近年ではIT業務の増加、人員不足などの影響によって、自社の生産性向上や効率化を図るために、IT業務のアウトソーシングを利用している企業が増えてきています。
実際に、「この仕事を他の人に任せることができれば、もっと有益なことに時間を使えるのに」と考えたことがある方は多いのではないでしょうか。
ここでは、IT業務のアウトソーシングを委託した場合、どのようなメリットとデメリットがあるのかをご紹介します。
上手く活用することでコスト削減や利益向上などのさまざまなメリットを得られますが、その一方で注意点もありますので、ぜひ参考にしてください。
IT業務のアウトソーシングについて詳しく知りたい方は、こだまシステムの「30分無料相談」もご活用いただけます。
貴社で導入した場合にどのような効果があるのか、ご相談いただければ専門のスタッフがお答えします。
IT業務のアウトソーシングとは？
IT業務のアウトソーシングとは、IT分野の専門的な知識・技術を有している他事業者に、自社のIT業務を外部委託することです。
依頼できるIT業務としては、主に下記の通りです。
- ヘルプデスク業務全般
- アカウントやライセンス管理業務
- 端末の調達やキッティング
- ICT資産管理業務
- インフラ構築
- ITシステムの障害対応
これらをITに精通したプロのスタッフに任せることによって、自社の人材をコア事業に専念させることができます。
特に現代では、ネット社会による業務の複雑化や人員不足などのデメリットを解決するためにIT業務のアウトソーシングを取り入れているケースが増えています。
必要性が高まった背景
IT業務の複雑化
IT環境の急速な進化によって、利便性や生産性はどんどん向上しています。
しかし、その一方で運用や管理業務の複雑化や、把握しきれないリスクへの対処に追われている背景があります。
労働人口の減少
日本は少子化・高齢化によって労働人口が減少し続けており、大企業・中小企業ともに、人材不足の問題を抱えています。
そのため、限られた経営資産や人材を生産向上として有効活用するため、IT業務のアウトソーシングが取り入れられています。
IT業務のアウトソーシングの主要な形態
ITアウトソーシングの形態は主に5つあります。
どんな業務を任せるのかによって、どんなシーンにおいてどんなメリットが得られるのかが変わってきます。
ここからは、それぞれの形態についてご紹介します。
フルアウトソーシング
IT業務の企画や運用・保守までを一貫して委託することをフルアウトソーシングといいます。
企画だけは自社で行い、システムに対して求めることをまとめて、実際の開発・運用を外部委託する場合もあります。
特に中小企業の場合は、フルアウトソーシングすることによって自社の貴重なリソースを重要な仕事のみに割り振ることができます。
運用アウトソーシング
システムの運用業務のみを外部委託することを、運用アウトソーシングと呼びます。
ITの場合は、サーバーやOSなどシステムのインフラ部分をプロの技術スタッフに外部委託することで、予期せぬセキュリティ上のリスクを回避しやすくなります。
ホスティング
ホスティングとは、サーバーやストレージの運用や保守を委託する形態のことを指します。
サーバー管理を自社で行った場合、障害が発生したときに原因調査と機能改善を全て自社で行う必要があります。
しかし、サーバーを借りることで、メンテナンスの手間や障害発生時の復旧対応などを行う必要がなくなります。
ハウジング
ハウジングはサーバーや通信機器を管理するための施設を企業が間借りする形態です。
自社でサーバールームを用意するより手軽にセキュリティ対策や災害対策が行え、社内スペースを確保できるというメリットがあります。
コールセンター・ヘルプデスク
顧客からの電話やメールなどのお問い合わせに対して、外部の専門業者に対応を委託する形態です。
サービス形態の内容としては、営業時間外の対応のみを委託したり、お問い合わせやトラブル対応の全般を委託したりするなど、さまざまな利用方法があります。
IT業務のアウトソーシングによるメリット
IT業務は専門性の高い技術を必要とすることが多いため、外部に任せた方が高品質な作業を安いコストで実現できるようになります。
ここからは、IT業務をアウトソーシングしたときのメリットをご紹介いたしますので、
詳しく見ていきましょう。
IT業務のコストカット
アウトソーシングを利用するためにはコストがかかりますが、それは自社で対応した場合でも同じです。
人材雇用や教育にはそれぞれコストがかかりますので、専門分野ではない業務を無理に自社で対応することで、結果的に生産性が低下する可能性があります。
しかし、これらの業務を一貫して委託することで、大幅なコストカットを実現できます。
本来やるべき業務に集中できる
実際にITアウトソーシングを実施することで、自社のリソースをシステム運用や保守にまわす必要がなくなります。
そして、その分のリソースをコア事業に専念させることで、自社の強みを活かした経営戦略が立てられるようになります。
特に中小企業の場合は、従業員数の関係で1人の社員が抱えている業務負担が大きい傾向があります。
ですが、限られたリソースを大幅に軽減させることができれば、会社の利益率に直結した成果を出しやすくなります。
IT業務の品質安定につながる
知識・技術ともに優れたプロの業者に依頼するため、経験豊富なノウハウがあり、最適な運用・リスク管理をしてくれます。
ITのプロフェッショナルですので、日々変化する複雑なIT業務の処理にも高い技術力で対応してくれます。
特にシステム構築やネットマーケティングなど、専門性が高く成果や業務効率化が求められるIT業務を自社で対応する場合は、教育コストがかかったり、新たな技術を持った人材を雇用したりする必要があります。
しかし、アウトソーシングすることで、最新の技術によって常に安定した品質を提供してくれます。
事業の変化に柔軟に対応できる
IT業務をアウトソーシングした場合、組織改革や体制変更が発生した場合でも、必要に応じて外部委託先を変更できるメリットがあります。
自社でIT業務の対応をした場合は、新たに導入するシステムのための技術習得や人材雇用などの手間が発生します。
ですが、アウトソーシングを利用することで、手間をかけることなく新システムの導入や運用に対応できます。
イレギュラーなIT業務にも対応できる
IT業務は定期的なもの以外に、イレギュラーな対応が求められることも多くあります。
突発的に多くの人員を必要とするような場面もあるのではないでしょうか。
IT部門を社内に持つ企業の場合、イレギュラー対応のために人員を増強することはコスト的に難しく、現状のリソースのままでの対応を求められることも多いと思われます。
その結果、IT部門が業務過多に陥ってしまうなど、さまざまな問題の原因になりかねません。
一方、IT業務をアウトソーシングすれば、イレギュラーな事象への対処のために体制を一時的に強化することも容易です。
自社で人員を増強するよりもコストを抑えられ、かつ必要なタイミングで必要な規模のアウトソーシングが行える点は大きなメリットといえるでしょう。
IT業務のアウトソーシングには注意点も
IT業務のアウトソーシングはシステムの導入や運用において魅力的なメリットがたくさんありますが、必ずしも良いことばかりではありません。
事前に目的やコストを明確化させておかなければ、かえってアウトソーシングがデメリットになってしまうこともあります。
特に、以下の4つの項目においては注意が必要です。
これらの項目を事前に把握したうえで、IT業務のアウトソーシングを有効活用しましょう。
想定よりコストがかかる場合がある
アウトソーシングを利用する際のよくあるデメリットは、想定以上のコストがかかることです。
主な例としては、問題発生時の対応や追加費用が想定されていない場合や、自社ルールが多すぎるせいで結果的に時間がかかり、コストが割高になるケースがあります。
そのため、事前にどんな業務にどれだけの費用が必要となるのか、細かい内訳を把握したうえで、外部委託する業務と自社で対応する業務を慎重に検討することが大切です。
アウトソーシング先の選定は慎重に
同じITの分野でも、外部委託先によって得意な業務が異なりますので、どの企業がどんな業務に精通しているのかを把握しておきましょう。
たとえば、サーバー構築やシステム開発が得意な会社と、ホームページの運用・保守が得意な会社では、保有している技術やノウハウが全く異なります。
外部委託先が得意分野としている業務を任せることができれば、高品質を維持したうえでコスト削減を実現できます。
しかし、そうでない場合は何度も打ち合わせが必要になったり、トラブルが発生したりしてアウトソーシングすること自体がデメリットになる可能性があります。
セキュリティ面のリスク
IT業務をアウトソーシングするためには、社内の情報を外部委託先に開示する必要がありますので、機密情報が漏えいするリスクが高まります。
特に顧客情報やコア事業の機密データを誰でも閲覧できたり、情報を持ち出せたりする環境
だとこのようなリスクが発生しやすくなります。
そのため、事前に機密情報の取り扱い体制について、必ず打ち合わせをしておくことが大切です。
また、クライアント管理ソフトウェアなどを導入することで、USBを差し込んでも認識されないようにするなど、社内の情報管理体制を整えることができます。
自社にノウハウが溜まらない
外部委託する業務範囲が広い場合、自社で業務内容の詳細を把握することが難しくなりますので、ノウハウが蓄積されなくなります。
中期・長期のアウトソーシングを検討している場合は問題ありませんが、短期の場合はフルアウトソーシングしてしまうと業務内容が把握できなくなりますので、契約後のことも考えておくことが大切です。
このデメリットを解消するために、一部の業務は社内で対応するという対策を取っている企業もあります。
アウトソーシング先はどう選ぶ？
委託先を選ぶ際には、事前に最低条件となる優先事項を決めたうえで、複数企業を見比べながら検討することで、目的や予算に合った委託先を選びやすくなります。
特に注意すべき項目を以下に3つまとめましたので、ぜひ選定のポイントとして参考にしてください。
委託先の技術レベルと業務範囲
最も重要となるのは、求めている業務成果に対して、委託先の企業が得意分野であるかどうかです。
どんなにその他の条件が優れていても、求めている品質の基準がクリアできなければ、委託するメリットが薄れてしまいます。
また、システム導入や運用のサポート、トラブル発生時の対応などにもどこまでしてもらえるのかを確認しておくと良いでしょう。
委託コストと納期の確認
委託コストが予算オーバーになってしまうと、アウトソーシング自体が現実的ではなくなります。
そのため、業務成果に対してのコストはもちろんですが、追加費用の詳細についても確認しておくことが大切です。
特に短納期の場合は料金が高くなることがありますので、「指定した納期の場合はどれぐらいの費用がかかるのか」を把握しておく必要があります。
資料請求やお問い合わせ
対応業務やコストを比較していくつかの企業に絞り込んだ後は、実際に資料請求やお問い合わせをして見積もりを出してもらうと良いでしょう。
重要となるのは、1社だけですぐに決めようとせずに、相見積もりを取ってサービスの内容やコストなどの総合的なバランスを比較することです。
状況によっては、交渉次第である程度の要望であれば応えていただけることがありますので、相手企業についてしっかり調査したうえで委託するようにしましょう。
IT業務のアウトソーシングなら「こだまシステム」にご相談ください
いかがでしたでしょうか？
IT業務のアウトソーシングは、委託先の企業によって得られるメリットが異なりますので、自社の悩みや目的を明確にさせてから依頼することをおすすめします。
とはいえ、実際に自社の課題を解決できるかどうかは、アウトソーシングを請け負う企業に相談してみないことにはわかりません。
そこで、こだまシステムでは、初回限定で30分の無料相談を行っています。
＞＞こだまシステムに無料相談してみる＜＜
こだまシステムのITアウトソーシングサービスでは、顧客のクレーム対応から社内IT環境の整備まで、さまざまなIT業務を一貫して対応いたします。
例えばクレーム対応なら、お問い合わせ窓口を一本化させることでフローを効率化し、月間約500件の対応を行った実績があります。
ストレスとなるクレームを外部に委託することで、自社の社員をコア事業に専念させながら離職対策を図るなど、多角的な方面から一括サポートできます。
担当するスタッフは、元SEやIT知識が豊富なベテラン揃いですので、貴社内にITに詳しい方がいない場合でも、我々が強力にサポートします。
こだまシステムの実績では、メガバンクや政府系金融機関のシステム構築の対応経験が豊富で、365日システムを停止させることが許されない環境においても、万全のサポートが可能です。
信頼性の高いシステム運用を提供しておりますので、ITサポートの専門性と迅速な対応をご希望の際は、ぜひ無料見積もりをご依頼ください。
