近年、働き方改革や感染症の流行により「テレワーク」を導入する企業が増えてきております。
テレワークは企業や従業員にとってもメリットが多いと注目されている働き方です。
しかし、大企業に比べ従業員数の少ない中小企業等は「テレワーク導入にコストをかけても、それに見合ったメリットがない」「テレワーク可能な部門がない」などの理由からなかなか導入に踏み出せない企業も多くあります。
そこで今回は、情シス部門のテレワーク導入の現状やポイントなどをご紹介します。
まだ導入はしていないけれど、いずれ導入を検討しているという企業も多いと思いますので、ぜひ参考にしてみてください。
テレワークとは
そもそもテレワークとはどのような意味がご存知でしょうか？
「tele(テレ)=離れた所」と「work(ワーク)=働く」という言葉を組み合わせた造語です。
つまり、オフィスから離れ自宅など別の場所で働くという意味になります。
ここではテレワーク導入のメリットなどをご紹介します。
テレワークの必要性
テレワークの導入は、主に社員のワークライフバランスの充実や、災害・感染症による対策として有効です。
近年、急激に進化しているIT業界ですが、その変化の速さに人材が追いつかない、IT業界の仕事に対して残業が多い等のネガティブなイメージがある、という理由から 人手不足が深刻な問題となっています。
このような人手不足の対策に有効なのがテレワークの導入です。
テレワークを導入することで「離職率の減少」「地方など遠方に住む優秀な人材の確保」「生産性の向上」などが期待できます。
また、万が一災害や感染症が流行した場合、出社できない状態だと業務が感染に停止していまいますが、テレワークを導入していればいざというときも安心です。
テレワークのメリット
テレワークのメリットは、社員だけではなく、企業にとっても複数あります。
ここからは、テレワークのメリットについて詳しくご紹介いたします。
テレワークの導入によって大幅に生産性が向上した企業もありますので、ぜひ参考にしてみてください。
生産性の向上
テレワークの導入は生産性向上の期待ができるとして導入を検討している企業も少なくありません。
その理由としては、「企業で行われている会議を、必要最低限に抑えることができる」「来客対応や業務中に話しかけられることがなく、業務に集中できる」など、無駄な業務を省き、作業に集中できるというメリットがあります。
優秀な人材の確保・人手不足の解消
テレワークを導入することで柔軟な働き方ができ、「プライベートの時間を取りやすい」「地方でも働くことができる」「通勤や社内の人間関係のストレス減少」などが期待できることから、優秀な人材を確保しやすくなります。
また、育児や介護などで仕事との両立が難しくなって辞めてしまう人材を減らし、離職の防止にも有効です。
感染症や自然災害でも事業を継続できる
感染症の流行や自然災害等で従業員が通勤できない状態でも、テレワークを導入している企業は事業活動を継続することが可能です。
一度テレワークを導入することで、今後の自然災害や感染症の対策になりますので、いつ行っても「遅い」ということは決してありません。
コストの削減
テレワークでは従業員が通勤する必要がないので、毎月の定期代などの交通費がかかりません。
また、出社する社員を減らすことで会社のオフィスを縮小したり、なくしたりすることで経費の削減になります。
その他にも、紙の書類を電子ファイル化することで印刷コストや保管スペースを減らすこともできます。
情シスの業務はテレワークが可能？
テレワークという働き方はすべての職種で対応できるわけではありません。
テレワークに向いている職種と向いていない職種があります。
ここでは、情シス業務がテレワーク可能なのかを細かく分けてみていきましょう。
情シスの主な業務とは
情シスの主な業務は、企業の規模によって大きく変わるかと思います。
大手企業であれば、ベンダー管理などの業務が多かと思いますが、中小企業であれば、システム開発やIT資産管理、セキュリティ対策からヘルプデスクまで、幅広く対応していることがあるのではないでしょうか。
ここでは、中小企業の情シスを例として、主な業務内容をまとめてみました。
システムの企画・開発
各部署に業務内容のヒアリングや分析を行い、自社や専門会社にアウトソーシングしてシステムを構築していきます。
システムの改善や開発は、経営戦略や運営をスムーズに行うためにとても重要な情シスの業務です。
IT資産管理
PCやハードウェア・ソフトウェア・ライセンスなど、会社のIT資産を適切に管理することも情シスの仕事です。
コスト削減やコンプライアンス違反を避けるためにもしっかりと管理する必要があります。
セキュリティ対策
情シスは、機密情報や顧客情報をも守るためにセキュリティ対策を行わなくてはいけません。
情報漏洩などで会社の信用を失わないように、最適なセキュリティ対策を行う必要があります。
IT関連のヘルプデスク
従業員からの「PC操作の問い合わせ」「システムトラブル対応」などの社内のヘルプデスク業務を、情シスが担当している企業も少なくありません。
また、新入社員が入ってきた時などPCの初期設定を行う「キッティング作業」も情シスの業務に含まれます。
テレワーク対応可能な業務
各部署とのコミュニケーションをきちんと取れていれば、「システムの企画・開発」はテレワークでも十分可能な業務です。
また、「IT資産管理」や「セキュリティ対策」などはアウトソーシングする企業も増えており、ITシステムに強い人材がいればテレワークの導入も不可能ではありません。
テレワーク対応ができない業務
物理的な作業を必要とするシステムメンテナンスや郵送物の対応などは必ず出社する必要があり、テレワークでは対応できません。
簡単なPCのトラブルであれば遠隔操作でも対応可能ですが、セキュリティ対策が行えていない場合は、アクセス制限によって社内からしか対応できないこともあります。
情シスのテレワークの進め方とは？
情シス業務は思い立ったらすぐにテレワーク化できるというわけではありません。導入のスケジュールを決め少しづつ進めていく必要があります。
ここからは、実際にどのように進めていけば良いのか詳しく紹介していきます。
クラウドツールの活用を推進
クラウドツールとは、インターネット経由で利用できるアプリケーションやデータベースなどのことを言います。
つまり、インターネットさえ繋がれば、どこでも同じツールを使って作業をすることが可能です。
代表的なもので言えば、「Gmail」や「Googleカレンダー」などがありますが、最近はコミュニケーションツールやデータ共有ツールなど幅広いツールがあります。これらのツールを利用することで、オフィスや自宅など場所が離れても従業員同士のコニュニケーションや業務をスムーズに進めることが可能になります。
必要に応じて部分的に導入しテストする
ある程度テレワーク化できる環境が整ったら、「週に1回在宅勤務」「一部の社員のみ在宅勤務」など部分的にテレワークを導入し、業務やコミュニケーションに問題はないかなどを検証しながら進めていくことが好ましいでしょう。
従業員の働きやすさはもちろん、企業としても「社員に対して適切な評価ができるか」「セキュリティ面に問題はないか」などを見直し、従業員・企業の双方にとって働きやすいように取り組む必要があります。
一部のアウトソースを検討する
情シス業務は、「他部署と連携をとって業務改善する」「企業の機密情報を守る」など企業にとって重要な役割を担っています。
そのため、テレワークを本格的に導入するには、何度も検証を重ね慎重に行わなければいけませんが、結果として一時的な生産性の低下が予想されます。
このような場合には、業務内容を精査して簡単な作業はアウトソーシングし、自社の人材のリソースを確保することで、一定以上の生産性を確保できます。
IT業務のアウトソーシングで効率化・テレワーク化をサポート
ITに強い人材が不足していることから、なかなかテレワークの導入に踏み出せていない企業も少なくありません。
しかし、感染症の流行や自然災害などが発生した場合は、突発的に対応する必要があります。
このような場合は、テレワークの導入ノウハウを持っている企業にサポートしてもらうことで、迅速かつ安全にテレワーク化を進められます。
専門業者にアウトソーシングすることで、ITに強い専門スタッフが「現状の確認」から「テレワーク導入に当たっての必要なシステム構築」「システムのトラブル対応」「データのクラウド化」「ヘルプデスクの代行」など幅広く対応してもらうことが可能です。
まとめ
近年注目されるテレワークは、企業にとっても従業員にとってメリットは大きく、今後ますます推進されていくことでしょう。
しかし、社員のコミュニケーションやセキュリティ面に関しては、まだまだ課題を感じている企業も少なくありません。
そこで様々なツールの導入やIT業務のアウトソーシングなどを検討し対応していく必要があります。
こだまシステムでは、テレワーク導入のためのPCのご用意から各種セキュリティ対策、顧客対応まで一括で対応しております。
金融機関からの信頼が厚い圧倒的なセキュリティ対策で、生産性を低下させない安定運用を支援します。
ぜひ、この機会に、情シス業務のテレワークを検討してみてはいかがでしょうか。
