今やPCは、仕事をする上で欠かせないものとなっています。
しかし、企業にとって大切な資産であるPCやITシステムをうまく活用できておらず、突然の故障などに悩まされてはいないでしょうか？
今後ますます複雑化していくであろうIT資産を、適切に管理する必要性を感じ、見直す企業も増えてきています。
そこで今回は、IT資産管理に関する必要性や効果的に管理する方法などをご紹介いたします。
IT資産管理とは？
そもそもIT資産管理とは、主に企業で使用しているPCやサーバー、プリンター、システム、ライセンスなどのIT資産を管理することをいいます。
さらに、近年では、PCだけでなくスマートフォンやタブレットなどを使用している企業も多く、これらも同様にIT資産となります。
各企業では、経理上の処理で建物や車両などの固定資産を計上し、台帳で管理されています。
そのうち、IT資産も固定資産となりますので、同様に経理上の処理が必要です。
IT資産管理の必要性
IT資産は単なる経理上の処理だけで必要とされているのではありません。
企業内のIT資産を管理することで、IT資産の最適化やセキュリティ対策、ガバナンス強化などさまざまなメリットが考えられます。
そこでこの章では、IT資産管理の必要性を細かく説明していきます。
IT資産の最適化
企業で使用しているIT資産を管理することで、新しくデバイスを購入するタイミングや廃棄の判断が適切に行うことができます。
そうすることで、将来の購入計画を明確にすることができるので、計画的な支出管理をすることが可能です。
さらに、細分化して管理していくと、企業にとって必要なもの、不要なものを分析することができ、結果として無駄なコストの削減や業務の効率アップにも繋がります。
ただIT資産を管理するのではなく、定期的に見直して有効活用していくことが必要です。
セキュリティ対策
ITは企業にとって大切な情報が保守されています。
すなわち、「IT資産を管理することは情報を管理すること」といっても過言ではありません。
IT資産を管理していなければ、「ウイルス対策ソフトの更新が漏れる」「不正なソフトウェアがインストールされる」など外部から攻撃されるリスクが高まってしまいます。
しかし、担当者が一括で管理することで、これらのリスクを回避できます。
また、USBやタブレットなどの外部記憶装置がPCに接続できる状態だと、PCに入っている大切な情報を持ち出される危険もあります。
勝手に接続できないようする、もしくは接続された事実が管理できるなど対処し、リスク回避することも重要になります。
ガバナンス強化
社用携帯やタブレット、USBなどのIT資産が適切に管理されていないと、「社員が1日持ち帰っていた。」という事態が発生しても、気づくことができません。
しかし、持ち出し可能な物は管理者の許可を得て持ち出し、回収をすることで、情報漏えいを防ぐことができます。
また、組織全体でIT機器を管理することで、他部署とも一貫した認識を持つことができ、経理担当者が会計上の処理を効率よく進めることができます。
IT資産を管理することは、IT担当者だけ出なく、組織全体で効率よく業務を進めるためにも重要な役割を果たしています。
IT資産管理を行わないリスク
前章では、IT資金管理を行うことによってさまざまなメリットがあるとご紹介しました。
しかし、IT資産管理は行うことによってメリットが得られるだけなく、行わなければリスクがあるということも忘れてはいけません。
知らない間に大切なIT資産がリスクにさらされているという危険もあります。
コンプライアンス違反
IT資産管理を怠ることによって、コンプライアンス違反になる可能性があります。
たとえば、IT資産であるソフトウェアは著作権によって保護されているので、無断で契約以上インストールしてしまうとライセンス違反となってしまいます。
不正にコピーするつもりがなくても、ライセンス違反をしてしまうと、違反金や賠償金を払わないといけない場合があります。
さらに、刑事罰の対象となるケースもありますので、企業にとって大切な信用を失うことも考えられます。
それぞれのソフトウェア別に分けて、バージョンまで細かく管理することは大変な作業ですが、企業の信用を守るためにも、IT資産を適切に管理することが大切です。
情報漏えいリスク
社内PCやタブレットを持ち出すことは盗難や紛失のリスクがあるため、持ち出しを禁止している企業も多いのではないでしょうか？
しかし、顧客との打ち合わせや営業活動などで、どうしても持ち出さなくていけない場合もあります。
特に社内PCには企業の大切な情報が入っているので、仮に盗難や紛失にあってしまっても、大切な情報を漏洩しないように対策しておきましょう。
「いつ」「誰が」「どのPCに」「どこで」「何をした」など細かく管理することで、紛失や盗難が発生しにくい環境になりますので、情報漏えいのリスクを回避できます。
セキュリティ面のリスク
前述の情報漏えいリスクでは、デバイスの持ち出しに対する対策をご紹介しましたが、それ以外にもセキュリティ面で重要な対策があります。
例えば、各PCのウイルス対策ソフトのインストール状況や、バージョンの管理です。
ウイルス対策ソフトが保有するPCにもれなくインストールされているか、どのPCも最新バージョンにアップデートされているかなど、対策を万全に施しておかなければ、ウイルスや悪意のあるソフトウェアに攻撃されてしまうおそれがあります。
この他にも、サポートが切れてしまったソフトウェアを使い続けていないか、USBメモリなど社内ルールで禁止されている機器が使われていないかなど、重大な問題を引き起こしかねないセキュリティリスクは数多くあります。
IT資産管理が徹底されていなければ、常にこのようなリスクに晒されてしまうことになります。
過剰なコストの発生
できるだけ余計なコストは抑えたい、と思われている企業がほとんどだと思います。
しかし、PCやソフトウェアなどIT資産管理が不十分だと、過剰なコストが発生してしまっているケースも少なくありません。
無駄なコスト発生を防ぐためにも「まだ在庫があるもの」「使用していないもの」など、IT資産を可視化する必要があります。
IT資産管理をすること自体に、コストがかかると思われていた企業も多いのではないでしょうか？
しかし、適切に管理することで、重複して購入するリスクや、使用していないものを見直すことができ、結果的にコスト削減となります。
社員による不正行為
PCやシステムなどを利用するのは管理者ではなく、あくまで社員1人ひとりです。
どんなに厳しいルールを定められても、日々業務が忙しい中だと確実に厳守することは難しくなります。
万が一、社員の不注意や不正行為があった場合にも、すぐに対応できるようにIT資産管理することが必要です。
また、「社内でIT資産を厳しく管理している」ということが社員に伝わっていれば不正行為の抑制に繋がり、社員1人ひとりが責任を持ってIT資産や情報を扱うようになります。
IT資産管理を効率的に行うには？
ここまで、IT資産を管理しないことのリスクについてご紹介しました。
IT資産を管理することは、コスト削減やセキュリティ対策のためにも非常に重要です。
会社の規模によって、現時点はエクセルを使って管理している企業もあると思います。
しかし、今後ますます進化していくであろうIT資産をエクセルだけで管理するのは難しくなることが予想されます。
そのため、自動で管理できる「IT資産管理ツール」を活用する方法か、「アウトソーシングサービス」を活用する方法が必要になってきます。この章では、それぞれの活用方法を詳しく説明していきます。
IT資産管理ツールの活用
IT資産の管理はエクセルなどで簡単に行う方法もありますが、複雑化するITにエクセルだけでは管理が難しく、「IT資産管理ツール」を導入している企業も少なくありません。
IT資産管理ツールを使用することで、ライセンス期限の通知が届いたり、1台で社内 PCの利用状況などをすべて管理したりできるメリットがあります。
IT管理ツールは、ソフトウェアをインストールしてサーバーでデータを管理する「オンプレミス」と、管理サーバーを持たずにインターネット上で管理する「クラウド」があります。
「オンプレミス」は、自社サーバーを使うためカスタマイズが自由でセキュリティにも優れています。
一方「クラウド」は自社でサーバーを用意しなくてもいいため、すぐに利用でき初期費用が抑えられますが、その分カスタマイズの自由度が下がってしまうことが特徴です。
いずれにしても、会社の規模や目的・予算に合わせて、自社に合う資産管理ツールを選ぶことが何よりも大切です。
IT業務のアウトソーシングサービスを活用
近年、進化し続けるITシステムに、担当者が対応できなくなり外部へアウトソーシングする企業も増えてきています。
専門知識が必要なIT資産管理をアウトソーシングすることで、担当者の負担を軽減するだけでなく、正確に管理することが可能です。
さらに、利用状況などを外部企業に見てもらうことで、専門家の視点から様々なアドバイスを受けれることもメリットとなります。
しかし、費用面ではIT資産管理ツールを使用する方が安く済ませられます。
ですが、目的に合ったIT資産管理ツールを使用できていないと無駄費用がかかってしまい、結果的にアウトソーシングの方が安くなるケースも少なくありません。
まとめ
IT資産管理は企業にとって必要性の高い項目です。
しかし、「知識がない」「担当者に余裕がない」といった理由で、IT資産管理を重視していなかった企業も多いと思います。
知らない間にリスクとなってしまわないように、適切に管理して会社の大切な資産を守りましょう。
IT資産を管理する方法は、IT資産管理ツールまたはアウトソーシングする方法があり、それぞれメリットとデメリットがあります。
「種類が多すぎてどこにすればいいか分からない」「現在、使用しているツールが、いまいち自社に合っているか分からない」などの悩みを持たれている方も多いと思います。
そのような場合は一度、専門家に相談してみてはいかがでしょうか？
有限会社こだまシステムでは、社内のPCやサーバー・周辺機器などを管理するIT資産管理のサポートサービスを提供しています。
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