IT資産管理は、組織のセキュリティ対策や業務効率アップさせるために重要です。
なかでも、セキュリティ対策や業務効率をアップさせるには、適切に資産のライフサイクルを管理しなくてはいけません。
ライフサイクル管理は、組織内で使用している資産の調達から廃棄までの期間を帳簿などに記載し管理することをいいます。
本記事では、IT資産のライフサイクル管理の必要性や課題についてご紹介していきたいと思います。
さらに、効率化させるために外部委託についても解説していますので、ぜひ参考にしてください。
IT資産のライフサイクル管理とは
資産管理は、通信機器やシステムを「いつ購入したか」「どこで保管しているか」「ライセンスはいつまでか」などを管理します。
その中でも、IT資産のライフサイクル管理は、具体的にIT資産の調達から廃棄までの管理のことをいいます。
また、物品だけでなくシステムのライセンスもライフサイクル管理として帳簿に残さなくてはいけません。
システムの資産管理の場合は「いつまで使用できるか」を登録し、ライセンス切れにならないためにも重要です。
継続して使用するシステムのライセンスが切れてしまうと、業務に支障が出てしまいます。組織で使っている機器やシステムを常に良い状態で使用するためには、ライフサイクル管理はきちんと行っていきましょう。
IT資産のライフサイクル管理の必要性
IT資産のライフサイクル管理は、業務効率のアップやセキュリティ対策として重要な役割を持っています。
例えば、寿命が来ているのにまだ動くからと長年同じ通信機器を使い続けている場合があります。
いつ壊れるか分からない機器を使用していると、突然の故障や不具合の際に業務が滞ってしまいます。
そして、新しいものに買い替えたほうが性能が良いため、業務効率が上がります。
さらに、節税対策として減価償却を行っているのであれば、いつまでを期限にしているかも明確にしておかなくてはいけません。
機器の寿命を把握して適切なタイミングで交換し、常に良い状態で使用するためには、ライフサイクル管理は必要不可欠です。
セキュリティ対策としても重要
モバイル端末やタブレット、IoT機器など、近年では多くの通信機器が広まってきました。
持ち運びを行うことが多いため、IT資産としてしっかりと端末管理を行い、紛失などのトラブルが起こらないようにするのも大切です。
また、ライフサイクル管理には廃棄までも含まれていますので、正しい手続きのもと資産を処分しなくてはいけません。
「いつ誰がどこに何を捨てたか」もきちんと管理し、情報漏えいが起こらないように注意が必要です。
ただデータを削除して廃棄してしまうと、第三者にデータを復旧されてしまい、情報漏えいにつながる危険性があります。
そのため、セキュリティランクの高い端末を廃棄する場合は、データ消去と物理破壊の両方を行うことで、データの復元を阻止できます。
IT資産のライフサイクル管理の課題点
ライフサイクル管理を徹底することで、IT資産を適切なタイミングで買い替えることができます。
そのため、ライフサイクル管理は既存システムの管理だけでなく、買い替え対象である製品の選定も必要です。
組織に合った機器を検討・導入するには専門的な知識も必要となります。
社員の用のパソコンであれば、営業部の場合は軽くて持ち運びしやすいものが重要視されますが、クリエイターの部署であれば、CPU・メモリ・GPUなどの性能が重視されます。
さらに、導入後には社員からシステムに関する問い合わせも発生することもあるので、アフターケアのできる環境の構築も必要です。
ヘルプデスクやマニュアルの作成など、機器の導入時には多くの作業が発生してしまいます。
ITシステムに関する知識が必要で、人員の確保もしなくてはいけないため、人手不足の会社では導入後の対応が課題となっているのが現状です。
人手不足による業務過多
機器の選定には、社内で必要とされているシステムの調査を行わなくてはいけません。
また、既存システムと導入予定の製品に互換性があるかまで事前に確認する必要があります。
資産管理などの業務は、情シス部門が担うことが多いですが、業務過多に陥りやすく負担が大きいのが1番の課題です。
中小企業だと、ひとり情シスで運営している所も多く、適切にライフサイクル管理が出来ていない問題もあります。
また、廃棄の際には機器のデータ消去や廃棄の専門業者への引き渡しなどの手間もかかり、対応する時間も必要です。
正しくデータの消去から廃棄まで行わないと、削除したデータを復元されてしまうなどの事件が起こる可能性があります。
外部に社外秘の情報が漏れてしまうと、会社の信用が落ちてしまいますので、十分に注意してください。
ITライフサイクル管理は外部委託が可能
IT資産のライフサイクル管理には、ITシステムに関する知識や人員の確保が必要です。
ライフサイクル管理をクラウドで対応しているツールなどもあり、組織に合わせて最適な管理方法を選ぶことができます。
ただし、これらはシステムの提供だけで、セットアップなどの人手が必要な部分は変わりませんので、注意が必要です。
セットアップなどの人員を確保したい場合は、外部委託を行うとスムーズに対応してもらえます。
外部委託でライフサイクル管理を行えば、機器の選定や調達、管理、廃棄まで行ってくれるのでとても便利です。
また、LMC(Life Cycle Management)サービスならスポットで利用でき、必要なタイミングで依頼できます。
LCMサービスを利用するメリット
LMCサービスは、PCキッティングなどの人員が必要な設定にも対応していて、人手不足で悩んでいる方におすすめです。
専門的な知識を持った人に、機器の調達から廃棄まで対応してもらえるので安心して任せることができます。
廃棄の際も、データの復旧ができないようにしてくれますので、情報漏えいの心配もせずに済みます。
また、社内のリソースを使わずにライフサイクル管理ができ、コア業務に集中できるメリットもあります。
繁忙期だけといったスポット契約を行っている会社もあり、組織の状況に合わせて依頼できます。
さらに、台帳管理や導入した機器のヘルプデスクを代行できる会社もありますので、自由度が高いのも魅力です。
こだまシステムは幅広いIT資産管理に対応します
こだまシステムでは、幅広い内容でIT資産のライフサイクル管理を請け負っています。
専門的な知識をもったSEが、業務内容に応じた機器の選定から導入まで行い、業務効率向上をサポートさせていただきます。
導入後には、資産に管理番号つけ「購入日」「使用期限」「買い替え時期」などの整理にも対応可能です。
整理した資産については、管理台帳を作成し登録まで対応いたします。
さらに、機器の管理だけでなく、パソコンなどに入っているライセンス管理も承っています。
また、導入した機器・システムの設定やヘルプデスクなども請け負っているのも強みです。
廃棄時は、データを復旧できないよう削除させていただきますので、情報漏えい対策としてもサポートいたします。
ご相談いただけましたら、リース契約や買い取りなどの契約など幅広く対応させていただきます。
ライフサイクル管理だけでなく、業務効率向上のためのサポートも多くさせていただいていますので、お悩みの際はお気軽にご連絡ください。
