クラウド会計ソフトの導入は、日々の経理業務を効率化し、経営状況をリアルタイムで把握するための有効な手段です。
クラウド会計ソフトが従来のインストール型のソフトウェアとどう違ってどのようなメリット・デメリットがあるかは、以下の記事でまとめましたね。
しかし、導入にあたっては、事前の準備や検討が不十分だと、システムのメリットを発揮できず、期待した効果が得られないことをご存じですか？
ここを理解せずに、システムを入れさえすれば楽になると思って準備不足のままクラウド会計ソフトに移行してしまうと、「話が違う！」という事態にもなりかねません。
導入前に適切な準備を行うことで初めて、よりスムーズな移行を可能にし、導入後のメリットを最大限に活用することができるのです。
そこでこの記事では、クラウド会計ソフト導入前に検討・準備すべき重要なポイントを、わかりやすく解説します。
クラウド移行を検討中の方は、ぜひ目を通してください。
1. 導入目的を明確にする
まず最初に、なぜクラウド会計ソフトを導入するのか、その目的を明確にしましょう。
目的によって、必要な機能や連携サービスが異なります。
目的の例：
- 経理業務の効率化
- リアルタイムな経営状況の把握
- リモートワークへの対応
- ペーパーレス化の推進
- 経営判断の迅速化
2. 自社に合ったクラウド会計ソフトを選ぶ
導入目的を明確にしたら、次に自社に合ったクラウド会計ソフトを選びます。
主なクラウド会計ソフトとしては、「freee会計」「MFクラウド会計」「弥生会計オンライン」などがあります。
下記のポイントを参考に、目的に応じたソフトを選定しましょう。
選定のポイント：
- 必要な機能が搭載されているか
- 操作性は自社の担当者に合っているか
- 既存の銀行口座やクレジットカードとの連携はスムーズか
- 料金プランは予算に合っているか
- 顧問税理士がクラウド会計ソフトに対応しているか
本格的に導入する前に、無料プランや試用期間を活用して、実際に操作感を試してみることをおすすめします。
3. インターネット環境を整備する
クラウド会計ソフトはインターネット環境が必須です。
回線が不安定だと、操作中にデータが消失したり、処理が遅延したりすることがあります。安定したインターネット環境を整備しましょう。
確認ポイント：
- インターネット回線の速度は十分か
- Wi-Fi環境は安定しているか
- セキュリティ対策は万全か
4. 銀行口座・クレジットカードとの連携準備
クラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引データを自動取得できます。
これこそがクラウド会計ソフトのメリットとも言えますので、必ず設定が必要です。
事前にインターネットバンキングやクレジットカードのWeb明細の利用申し込みをしておきましょう。
準備のポイント：
- 連携可能な銀行口座・クレジットカードを確認する
- API連携に対応しているか確認する
- 金融機関によっては、API連携に対応していない場合や、別途申し込みが必要な場合があります。
5. 電子帳簿保存法への対応を検討する
電子帳簿保存法に対応したデータ保存方法を検討しましょう。
クラウド会計ソフトには、電子帳簿保存法に対応した機能が搭載されているものもありますので、利用すると便利です。
検討のポイント：
- 電子帳簿保存法の要件を満たしているか
- データの保存期間やバックアップ体制は適切か
6. 電子納税への対応を検討する
e-Taxを利用した電子納税を検討しましょう。電子納税に対応することで、納税業務の効率化が図れます。
これもクラウド会計ソフトの真骨頂とも言うべき機能ですので、可能な限り対応しておきましょう。
準備のポイント：
- e-Tax（国税電子申告・納税システム）やeLTAX（地方税ポータルサイト）の利用開始手続きを行う
- 電子証明書の取得や、税務署への届出が必要になる場合もあります。
まとめ
クラウド会計ソフトの導入は、事前の準備と計画が重要です。
特に、銀行口座・クレジットカードとの連携や電子納税への対応は、従来のインストール型会計ソフトから切り替える最大のメリットとも言えますので、必ず事前に確認してください。
上記で解説したポイントを参考に、クラウド会計ソフトをスムーズに導入し、その後の業務効率化を実現しましょう。
関連リンク：
- e-Tax（国税電子申告・納税システム）: https://www.e-tax.nta.go.jp/
- eLTAX（地方税ポータルシステム）: https://www.eltax.lta.go.jp/
- freee会計：https://www.freee.co.jp/houjin/
- マネーフォワードクラウド会計：https://biz.moneyforward.com/account/
- 弥生会計オンライン：https://www.yayoi-kk.co.jp/products/accountol/
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