RPAは、国内では2016年頃から徐々に普及されるようになりました。
昨今では、RPAを導入して事務処理を自動化させる動きが進んでおりますが、まだまだRPAの詳しい意味や役割を知らない人も多いでしょう。
この記事では、RPAとは何かに始まり、メリットやデメリットなど、RPAにおける基礎知識を解説します。
RPAを正しく深く理解できれば、自社の業務効率化の礎を作ることもできるでしょう。
RPAとは
RPAとは、「Robotic Process Automation (ロボティック・プロセス・オートメーション)」の頭文字をとったものです。
バックオフィス業務などのデスクワークにおいて、ルーチンワークや機械的作業をオートマチック化や代行する定義、概念とされています。
実際にビジネスの現場で使われるRPAは、狭義のRPAツールを意味することが多く、具体的には、AIやルールエンジンなどを装備したソフトウェアロボットのことです。
RPAを利用するメリット
- 生産性の向上
- ミスの防止
- 人件費の削減
- 24時間稼働が可能
RPAを利用するメリットには、主に上記4つがあります。
RPAは、人間が手作業で行っていたことを自動化させることで、限られた時間内で最大限の成果を上げられるほか、人為的ミスを防いだり、人件費の削減になったりします。
また、人ではなくソフトウェアロボットが作業を行うので、24時間稼働も可能です。
それでは、それぞれのメリットについてさらに深堀していきましょう。
生産性の向上
働き方改革が求められる昨今において、生産性の向上は各企業の課題となっています。
その有効的手段のひとつとされているのがRPAです。
人が行っていた単純作業をRPAで自動化することにより、工数の大幅な削減を可能とします。
社員は本来注力すべきコア業務に工数を割くことができるので、生産性の向上に繋げることが期待できます。
ミスの防止
RPAは決められたルールに則って確実な作業がされるので、ミスの防止になります。
人が作業を行えば人為的ミスが必ずついてまわりますが、RPAを導入すればソフトウェアロボットが機械的に作業を行うので人が行うよりも確実性が増します。
業務の品質を向上させるほか、向上した質を安定させることも可能です。
人が行う作業は、人の体調やスキルなどによって品質が左右されますが、RPAで自動化した作業は、常に同じ処理を行ってくれますので、一定の品質を保つことができます。
人件費の削減
RPAを導入して作業を自動化した分だけ人員を節約することができます。
人が行っていた作業をソフトウェアロボットが代行して行ってくれるため、人件費の削減が可能です。
ロボットが行う作業で発生するコストは、人が作業して発生するコストよりも安いので、RPA導入で10～30％程度の人件費削減が望めると言われています。
人件費削減は企業がRPAを取り入れる大きな理由のひとつで、RPA導入の最大のメリットとされています。
24時間稼働が可能
人を24時間稼働させることはできませんが、ソフトウェアロボットなら24時間365日稼働させることができます。
本来なら業務時間ではない時間帯もRPAを導入すれば作業を進めることができるので、作業の大幅なスピードアップが可能です。
スケジュールの短縮や社員の残業を減らすことができる他、社員の休日を確保したり精神的負担を減らしたりなど、業務環境の改善に大きく貢献することが期待できます。
RPA運用のデメリット・不安点とは？
- セキュリティ面
- 価格面
- メンテナンスが必要
- 管理不足状態に注意
RPAの導入は良いこと尽くしのような印象ですが、デメリットもいくつかあります。
その代表的なものが、上記の4つです。
RPAは情報漏えいなどのリスクがゼロではなく、セキュリティ面に注意しなければなりません。
そして、導入するには初期費用がかかるため、価格面がネックになることもあります。
また、業務の質を安定させるためにはソフトウェアロボットを安定して稼働させる必要があるので、定期的なメンテナンスも欠かせません。
さらに、RPAは業務を自動化するので管理しないままに放置されることが多く、RPAの担当者以外、仕組みが一切わからず使いこなせなくなってしまうこともあります。
セキュリティ面
RPAはさまざまな業務を代行するなかで、顧客情報やID、パスワードなどの重要データが入力されることも少なくありません。
RPAがサイバー攻撃に遭うと、それらの機密情報が漏えいしてしまうことも考えられます。
それだけでも大問題ですが、データが改ざんされるといった最悪の事態が発生する恐れもあるのです。
そのため、企業の基幹システムにRPAを導入する場合は、特に注意が必要です。
価格面
RPAの最大のメリットは、人件費削減などのコストカットが叶うことですが、コストゼロでRPA導入とはいきません。
また、RPAの運用にある程度のコストは必要です。
導入に必要な費用や、安定してRPAが走り出してコストカットの恩恵をもたらすまでにかかるコストを考えて取り入れなければなりません。
それに耐えうる馬力がないと、RPAの導入がかえって企業の首をしめることにもなりかねません。
メンテナンスが必要
RPAは決められたルールに従って作業をするソフトウェアロボットなので、作業のルールが変更されればRPAのルールも変更しなければなりません。
変更がある度にメンテナンスが必要で、たとえそれがどんなに小さな変更でも、それに対応させるためにメンテナンスをしなければ即した仕事をしてくれないのがロボットです。
インターフェースの変更が必要になった場合はメンテナンスにかなりの工数が必要になってしまい、そういった点はRPAの大きなデメリットと言えるでしょう。
管理不足状態に注意
RPAは一度自動化の処理を組んでしまえば、継続的に同じ処理を行ってくれますので、どういうシステムでどういう成果を出しているのか、担当者以外は知らないということになりがちです。
RPAの運用がブラックボックス化し、担当者が休んだり辞めたりした場合、有効的な使用ができなくなることがあります。
最悪、RPAを導入しているのにうまく使いこなせなくなるケースも考えられます。
RPA導入はどの部門が主導権を握るべき？
- IT部門主導
- 業務現場主導
RPAを導入する際、IT知識やスキルを持ったIT部門主導で行うか、RPA導入対象の業務現場主導で行うか、最初の分かれ道があります。
IT部門主導で導入する場合は、ITにまつわる知識やスキルを活かして、RPA導入におけるインフラ整備やセキュリティ面の強化などが可能です。
業務現場主導で導入する場合は、エラー時のリカバリーなど、実際の業務に即したRPAの起案ができます。
まずは、それぞれのメリットを見てみましょう。
IT部門主導のRPA導入
- インフラ整備
- セキュリティ対策
- 既存システムへの影響制御
- 高度な自動化
IT部門はその道のプロなので、RPA導入にあたって必要なインフラ整備やセキュリティ対策、既存システムへの影響制御など、IT部門の面から見た環境を整えるナレッジがあります。
また、プログラムの仕組みや処理を理解していれば、より高度な自動化も望めるでしょう。
導入後のRPAをモニタリングするのも、IT部門が適しているといえます。
しかし、RPA導入対象業務の現場で働いている社員ではないので、現場の意図に即しているかどうかまでは把握できないことがあります。
業務現場主導のRPA導入
- 業務知識・フローベースのロボット化
- ロボットの不備やエラーのリカバリー
- メンテナンス、改善案
業務現場主導でRPAを導入すれば、実際の業務知識や業務フローをベースとした自動化を起案でき、ロボットの不備やエラーのリカバリーなども考慮したプランで導入を進めることができます。
RPA導入後に細かな業務変化に対応したメンテナンスをしたり、改善案を出したりするのも、現場で作業をしている人間でないと難しいでしょう。
しかし、IT部門ほどのノウハウはないので、業務現場主導ではセキュリティ面の不安などが拭えません。
RPA導入時は混成チームを編成する
IT部門や業務現場どちらか一方のみが主導を握ってRPAを導入すると、どこかしらに必ず穴ができてRPAがうまく機能しなくなることが予想されます。
ITのナレッジを持った者と業務現場の人間を混成してチームを編成し、RPAを導入するのが望ましいでしょう。
そうすれば、実際の現場で機能するRPAを起案し、セキュリティ面などをクリアした高度な自動化が実現します。
導入後もメンテナンスやモニタリングなどをチーム内で振り分けができ、常に最適化することが可能です。
まとめ
RPAはミス防止やコスト削減など、業務効率化の大きなメリットがありますが、導入までにコストが必要だったりセキュリティ面で不安要素があったりなどのデメリットもあります。
それらを加味して最大限にRPAを活かすためには、IT部門と業務現場の人間が連携して導入から運用までを行っていかなければなりません。
そこにも工数やコストが必要になるので一筋縄ではいかないこともあるでしょう。
こだまシステムでは、RPA導入や運用にあたって、コンサルティングサービスを提供しています。
ユーザーのニーズをヒアリングし、隠れたニーズをあぶりだして最適なRPAを導入できるようにサポートが可能です。
運用後もRPAが有効的に機能するように実務代行や補助をするので、大きな負担なくRPAを取り入れて活用することができます。
