情報システム担当者が一人もいない「ゼロ情シス」という状況が2017年から年々増加傾向にあります。

2020年のコロナショックの影響で、多くの企業が積極的にテレワークの導入を進めた影響もあり、ゼロ情シスによって発生するトラブルはさらに深刻化しています。

情シス担当者がいないと、専門的な知識がないことから、正しい対処法がわからないままなんとなくで対応を進めてしまい、後になって予想外の問題に発展するケースがあります。

今回は、そんなゼロ情シスの状態がまねく問題や対策について詳しくご紹介していきます。

ゼロ情シスとは？

ゼロ情シスとは、情報システム担当者が組織内に一人もいない状態を指します。

その都度、わかる社員がIT関連の業務やトラブルに対応するといった状態です。

担当者として割り当てられていないけれど、できるから対応したというような状況になります。

もし、あえてゼロ情シスで運用をしていくのだとしたら、業務に支障が出ないよう、運用に関する社内マニュアルをわかりやすく作成したり、情報共有しやすい環境が必要です。

また、専門知識が無くても利用がしやすいシステムの利用なども必要となります。

企業がゼロ情シスに陥ってしまう背景

こうしたゼロ情シスの状態に陥ってしまう多くの原因は、情シス部門にかけられる予算が低いことが影響しているかと思います。

社員全員分のパソコンを準備したり、自社専用のサーバーを導入しても、設定やメンテナンスできる人がいないと活用しきれなくなってしまいます。

こうした情シス担当が全くいない状態は、企業の規模が小さくなるにつれて顕著に現れてきます。

IT運用に消極的な企業が多く、こうしたITの活用を社員に任せっきりになってしまうという背景もあります。

ひとり情シスとの違い

ひとり情シスとは、情シス担当者が1人～3人ほどいる状態のことを指します。

ゼロ情シスは担当者が全くいない状態であり、業務内容に応じて知識のある社員が対応するといった状態、もしくは情シスがいなくても運用できる仕組みを構築できている状態です。

ひとり情シスに関しても問題は多く、IT担当者が少ないために管理や運用業務において一人ひとりの負担が大きくなってしまい、離職につながる可能性が高まります。

ゼロ情シスが引き起こすリスクとは？

ゼロ情シスが引き起こす一番のリスクはセキュリティ面の脆弱性です。

情シス担当がいない状態ということは、IT業務に関するルールなども設定されていない場合が多く、個々の社員の判断で運用できてしまいます。

ゼロ情シスの状態になってしまう企業の特徴として、ITに関心が薄いという特徴があり、こうした問題が生まれやすく大きな損害につながる可能性があります。

便利だから、利用しやすいから、という理由で社員が個人のスマホやパソコンに会社のデータを送信して仕事をこなしてしまうなどのシャドーITの横行にもつながります。

個人のノートパソコンを多くの人が利用する飲食店などに持ち込んで、フリーWi-Fiに接続しようものなら、情報漏洩の危険性はかなり高くなってしまいます。

また、情シス担当がいないことにより、トラブル発生時にはITに詳しい社員が対応せざるを得ない状況になってしまい、稼働に支障が出てしまうという問題もあります。

一人の社員に大きな負担となってしまえば離職につながってしまい、IT以外の分野の人員も欠けてしまうリスクがあります。

ゼロ情シス問題への対策方法

自社で情シス担当者を雇用するのが難しい場合は、ITアウトソーシングに頼るという方法があります。

ヘルプデスクを設置したり、IT資産の管理を依頼することで、一部の詳しい人が兼任して対応していた作業をプロ人間に任せることが可能です。

特定の社員に負担がかかりすぎてしまったり、思わぬ情報漏洩が発生しないためにもゼロ情シスへの対策は必要と言えます。

アウトソーシングの活用

情シスの運用をアウトソーシングに頼る場合は、「情シスの運用代行サービス」を有効活用しましょう。

新入社員用のパソコンを複数台導入した際のキッティングや、社員の問い合わせ窓口となるヘルプデスクの設置、IT運用のためのマニュアル作成などを依頼することが可能です。

プロに任せることができるため、社員に複数の業務を兼任させるよりも高品質で迅速に対応してもらえるメリットがあります。

特にITを専門としていない企業においては、IT技術がある人を雇用して教育していくよりも、「プロに任せてしまう」という選択の方が人件費や教育の手間も省けるので一石二鳥になります。

ITアウトソーシングのメリット・注意点

ITのアウトソーシングはうまく活用することで、自社の欠点をピンポイントで解決できる手段になります。

どんな方法で業務を効率化できるか提案からしてもらえますので、予想以上にコストや人件費を削減できることがあります。

ただし、一方でなにもかもを任せてしまったがゆえに社内にIT技術のノウハウが残らないという注意点も存在するので注意が必要です。

任せっきりにしすぎてしまうとブラックボックス化してしまい、自社ではいざというときに判断や改善ができなくなってしまうことも考えられます。

ここからは、ITアウトソーシングのメリットと注意点をそれぞれ分けて解説いたします。

ITアウトソーシングのメリット

ITアウトソーシングを依頼するメリットは、今まで兼任していた社員の負担を減らしつつ、コストを削減できることです。

トラブル発生時のヘルプデスクや、IT資産管理をアウトソーシングすることにより、今まで負担のかかっていた社員は自身の業務に集中できるようになります。

また、情シス担当を自社で採用・育成するとなると、膨大なコストと手間がかかってしまいますが、アウトソーシングを導入することで、これらのコストはゼロになります。

さらに、情報のアップデートや新しい技術の導入、機器の更新といったものもスムーズに実施することが可能です。

事業の拡大や縮小に伴い、常に必要な業務をプロの委託先に任せるという選択肢も取れますので、経営者目線においても非常にメリットがあります。

ITアウトソーシングの注意点

ITに関するものの多くをアウトソーシングに頼ってしまうと社内にノウハウが残らない可能性があります。

そのため、永遠にゼロ情シスの状態が続いてしまう恐れがあります。

しかし、委託先によってはナレッジ共有できるようにマニュアルなどの作成をしてくれるところもあります。

社内にIT技術のノウハウを残していくこともしっかりと考えたい場合は、委託先と今後の運用について、業務フローマニュアルを作成してもらうなど、いつでも自社で引き継げるように準備していくことが重要です。

まとめ

情シス担当がいない場合、情報漏えいや兼任業務による業務負担の増加などのリスクが発生しやすくなります。

そのため、定期的に社員の業務負担を把握できるようにして、自社だけでは解決しきれない場合はITアウトソーシングなどを活用するなど、少しでも運用しやすい環境作りが重要です。

こだまシステムでは、中小企業向けのアウトソーシングを提供しており、情シス担当者がいない場合でも、マニュアルを作成してノウハウとして残すようにしています。

情シス担当を自社で雇用することなく、課題を解決できるように最適な方法をご提案することも可能です。

IT業務の運用や改善においてお悩みの際には、ぜひお気軽にお問い合わせください。