近年ではITの発展に伴い、「ひとり情シス」による負担が問題視されています。
ひとり情シスは増加傾向にあり、さまざまなリスクや課題が存在します。
今回はひとり情シスが増えている背景や、問題点・解決策について解説します。
増加傾向にある「ひとり情シス」とは
ひとり情シスとは、社内システム部門の担当者が1人もしくは数名しかいない状況を言います。
特に零細・中小企業に多く、中には数百人規模の社員がいる中、システム担当が1人しかいないことも珍しくありません。
では、なぜひとり情シスが増加傾向にあるのでしょうか。
背景や問題点について詳しく見ていきましょう。
ひとり情シスが増えた背景
どれだけ優秀な社員でも、ひとりで社内全てのPCやシステムの管理を行うのは限界があります。
しかし、そんな状況にも関わらずデル株式会社（Dell EMC）が行った調査データによると、中堅企業の38％がひとり情シス状態であるとわかりました。
ここまでひとり情シスが増えた背景には、主に離職率の高さが挙げられます。
デル株式会社（Dell EMC）が毎年実施している「IT投資動向調査」によると、情シス担当者の離職率は21％と高い数値です。
これは業務過多で辞める人が多いことや、なかなか人員増強がなされないことが原因だと考えられます。
専門的な知識を持っている人間は社内でも限られていますから、周りがどんどん辞めてしまえば、最終的にひとり情シスになるしかありません。
また、「情シス部門が会社にどこまで貢献してくれているのか」「現場ではどんな課題を抱えているか」が経営陣に伝わっておらず、適切な予算や役割が与えられないこともあります。
十分な予算がなければ、IT業務に携わる人材を増やすことは叶いませんし、人員もどんどん削られてしまいます。
そうして最終的に情シス担当が一人になってしまう、というケースも考えられます。
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ひとり情シスに潜む問題点とは
社内のシステムをひとりで管理する場合、手が回らずにさまざまな問題が発生します。
担当者への負担は、やがて会社全体の問題へと発展するかもしれません。
ここでは、ひとり情シス状態を放置した場合に起こりうるリスクについて見ていきましょう。
作業の属人化
ひとり情シスである場合、トラブルが起こった際に対応できる人が限られます。
そうなることによって、作業効率が大幅に低下し、品質が維持できなくなります。
また、システム担当が退職してしまった場合は、対処のしようがなくなります。
ひとり情シスによって作業が属人化してしまうことは、会社全体のリスクにも繋がるのです。
業務過多
システムの管理担当に専門知識を持った社員ではなく、パソコンに少し詳しい社員を抜擢する企業は多くあります。
そして、選ばれた当人は自分の業務と情シス業務の兼任によって、パンク状態になることも考えられます。
人手不足の状態では手伝ってもらうこともできず、業務過多になりやすいと言えます。
情報漏えいリスク
ネットワークのセキュリティ面も忘れてはならない大きな課題です。
毎日の業務に追われ、セキュリティ対策に手が回っていないケースも考えられます。
その結果、情報漏洩が発生した場合、取り返しがつかなくなるリスクが潜んでいます。
サイバー攻撃から情報を守るためにも、定期的にセキュリティ環境をチェックすることが大切です。
退職リスク
ひとり情シスの中にはコア業務と兼務している社員も少なくありません。
日々のシステム管理・運用・サポートをしながら自分の業務もしなければならない状況だと、オーバーワークになってしまいます。
そして、最悪の場合は大切な人材に退職を決意させてしまうかもしれません。
もし、ひとり情シスが退職してしまう場合、社内のさまざまな業務に影響が出てしまいます。
後任の担当者を見つけるにしても、必要な専門知識を持つ人材を探すのは一苦労ですし、前述のように業務の進め方が属人化してしまっていると、引き継ぎ作業だけでも大変です。
最悪の場合、これまで通りの業務遂行ができなくなることもあるでしょう。
より悪いケースでは、「ゼロ情シス」と言われる情シス担当者が不在となる場合もあります。
他部門の社員の負荷が増大したり、セキュリティリスクが大きくなったりと、さまざまな問題に繋がる可能性がありますので、そうなる前に対策することが重要になります。
ひとり情シスの問題点、対策方法とは？
業務過多や情報漏洩、時には社員を退職にまで追い込んでしまう環境は、リスクが発生する前に改善すべき課題と言えます。
このような状況を解決するためには、個々の社員と向き合い、労働環境について大幅な改善を検討する必要があります。
しかし、実際は日常の業務量や予算によって、なかなか取り組めないのが現実です。
そのため、ここではひとり情シスの問題点やすぐにできる対策方法について紹介していきます。
情報収集・情報交換の環境づくり
社内システムの運用方法は、企業によってそれぞれ独自のルールが存在するため、どうしてもひとりで考えてしまいがちです。
しかし、例えシステムや環境が違う場合でも、社外の人と情報交換をすることで、思わぬ改善点が見つかることがあります。
特に、ひとり情シスのセミナーや相談会に参加することで、自社の状況を客観的に見ることができるようになります。
社外からの情報を得ることでノウハウの共有になりますので、まずはひとりで悩まず、近い境遇の人がどう対処しているのかを知ることから始めてみてはいかがでしょうか。
情シスの業務効率を高める
業務過多に陥ると、心身ともに疲弊してしまい退職を選んでしまうというケースも少なくありません。
この状況を改善するためには、ひとり情シスの状態で頑張るのではなく、企業全体を巻き込み、業務の効率を高める対策を行う必要があります。
例えば、社内ヘルプデスク業務の負荷を抑えるためには、従業員のITリテラシーを向上させる方法が有効です。
従業員がITに対して理解を深めれば、問合せの数も減少しますし、セキュリティなどのトラブルを未然に防ぐことにつながります。
また、デバイス管理やアカウント管理などの業務は、ツールを活用して効率を高めることも有効です。
この他にも、問い合わせの管理ツールや、FAQの共有に役立つツールなど、情シスを支えるさまざまなツールが提供されています。
ただし、予算の関係によって必要な人員補強や対策の実施がなかなか行えない場合があります。
このような状況に備え、現状の対応量と対応内容を可視化することをおすすめします。
情シス部門にはさまざまな依頼が舞い込みますが、実際に携わった人でなければ負荷の程度は分かりません。
寄せられる依頼の量や内容、解決のためにかけた時間的コストを見える化すれば、誰が見ても明らかなデータとなります。
また、内容についてデータをまとめれば、社員のITリテラシーで不足している部分も明らかになります。
これらのデータがあれば、負荷に合わせた人員の増強や、IT教育の見直しの提案を上層部にしやすくなります。
企業側にとっても、ひとり情シスが退職などで居なくなった場合に、数多くの業務が宙に浮いてしまうことが伝わるため、対策に乗り出す可能性を高められるでしょう。
情シス業務のアウトソーシング
物理的な業務過多が原因の場合は、情シス業務をアウトソースするのも有効な対策法です。
アウトソース先には、他社の課題を解決してきたからこそわかることがあります。
そのため、専門家に相談することで、貴社の課題や改善点がより明確になります。
情シス業務の環境改善でお悩みの際は、コンサルタントから意見を聞いてみることも視野に入れましょう。
まとめ
ひとり情シスが増加している背景には、人手不足や経営陣の理解不足などさまざまな原因が潜んでいます。
しかし、それが原因で情報漏洩や担当者の退職に繋がってしまうのが企業にとって1番のリスクと言えます。
ひとり情シスは企業全体の課題です。
最適なシステム運用を実現させるため、まずはどんなことから始めれば良いのか、情シス業務をサポートしているアウトソーシング先に相談してみてはいかがでしょうか。
