テレワークの導入や脱ハンコ、ペーパーレスへの切り替えなど、今ではIT技術が欠かせないようになってきました。
しかしながら、IT担当者がいない中小企業が多いのもの現実です。
そこで今回は、その情シス業務の運用代行について、依頼できる内容やメリットについてご紹介していきたいと思います。
IT担当者の人手が足りず、業務効率化がなかなか進まない場合は、ぜひ情シス運用代行を検討してみてください。
情シス業務の運用代行サービスとは？
情シス運用代行サービスとは、簡潔にいうとIT機器やシステム運用を代行するサービスです。
IT機器の運用に負担がかかってしまっていたり、手作業で行っている業務をツールやシステムを使って自動化したりすることが可能です。
情シスが居ない企業の場合、IT関連の業務は属人化してしまうことが多く、退職や人事異動の影響で管理が疎かになってしまうリスクがあります。
しかし、情シス運用代行サービスを利用することで、退職や人事異動があった場合でも、安定したITシステムの運用が可能となります。
情シス業務の運用代行を利用するメリット
情シス運用代行を利用することで、これまでIT業務を兼任していた社員を、その他の業務に注力させることができます。
中小企業のほとんどはゼロ情シスやひとり情シスの状況かと思いますので、一人の社員の負担が増えてしまっている状況が予想されます。
このような状況だと、マルチタスクによって生産性が低下したり、対応漏れなどのミスが発生しやすくなります。
しかし、情シス業務をうまくアウトソーシングできれば、人手不足の解消と大幅な生産性の向上が期待できます。
ここからは、情シス業務の運用代行を利用するメリットについて詳しくご紹介します。
情シスのよくある悩み・負担とは？
中小企業の場合は社内のリソースに限りがあり、ひとり情シスやゼロ情シスの状況で業務が属人化しているケースが多いかと思います。
そのため、実際に情シスの業務を対応している社員は、コア業務とヘルプデスクなどの業務を兼任しがちです。
複数の業務を兼任していると、業務過多に陥りやすく、さらに属人化することで負担が膨らむ一方になります。
こうした負担によって、、情シス担当やIT担当が定着しにくいという問題につながります。
情シスの運用代行を利用するとここまで変わる！
メリット1：コスト削減
一見すると情シス運用代行のための費用がかかると思われがちですが、業務を遂行できる人材の採用や教育はそれ以上にコストが掛かります。業務の負荷が解消できなければ離職につながり、さらなる採用、教育に対するコストが発生してしまいます。
そのため、ITを専門としていない業種であれば、元々ITの知識がある人材に代行してしまった方がコストを削減できます。
メリット2：業務の効率化
情シスの代行業者は、ITに関する幅広い知識と専門的な技術を持っています。
作業効率をあげるためシステム導入から管理まで対応していることもあり、「どうしたら改善できるか？」の提案から相談に乗ってもらえます。
さらに、専門のエンジニアがいる代行サービスであれば、事務処理の自動化や社内ネットワークの構築などにも対応してもらえることがあります。
メリット3：コア業務へ専念できる
定期的に発生するPCや周辺機器の設定といったノンコア業務を代行サービスに任せることで、空いた時間をコア業務に割り当てることができます。
また、社内のトラブルや顧客からのお問い合わせを代行してもらえることもありますので、このようなサービスを利用することで業務の属人化を防げます。
情シス運用代行で依頼できる主な作業
依頼できる業務内容は、主にヘルプデスクやアカウント・IT資産管理、システム運用などがあります。
外部に依頼することで負担が減れば、その分他の業務に集中することが可能です。社内ヘルプデスクのように社員からの問い合わせが頻繁に来るような業務であれば、運用代行を利用することで業務がスムーズになります。
依頼できる業務それぞれの軽減できる負担や、メリットなどをご紹介していきます。
社内ヘルプデスク業務
社員からのIT機器やツールに関する問い合わせに対応する業務を指します。主に下人調査と問題解決、再発防止などを行います。
IT業務の属人化が進んでしまい、担当者が不在になってしまうと充分なサポートを受けることができません。また、情シスが社内ヘルプデスク業務を兼任しているとなると、一人の負担も大きくなってしまいます。
社員の疑問やトラブルに直ぐに対応できるヘルプデスクを代行で依頼することで、生産性を落とさずスムーズに業務を進行できるようになります。
IT資産管理業務
パソコン本体や周辺機器、ソフトウェアといったIT資産の管理を代行します。調子の悪いパソコンを修理するのか買い替えてしまうのかといった判断も行います。
特にソフトウェアの不正使用などは、知らずにおこなってしまうケースは今でも多く存在します。インストールできる台数以上に入れてしまったりというような例です。
コンプライアンス違反は悪意がなく誤って起きてしまったとしても、ライセンス審査に引っかかってしまって巨額な賠償金が請求されてしまうことがあります。
しかし、実際には複数のライセンスやバージョンを管理して、随時アップデートしていくのは非常に手間な作業です。
これらの業務を代行することで社内のリソースを使わず予期せぬトラブルを防ぐことが可能です。
アカウント管理業務
社員の出入りが激しい場合、新しいアカウントを作成したり不要になったアカウントを削除したりする作業はとても負担になるかと思います。
また、アカウントは作って終わりではありません。アカウント毎にアクセス制限設定が必要な場合もあれば、ライセンスやデバイスのバージョン更新も必要になります。
こうしたアカウントの管理も代行業者に依頼できます。
その他IT関連業務
IT機器の大量導入や新たなシステムの登録・変更を自社で対応するのはかなりの手間と時間が掛かります。こうしたキッティング作業も依頼可能です。
その他には、テレワークに伴うワークフローや業務フローのマニュアル作成まで行ってもらえる場合があります。
どこまで対応してもらえるかは委託先によって異なりますので、契約する段階では依頼する予定がない場合でも、対応可能な業務範囲は確認しておくと良いでしょう。
こんなときはご相談ください
ヘルプデスク業務やIT資産運用の代行以外にも、社内での運用の効率化のためにどういった方法が取れるのかがわからないらないときは、専門の人に相談することをおすすめします。
自社にIT担当や情シス担当がおらず、今の業務がどこまで依頼することが可能なのかわらないという場合も、無料コンサルティングなどを利用してみると良いでしょう。
こだまシステムでは、初回無料で30分間のコンサルティングも実施しています。
運用に問題があるのはわかっているけれど、具体的な問題点が自分たちでわからないからとりあえず相談したいという場合も、もちろん大歓迎です。
まとめ
IT化が進み、情シス業務の負担はますます増えていきました。さらに今後もIT機器の管理や業務は増えていくことが予想されます。
そんなときに大切なのは、専門知識のある人に相談をすることです。
こだまシステムでは、どこまで自社で対応して、どこまでアウトソースするのかの提案もしており、コストを抑えつつ業務効率を改善することが可能です。
情シス業務の運用代行をご検討の際には、ぜひお問い合わせください。
