入されず、手書きで書類を作成したり、簡易的なExcelを使ったりした作業だと、なかなか効率化ができません。
そこで今回は、カフェ運営でITを導入するメリットやシステムなどご紹介していきます。
また、IT化を進めるにあたっての悩みの解決方法などもまとめていますので、ぜひ参考にしてください。
カフェのIT化の必要性とメリット
業務効率やコスト削減、SNSの集客効果・リピート率の向上を考えるのであれば、カフェのIT化は必須です。
例えば、カフェ運営を管理している方は、事務処理や本部からの要請などでさまざまな業務をこなさなくてはいけません。
そのため、スーパーバイザーやエリア統括マネージャーなどの役職の方は、休みを返上してまで対応することも珍しくないかと思います。
よくあるケースとしては、店舗と本部の営業時間が異なり、急ぎの時は店舗からの問い合わせ対応を営業時間外にしなければいけない状況が発生します。
このような課題を解決するためには、各店舗で完結できるようなシステムの導入や、事務処理の自動化などを進める必要があります。
カフェで導入が進むITシステムとは？
近年では、カフェへ導入するためのITシステムが数多く提供されていて、導入することでさまざまな課題を解決できます。
例えば、事務処理の自動化や、支払い方法を現金以外のスマホやICカードで決済する方法は、バックオフィス業務の効率化につながります。
ここからは、カフェで導入が進められているITシステムについてご紹介していきますので、業務効率やSNSの集客などを検討している方はぜひご参考ください。
事務処理
事務処理を行うシステムには、POSレジと連動させて売上管理ができる物があります。
また、定期的に作成する書類などがある場合、他のシステムと連携させることで入力を自動化することも可能です。
例えば、日報をシステム化し、スタッフのシフト管理・POSレジと連携させます。
その日の出勤者と売上を自動で入力させるように設定することで、毎回確認して入力していた項目を簡略化できるのがポイントです。
入出金管理や決済システム
入金管理システムは毎回銀行に行かなくても、入金処理や支払いを事務所で完結することができます。
ネットバンクなど、会社名義で作れる銀行も増えてきたので入出金が多い場合におすすめです。
また、決済システムはクレジットカードやスマホ決済、ICカード決済などがあります。
現金の持ち歩きをしている方も少ないので、現金以外の決済システムの導入をすると集客効果が期待できるでしょう。
発注・在庫管理対応
カフェでの発注・在庫管理は繁忙期や人手不足の時だと、ミスが起こりやすいので使いやすいシステムの導入がおすすめです。
棚卸しの登録や入出庫管理ができ、ぱっと見た時にどの商品が少ないか見やすいシステムだと使いやすく安心できます。
また、発注書のひな形の登録や常時必要な在庫数を登録しておくことで、アラートを出すことも可能です。
QRやバーコードでの商品管理ができるシステムもあるので、多くの在庫を抱える場所での導入が向いています。
スタッフのシフト管理
スタッフのシフト管理が正しくできていないと、カフェの業務が滞ってしまい非効率です。
カフェ内だけでのシフト管理だと、出勤しないとシフトがわからず、確認しずらいという欠点があります。
スマホやPCで確認ができ、全スタッフで共有できるサービスだと、場所を問わずシフト管理ができるのでおすすめです。
また、シフト管理以外にも日々のフィードバックなどコミュニケーションも合わせて取れるシステムもあります。
スタッフとの連携を高めるためにも、シフト管理のIT化は必須です。
SNS対応
お店への問い合わせ対応や集客を行うなら、SNSを利用すると効果的です。
SNSでの対応だと、電話対応ではなくチャットでの対応となるので、聞き間違いやメモの取り忘れなどが無くなります。
そのため、予約や空き状況、問い合わせなどはSNSで対応できるようにしておくと効率的です。
またSNSを使った集客では、本日のおすすめや季節の商品などを写真付きで載せる事ができるので視覚的にも効果があります。
カフェのIT化に伴う悩みとは？
カフェのIT化について必要性やメリットを紹介してきましたが、実際に導入するとなると種類も多く悩んでしまうかと思います。
カフェのIT化が進まない原因としてよくあるのは、必要なシステムがわからない場合や、そもそも導入する時間が無いというケースです。
また、IT化は業績アップに直結しないので本部からの許可が降りないこともあります。
この他にも、カフェ運営にシステムを導入する場面で課題となる悩みを具体的に見ていきましょう。
導入すべきITシステムがわからない
ITシステムはこれまで関わってきた方でないと、何がシステム化できるのかわからないこともあります。
決済システムや在庫、シフト管理など、細かい作業はほぼIT化することができ、規模に合わせた導入が可能です。
また、どのレベルまでIT化できるのかを専門家に相談すると、現状の課題点も見えてくるのでおすすめです。
システム導入に手が回らない
新たなシステムを導入したくても、時間がなくノウハウがないのでためらってしまう事もあります。
新システムだと操作を覚える必要があり、効率的とは言えないのも難点です。
出来ればIT知識を持ったスタッフに任せたいところですが、事務作業などは社員でなければできないこともあります。
そのため、人手不足や繁忙期に新しいシステムを導入しようとすると、メイン業務に支障が出るのでおすすめできません。
このようなケースの場合は、新システムの導入だけではなく、社員への操作レクチャーまでしてくれるシステムの専門家に相談することをおすすめします。
業績アップに直結しないため手間をかけたくない
ITシステムの導入となると、導入費用や人件費もかかり本部からの許可がなかなか降りないことがあります。
業績アップに直結するものでもなく、支援を受けるのは難しいのが現状です。
しかし、IT化を進めることでゆくゆくは人件費の削減や集客アップにもつながってきます。
本部からの許可をもらうためには、事前にメリットなどをまとめて説明する必要がありますので、無料コンサルティングなどを活用して手間を省くと良いでしょう。
扱い方がわからず不具合時に対処できない
新しいシステムを導入する際に一番悩まされるのが不具合時の対処です。
ITの知識がないスタッフが多い場合、トラブル時に慌ててしまいメインの業務に支障が出てしまうので効率的ではありません。
また、トラブル時にすぐに対応できないと通常よりさらに業務に時間がかかってしまい、従来のやり方のままの方がいい事もあります。
不具合の対処ができるレベルまで勉強するにしても非効率なので、導入が進まない要因です。
そのため、万が一の事態を考慮して、システムのサポート体制がどこまで充実しているか確認しておく必要があります。
カフェのIT化にはアウトソース（外注）が最適！
カフェのIT化をするには、上記で紹介したような悩みがつきものなので、アウトソースすると安心です。
不具合時の対応も任せることができ、導入から運営まで一貫して任せることができます。
また、導入前の本部への許可も、アウトソース先に依頼をすると専門的な知識を持った説明ができるので、許可を貰いやすいのもポイントです。
実際にアウトソースを利用した場合どのようなメリットがあるかを詳しくご紹介します。
コア業務に集中できる
事務処理や在庫管理等のノンコア業務をアウトソースすることで、コア業務に集中できます。
アウトソースを利用し効率化することにより、各種業務にかかる作業の負担を大幅に削減できるようになります。
コア業務に集中することで、売上や顧客満足度をアップできるなど、さまざまなメリットが得られます。
また、アウトソースできるものは積極的に任せてしまい、コア業務に集中できる環境を作っていくことで、人手不足の問題も解消できます。
店舗の問い合わせにいつでも対応できる
アウトソースを利用することで、本部の営業時間外でも、システムトラブルの問い合わせにいつでも対応できます。
本部を通さずに対応でき、何かあった場合でも迅速に解決できるのが魅力です。
接客業は時間との勝負でもありますので、顧客満足度をアップさせていくには対応が早いアウトソースを選ぶと安心できます。
信頼のおける会社に依頼をし、問い合わせ対応が丁寧なアウトソーシング会社に依頼をしましょう。
まとめ
カフェのIT化は、どのようなシステムを導入したいのか、どのような悩みがあるのかで導入するべきシステムが変わってきます。
こだまシステムでは、あらゆる場面でのカフェ運営におけるIT化の導入をサポートしており、システムエンジニアが直接お悩みをお伺いしています。
それぞれのIT環境や業務内容に合わせて最適な解決法をご提案し、システム管理用のデバイスの調達から初期設定やアカウント作成、設定変更まで幅広く対応できます。
システムの安定化を得意分野としており、導入後に発生したトラブルまで一貫して対応できるのが強みです。
ハードウェアの問題や社内のサーバ環境に関するお悩みにもお応えできますので、カフェ運営でのシステムについてや設定でお困りの際には、ぜひお問い合わせください。
