ITアウトソーシングサービスを上手く活用し、会社で行っているIT業務の一部を社内ではなく外部に任せることで、業務の効率化や継続的な品質維持などのメリットが期待できます。
近年では特にネットの急速発展によって、営業職などITの専門分野ではない事業においても、複雑なIT業務を行わなければいけないケースがあります。
そのため、ITアウトソーシングはどんどん注目が高まっており、有効活用することでコスト削減や生産性向上などのメリットが得られます。
しかし、ITアウトソーシングを利用すれば、必ずしもメリットが得られるわけではありません。
ITアウトソーシングを上手く活用するためには、事前にリスクなどもしっかり把握しておく必要があります。
ここでは、ITアウトソーシングを利用するにあたって、「どんな企業がおすすめなのか」「成功のポイントは？」などを詳しくご紹介いたします。
ITアウトソーシングのメリットを活かすために、ぜひご参考ください。
ITアウトソーシングを行うメリットとは
ITアウトソーシングは、主に「リスクを防ぐこと」と、「業務の効率化を図る」という2パターンのメリットがあります。
これまで社内で行っていたIT業務をプロの技術者に任せることで、自社の社員が対応できる幅が広くなり、業務の品質も安定させることができます。
そのため、IT部門を廃止してアウトソーシングする企業も増えてきています。
ここでは、ITアウトソーシングを利用したときのメリットをご紹介いたします。
実際のITアウトソーシングのメリットと活用例について、それぞれ見ていきましょう。
IT担当者の負荷軽減
IT担当者が少人数の場合、「印刷ができなくなった」「メールが送れなくなった」というようなトラブルが発生する度に対応していると、自身の仕事に手がつけられなくなります。
その結果、IT担当者の負担が大きくなり、残業しなければ仕事が片付かない、という環境になります。
しかし、ITアウトソーシングを利用することで、このようなトラブル対応も一任できますので、IT担当者がコア業務に集中できるというメリットがあります。
IT業務の属人化を防ぐ
IT業務を特定の人が担当しており、その人でなければやり方がわからない、という状況になってしまうと、病気や退職となった場合、突然対応ができなくなります。
特にIT担当者がどうやって業務を遂行しているのかわからない状況（ブラックボックス化）は、最もリスクが発生しやすいと言えます。
このような事態を防ぐために、IT担当者にマニュアルを作成してもらい、ITの実務をアウトソーシングすることで属人化の防止、責任の分散などのメリットが得られます。
単発業務を依頼しやすい
顧客管理システムの開発など、特定のIT業務を単発として依頼したい場合は、自社で人材を雇うよりもITアウトソーシングを利用した方がコストを削減できます。
自社で人材を確保する場合、求人費や教育費などのコストが発生しますが、ITアウトソーシングであれば、これらのコストが発生しません。
また、依頼したい内容に応じて、それぞれの専門分野に特化したITアウトソーシング先を選べるというメリットもありますので、低コストで高品質な成果を期待できます。
対応品質・スピードが向上する
豊富なノウハウを持つ外部の専門会社にITアウトソーシングを依頼することで、IT業務の最適な運用やリスク管理をしてくれます。
品質はプロとして求められている最も重要な評価基準ですので、アウトソーシングによって常に安定した成果を期待できます。
さらに、IT業務を専門分野としておりますので、自社の社員が数人で対応している業務を1人で処理できてしまうこともあり、費用対効果の高いサービスを提供してくれるメリットがあります。
業務改善により企業の生産性向上
ITアウトソーシングを利用することで、人材のリソースをIT業務にまわす必要がなくなります。
その分、会社の利益向上のために使える時間が増えますので、自社の強みを大きく伸ばすことができます。
特に従業員数の少ない中小企業においては、1人ひとりの業務負担を軽減させることで、利益の向上につながりやすくなるメリットがあります。
ガバナンス強化
ITの知識と技術に優れたプロに依頼するため、システムのガバナンスを強化することで、障害やリスクの発生を軽減できます。
適切なシステム管理や運用は専門技術者でもない限り、リスク管理の課題が発生します。
しかし、専門性の高いIT業務をアウトソーシングすることで、ガバナンス強化・運用リスクの軽減や、システム全体を見直せるなどのメリットが得られます。
ITアウトソーシングを検討すべき企業
ITアウトソーシングにはさまざまなメリットがありますが、どの企業も同じようなメリットが得られるわけではありません。
事前にITアウトソーシングを利用する目的を明確にしておくことが大切です。
ここからは、どのような企業がITアウトソーシングを検討すべきなのか、それぞれのシーン別に分けてご紹介していきます。
ITアウトソーシングは、目的に応じて一部の業務のみを委託したり、IT業務全てを委託したりすることができます。
ITアウトソーシングを有効活用するために、どこまでの業務を委託するのか、目的や改善すべき項目を把握するためとしてご参考ください。
IT担当者が業務過多に陥っている
IT担当者がコア業務や障害の復旧、顧客対応まで行っている場合、業務過多となって生産性が低下します。
生産性が低下する環境は、ミスや事故が発生しやすい環境とも言えますので、このような事態を回避するために、ITアウトソーシングを利用している企業が増えてきています。
IT担当者が少ない企業においては、実務をアウトソーシングで外部へ委託し、IT担当者が全体をマネジメントしながらコア業務にリソースを集中させることで、IT業務のブラックボックス化を回避しながら生産性を向上させることができます。
IT担当者が不在や兼任
IT担当者が不在、または複数の業務を兼任している状況下で突然障害が発生した場合、適切な対処が行えなくなり、障害の復旧までに時間がかかることがあります。
IT業務はその他の業務とは違い、このようなトラブルが発生しやすいため、万が一のリスクに備えて対処できるようにしておくことが大切です。
「もしこの人が不在のときにこんなトラブルが発生したら」というケースを想定して、このような問題が発生する恐れがある場合は、ITアウトソーシングの検討をおすすめします。
IT担当者のスキル不足
IT担当者が経験不足で、業務において必要な専門スキルを持っていないという場合もあるかもしれません。これは特に、IT担当者が定着せず入れ替わりがちだったり、IT担当者が別業務と兼任になっている場合などに起きる課題です。
担当者の育成には時間がかかりますし、そもそも教育ができる高スキルの人材が不足しているからこそ起きている問題です。
この場合は、必要に応じてアウトソーシングを検討すべきでしょう。
ITコストが高騰している
ITの業務内容は年々複雑化しておりますので、専門の知識と技術が必要不可欠です。
そのため、人材を雇うために必要コストや、教育にかかるコストがどんどん高騰しています。
さらにこれらのコストを費やしても、IT担当者が退職してしまった場合は、再度同様のコストをかけて教育していく必要があります。
ですが、ITアウトソーシングであれば、専門の知識と技術を持ったプロが安定した成果を提供してくれるメリットがあります。
もちろん、自社で人材を確保した方が柔軟に対応してくれるというメリットがありますが、IT業務を専門としていない企業の場合は、アウトソーシングを利用した方が得られるメリットが多いと言えるでしょう。
標準化しやすい業務が多い
企業独自の複雑なルールがあり、業務フローの分岐条件が多い場合は、ITアウトソーシングを利用しても予定通りに業務が捗らないことがあります。
一方、企業独自の作業が少なく、誰でも対応できる内容が多い場合は、ITアウトソーシングを利用した方が社内リソースを効率的に活用できるようになります。
自社の社員にはコア業務に集中させ、それ以外のノンコア業務はアウトソーシングとして委託することで、より自社のメリットを活かした経営戦略が立てられます。
ITアウトソーシングを成功させるポイント
ここまでは、ITアウトソーシングのメリットや検討すべき企業についてご紹介してきましたが、実際にITアウトソーシングを利用するためには、どんなことに注意すべきかを知っておくことも大切です。
ITアウトソーシングを行った場合、外部委託した業務の品質維持やマネジメントが非常に重要となりますので、ただ任せれば良いというわけではありません。
ITアウトソーシングを有効活用して複数のメリットが得られるよう、以下に成功のポイントをまとめました。
リスクが発生する可能性を事前に考慮したうえで、計画的にITアウトソーシングを利用しましょう。
委託するサービス内容と品質のすり合わせ
ITアウトソーシングにおいて最も重要なのは、委託側と提供側の間で、委託するサービスの範囲と求められる品質をすり合わせておくことです。
その際、サービスの内容や品質を明確に定義する「SLA（サービスレベルアグリーメント）」を取り決めるのが一般的です。
SLAに基づいた管理を行うことで、委託側は想定通りのサービスを受けられ、サービス品質を適切に評価することができます。
また、提供側も責任範囲が明確化され、適切な品質管理を行うことができます。
アウトソーシングに伴うリスクの理解
ITアウトソーシングで最も発生しやすいリスクは、コストが不明瞭なことによって発生する予算オーバーです。
例えば、システム導入後に求めていた品質と相違があった場合、追加費用を支払って修正してもらうことになります。
このような状況に陥ってしまうと、予算だけでなく納期の遅延にもなってしまいます。
そのため、契約前の打ち合わせの段階で、必ず「伝えたつもりだった」という状況を回避できるよう、委託する目的や業務内容を細かく伝えておきましょう。
責任範囲の明確化
想定外の問題が発生した場合の責任の範囲を明確にさせておかなければ、委託先とトラブルに発展する可能性があります。
特にITアウトソーシングで問題になりやすい内容としては、システムの機能面やセキュリティ面など、求めている品質に対して思うような成果が得られなかった場合です。
このような認識の相違を発生させないために、発生し得るリスクを想定し、「このような問題が発生した場合、どのように対処していくか」を、ケース別で話し合っておくことが重要となります。
対応状況の監督
IT業務をアウトソーシング先に任せっきりにしてしまうと管理が難しくなり、対応状況が把握できなくなります。
さらに、ITアウトソーシングの契約が満了したときに引継ぎが困難になる可能性がありますので、全ての業務を任せっきりにせず、一部は自社の社員が対応することで、ブラックボックス化を防げます。
また、自社の社員をマネジメントリーダーとして立てておき、常に管理を行うことで、より対応状況の把握がしやすくなります。
情報漏えいリスクの予防
IT業務をアウトソーシングするためには、社内の情報を外部委託先に開示する必要がありますので、情報漏えいするリスクが高まります。
特に大切な顧客情報がコピーできたり、簡単に持ち出せたりするとこのようなリスクが発生しやすくなりますので、事前に情報取り扱いの管理体制を整える必要があります。
適切な情報管理を行っている企業は、情報の取り扱いポリシーを明確にしていることが多いため、確認しておくと良いでしょう。
まとめ
いかかでしたか？ここまで、ITアウトソーシングのメリットや想定すべきリスクについてご紹介しました。
人員不足で悩まされている場合や、品質にこだわりがある場合は、目的に応じて外部からリソースを調達することによって、さまざまなメリットが得られます。
しかし、実際にITアウトソーシングを利用するためには、コストの問題もあるかと思いますので、まずは予算内で一部の業務のみを委託してみるのはいかがでしょうか。
ITアウトソーシングのご紹介
有限会社こだまシステムでは、ITサポートサービスを提供しており、クライアントからのクレーム対応から社内IT環境の整備まで一貫して対応しています。
元SE・IT経験のあるベテランスタッフがITの安定運用を実現させておりますので、ITに詳しいスタッフが社内にいない場合でも遅延なく対処できるのが強みです。
金融系のシステムに強い技術力
金融系のシステム開発・運用の実績が豊富ですので、高いレベルのシステム運用品質をご提供できます。
これまで積み重ねてきた長年のノウハウを活かし、万全のセキュリティであらゆる業界のお客様へのニーズにお応えします。
システム導入後の運用・保守・品質管理まで対応可能ですので、ご予算に応じてお任せいただけます。
月間約500件の対応実績
ヘルプデスクとしては、お問い合わせ窓口を一本化させ、業務フローをシンプルかつ効率的にすることで、月間約500件の対応を可能としました。
同時に複数のお問い合わせが来た場合でもスムーズに対応することで、顧客満足度につなげます。
また、自社の社員にクレーム対応をさせる必要がなくなりますので、離職防止にも貢献できます。
コア事業への集中をサポート
「ネットがつながらない」「社内サーバーの不具合が発生した」など、突発的に発生するトラブルにも迅速に対応できます。
元SE・IT経験者が遅延なくトラブルを解決いたしますので、IT担当者が不在の場合でもご安心ください。
本来やるべき業務にだけ集中できるよう、プロのスタッフがご要望通りの環境へと整えます。
