ITコンサルティングは、会社の経営状態を業務方法・従業員数など、さまざまな観点から業務改善について提案してくれます。
さらに、現在抱えている問題の解決をしつつ、将来的にも経営が上向きになるような提案をしてもらえるので、IT業務改善として最適です。
しかし、自社にあったコンサルティング会社を選ばないと、コストに見合わないこともあります。
本記事では、ITコンサルティング会社による業務改善の方法や、メリット・デメリットについてご紹介していきます。
こだまシステムでは、プロのSEによるITコンサルティングを提供しておりますので、お悩みの際にはぜひご連絡ください。
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ITコンサルティングによる業務改善の主な項目とは？
ITコンサルティングが業務改善を行う際には、まずは現状の課題点にどのようなものがあるか整理を行います。
整理ができたら課題の原因を調査し、改善のために施策設計・実行支援を行っていくのが基本的な流れです。
その後、改善施策の効果測定を行い、改善度合いを確認しながらさらに改善案を練っていきます。
ここからは、ITコンサルティングによる業務改善の主な項目について、ご紹介していきます。
現状の課題点の整理
ITコンサルタントが会社の経営状態や従業員の働き方を調査し、会社で起こっている問題や課題点を洗い出します。
例えば、手作業で行っている業務が多すぎて、人手不足が起きていたり、業務効率が悪く社員に負担がかかっていたりなどです。
自社の問題点は、自分たちでは思いつかないような所に隠れていることが多く、プロじゃないと露見しづらいことがあります。
ITコンサルタントであれば、これまでの経験や豊富なITの知識を持って、コストをかけずに比較的短時間で解決できる策をだしてくれます。
課題の原因を調査
課題点を洗い出したら、なぜその課題が起こっているのかITコンサルタントが原因の調査を始めます。
課題が1つだとしても、原因は複数でてくることも多いので、さまざまな角度から調査を行うことが大切です。
そのため、ITコンサルタントはさまざまな要因を可視化できるロジックツリーを活用し、課題の原因を調査していきます。
例えば、業務の進みが悪いのであれば、人手不足・マニュアルが整備されていない・ブラックボックス化していることがほとんどです。
このように、1つの原因を元に、複数の要因を洗い出し、最適な改善策を見つけるための準備を行っていきます。
改善のための施策設計と実行支援
課題の原因をもとに、改善のための施策設計と実行支援のために、ITコンサルタントが計画書を作成していきます。
人手不足が起こっているのであれば、人材確保または業務のIT化といった、その会社に合った方法を検討します。
このとき、依頼者側も一緒に計画を練っていく必要があるので、ITコンサルタントと話し合いを行ってください。
これは、実際に業務を行っているのは社員なので、社員の意見を取り入れつつ、最適解をみつけてより業務を良くしてくためです。
ITコンサルタントは、あくまでも課題の整理・調査・実行支援といった、第三者的存在のため、積極的に意見は伝えるようにしてください。
改善施策の効果測定
実際にITコンサルタントの案を元に、IT業務改善を行っていくと、さらに問題点やより良くするための改善案がでてきます。
そのため、改善施策の効果測定を定期的に行っていき、改善できるものはさらに計画の練り直しを行っていきます。
このように、トライ・アンド・エラーを繰り返していくことで、より会社と社員にいい環境を作っていくことが可能です。
また、ITコンサルティングは1度だけの利用では、大きな変化を得られるものではないので、長期的な利用をおすすめしています。
将来的にどうしていきたいかといったビジョンを明確に持っているのであれば、しっかりと効果測定を行っていきましょう。
ITコンサルティングに業務改善を依頼するメリット・デメリットとは？
ITコンサルティングに業務改善を依頼するメリットには、プロによる第三者の意見を聞けるため、幅広い知識を得ることができます。
さまざまなITシステムに精通しているので、より効果的でコストを抑えた業務改善を行えるのが魅力です。
しかし、会社に合ったコンサルタントではなかった場合、思ったような効果を得られないといったデメリットもあります。
さらに、思わぬコストが追加でかかってしまうこともあり、想定よりマイナスが大きくなることも懸念されます。
ここからは、ITコンサルティングを利用した際のメリット・デメリットをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。
依頼するメリット
ITコンサルティングを利用するメリットには、「社外のノウハウを得られる」「客観的視点でサポートしてもらえる」などがあります。
さらに、「プロによる課題の洗い出しから解決までサポートしてもらえる」のもメリットです。
ITコンサルティングは、豊富な知識をもとに依頼会社に合った提案を行い、将来的にも役に立つようなサポートをしてくれます。
ITシステムの導入だけでなく、ときにはマニュアルや業務の進め方の修正から業務改善を行うのが特徴です。
社外のノウハウを得られる
さまざまな会社で培ったノウハウや、ITトレンドを取り入れられるなど、社外のノウハウを得られるのが魅力です
また、ITコンサルティングは、自社に合うITシステムを選定してくれるだけではありません。
過去の成功・失敗の体験をもとに、依頼会社にぴったりで十分に効果を発揮できるような、さまざまな改善を提案してもらえます。
具体的には、ITシステムを使った組織の課題や、経営問題の解決の提案をしてもらうことができ、さらには最新のIT技術も手軽に取り入れられます。
業務改善を行うには、ほかにもマニュアルの整備といった手作業のものから、ITシステムを活用した業務効率化などさまざまな方法があります。
これらのITシステムは、調べようとしても数が豊富すぎて、会社に合ったものを選ぶのは至難の業です。
ITコンサルティングを活用することで、効率的かつ効果的な提案を受けられるので、ぜひ活用してみてください。
客観的視点でサポートしてもらえる
客観的な視点からシステム導入のスケジュール管理や、社内での浸透に向けたサポートも得られるのもメリットの一つです。
客観的な視点をもとに課題の洗い出しから解決まで提案してもらえると、より効果的に業務改善ができます。
そのため、「導入して終わり」「社内で結局使われていない」といった状況に陥る心配もありません。
第三者からの視点で自社内を見渡し、豊富な知識をもとに改善提案を行ってもらえるので、社員では見逃してしまう些細な点もしっかりと改善できます。
これまで色々試したのに、業務改善に効果が見られなかったのであれば、ITコンサルティングへ相談してみてください。
プロに課題の洗い出しから解決までサポートしてもらえる
ITコンサルティングに自社の課題の洗い出しから課題解決、必要なシステムの選定まで任せられます。
もし、社員が自ら自社の課題の洗い出しから解決までを行ったとすると、膨大な時間を使うので思ったように進められません。
例えば、通常の業務を行いつつ業務改善を進めようとすると、通常業務を優先しがちなので業務改善は後回しになります。
その点、ITコンサルティングに任せれば社員は自身の業務に集中しつつ、業務改善を進められるのがうれしいポイントです。
さらに、作業が効率化して業務を行いやすくなれば、その分社員の育成もしやすくなるので、教育の時間を削減しやすくなります。
ITコンサルティングの活用は、より効果的により効率的に業務改善を行えるので、対応内容を理解したうえでうまく利用してみてください。
依頼するデメリット
IT業務改善のコンサルティングは、依頼しても必ず成功するとは限らず、業務改善が成功するかどうかは、コンサルタントの力量にかかっています。
さらに、ITコンサルタントに業務を丸投げしてしまうことがあり、ノウハウが蓄積されないと言った問題も起こります。
ITコンサルティングの利用は、失敗したとしても費用は必ず必要となり、新規ツールの導入を行う場合も合計費用は非常に高くなります。
成功するかわからない段階で多くの投資を行うことになるため、これがコンサルティングの依頼をする際の一番のデメリットとなります。
相性の合うコンサルタントを選ぶのが難しい
コンサルタントとのやり取りは、どうしても人と人との相性も関係するため、相性が悪かった場合に思うような効果が得られない可能性があります。
また、ITコンサルティング会社によって、得意なジャンル・不得意なジャンルがあるため、契約前に見極める必要があります。
さらに、コンサルタントとコミュニケーションが取れていないと、社員が業務の内容をうまく理解できずに、自社だけでは運用ができなくなります。
将来的に自社だけで運用したいのであれば、複数のITコンサルティング会社に見積もりをだして、相性の合うコンサルタントを探してください。
ノウハウが蓄積されない
また、外部のコンサルティングに業務改善について丸投げ状態になってしまうと、自社内に業務改善に関するノウハウが蓄積されません。
コンサルタントは助言はするものの、結局のところ実践するのは自社の社員です。
その社員がコンサルティング会社の取り組みにしっかり関わっていなければ、業務改善の成功確率は下がってしまうでしょう。
ノウハウが蓄積されていなければ、コンサルティングが終わってから社員だけで運用する際にうまく回せないといった事態もありえます。
追加でコストがかかる可能性がある
ITコンサルティングを活用していくと、さらなる問題点が見つかり、追加費用がかかることもあります。
例えば、見積もりの段階で見つかった課題を解消するのに、よりもっと根本的な部分の解決が必要だったとします。
このとき、ITコンサルタントの作業量が増えてしまうので、追加費用を請求される可能性があるので注意が必要です。
さらに、問題の解決のためにツールの導入が必要となれば、その分導入費やランニングコストがかかります。
ITコンサルティングによる業務改善を成功させるために注意すべきポイント
ITコンサルティングによる、業務改善を成功させるためには、ITコンサルティング会社の得意分野と実績をしっかりと確認してください。
さらに、担当者と相性が合うのかどうかも重要なので、見積もりの段階で担当者を紹介してもらうとよいでしょう。
また、依頼中には業務を丸投げしないよう、しっかりと自社の社員を担当者として配置するようにしてください。
ここからは、ITコンサルタントによる業務改善を成功させるために注意すべきポイントをご紹介していきます。
ITコンサルティングサービスは、IT分野において抱えている問題を解決してくれますが、選び方を間違えるといい効果が得られません。
問題をしっかりと分析して、自社にあった解決案を提示してもらえても、実際に導入してみると思っていたような効果[…]
得意分野と実績を確認する
これまで、どのような業界でITコンサルティングを行ってきたのか、得意分野と実績を確認しておくとよいでしょう。
得意分野と実績の確認を行うことで、自社の行っている業務内容と相性がいいかどうか確認ができます。
また、実績の確認を行うことで、得意ジャンルを把握できるだけでなく、信頼できる会社かの判断も同時に行えます。
しかし、得意分野が自社の業務内容と同じだとしても、全く一緒なわけではないので、具体的な実績はしっかりと確認してください。
担当者との相性を確認する
たとえ得意分野と実績が同じであっても、担当のコンサルタントとの相性が悪いと、思っていた効果は得られません。
会社としての実績があったとしても、担当のコンサルタントが新人であったりほかの業界の方が得意だったとしたら意味がありません。
そのため、実際に担当するであろうコンサルタントを紹介してもらい、見積もりの段階から担当してもらえるか確認してください。
コミュニケーションが取りやすいか、トラブル時には速やかに相談してもらえるかといった点もよくチェックしましょう。
依頼中は業務を丸投げしない
コンサルタントに業務を丸投げしてしまうと、進捗が確認できずに、間違った方向に進んでいても途中で修正ができません。
余計なコストがかかる可能性もあるので、ITコンサルタントと一緒に業務を行う担当社員をかならず配置してください。
また、ITコンサルタントの業務内容は非常に有益なものばかりなので、ノウハウを得るためにも担当社員の配置は重要です。
依頼中は業務を丸投げしないように担当社員を必ず配置して、コミュニケーションを取りながらコンサルティングを利用してください。
まとめ
ITコンサルティングを活用することで、見逃しがちな問題点もしっかり洗い出してもらえるので、効率的にIT業務改善を行えます。
さらに、ITコンサルティング会社には、豊富なIT知識を持ったコンサルタントが在籍しているため、最新技術を導入できるのも魅力です。
しかし、ITコンサルティング会社の得意分野が自社のジャンルと相違がある場合、思ったような効果は得られないので注意してください。
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また、最新のITシステムの導入だけでなく、ときには手作業による対応など、その会社にあった方法をご提案しています。
まずはご相談からお受けしていますので、お悩みの際はぜひこだまシステムの「IT無双」までご相談ください。
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