パソコンやシステムの保守を行うには、毎日の監視と定期的な点検が必要のため、アウトソーシングに任せるのがおすすめです。
保守業務を行うには専門性の高いITの知識が必要で、トラブル時には迅速な対応を行わなくてはいけません。
自社の社員で対応を行うのもよいのですが、人手不足や知識のある社員が少ない場合には、1社員への負担が大きくなってしまいます。
本記事では、パソコンやシステムの保守をアウトソーシングに任せるメリットと、依頼時のポイントについてご紹介していきます。
こだまシステムでは、パソコンやシステムの保守業務の代行を行っておりますので、まずはお気軽にご相談ください。
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パソコンやシステムの保守を行う目的とは？
パソコンやシステムには、業務に関する重要なデータが入っているので、常に安定して利用できなくてはいけません。
そこで、エラーや問題が起きていないかといった死活監視を常時行い、定期的なバックアップの取得やアップデートを行います。
また、常に同じシステムを使うのではなく、時代に合わせてより会社に最適なITシステムを導入するためにも、保守業務は必須です。
保守業務には、従業員からの質問や要望を受けることも多いので、現在の課題をいち早く察知できます。
そのため、課題点をもとに、解決できるようなシステムや運用方法を見つけることができ、より生産性の向上や業務の効率化を進められます。
会社全体の生産性向上や業務効率化が進めば、業績アップだけでなく社員の負担軽減にもつながるので、保守業務は非常に重要です。
パソコンやシステムの保守作業はアウトソーシングがおすすめ
パソコンやシステムの保守作業は、毎日行っていくものなので、アウトソーシングを利用するのがおすすめです。
アウトソーサーは、さまざまなITシステムに精通し、専門的なIT知識を持っているので、トラブル対応を迅速に行ってもらえます。
さらに、豊富な知識をイレギュラーな対応もスムーズに行ってもらえるため、対応品質の向上や社員の負担軽減につながります。
ここからは、アウトソーシングを利用することで、具体的にどのような点がおすすめなのかをご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
トラブル対応が迅速に行える
アウトソーサーは、豊富な知識とこれまでパソコンやシステムの保守作業を代行してきた経験を持っているので、トラブル対応が迅速です。
日常的に使用しているシステムが不具合により動かなくなった場合には、すばやく原因をみつけだし、復旧を開始できます。
不具合といっても、システム側なのかパソコンに問題があるのかで対応が変わってくるため、一つ一つ切り分けていく必要があります。
このとき、さまざまなITのシステムに精通していないと、スムーズにトラブルの原因を突き止められません。
専門家であるアウトソーサーに保守作業を任せると、早い段階で原因究明ができるので、業務への影響は少なくて済みます。
業務の滞る時間が長くなると、顧客への対応が遅れるといった業務への影響がでてしまうため、速やかに対応できるようにしましょう。
対応品質の向上が期待できる
アウトソーサーによるヘルプデスク代行を利用することで、問題解決がスムーズに行われるため、対応品質の向上が期待できます。
どのような問い合わせなのか、即座に理解して解決方法を伝えられると、ユーザーからの信頼も得られます。
また、アウトソーサーはヘルプデスクの豊富な経験を持っているので、ユーザーへの対応がしっかりと身についているのも特徴です。
そのため、問い合わせ対応時は丁寧な姿勢で応対しているだけでなく、マナーを守って真摯に取り組んでもらえます。
ヘルプデスクは社員だけでなく顧客とも関わりを持つため、会社の顔といわれるほど重要な業務でもあります。
対応品質を向上し、ユーザビリティー向上を目指すのであれば、アウトソーシングの導入をおすすめします。
社内の人材の負荷軽減につながる
問い合わせ対応やヘルプデスクに関するノンコア業務を、アウトソーサーが請け負うことで、社員の負担軽減につながります。
ヘルプデスクの業務は、問い合わせが続いてしまうとコア業務に集中できずに、業務が滞ってしまいがちです。
さらに、システムの導入時や製品の販売時には、同じような質問やトラブル対応に追われることも多く、生産的ではありません。
アウトソーシングを導入すれば、比較的早い段階で即戦力となる人材を確保でき、社員はコア業務に集中できます。
ヘルプデスクはノンコア業務だからと少人数で構築されがちなので、負担が大きくなる前に、アウトソーシングの導入を検討してください。
さまざまなIT機器の依頼が可能
アウトソーサーは、さまざまなIT機器に精通しており、付随するシステムやパソコンに関しても豊富な知識を持っています。
そのため、基本的にはどんなIT機器でも依頼ができるので、依頼後にIT機器のレクチャーをしたとしても、多くの時間はいりません。
もし、自社の製品を使ったヘルプデスク対応でも、大体の使い方とマニュアルさえあれば、対応してくれる会社もあります。
アウトソーシング会社によっては、得意なIT機器のジャンルを持っている場合があるので、相談の際には確認しておくとよいでしょう。
パソコンやシステムの保守作業をアウトソーシングする場合のポイント
パソコンの保守作業をアウトソーシングする際には、対応内容の明確化とコストに合った品質で納品してもらえるかをチェックしてください。
対応内容を明確化していないと、思っていたような保守作業を受けられずに、アウトソーシング会社とトラブルが起きる可能性があります。
また、コストに見合った品質で対応してもらえるのかも、事前に確認をしておくことが重要です。
ここからは、パソコンとシステムの保守作業をアウトソーシングに依頼する際のポイントについてご紹介していきます。
対応内容の明確化
パソコンの保守作業を、アウトソーシングに依頼する際には、対応内容の明確化を行うようにしてください。
具体的な依頼内容を書面に残しておかないと、対応品質の低下やアウトソーシング会社とのトラブルが起こってしまいます。
例えば、こちらが思っていたような業務の進め方とは方向性が違うといった、すれ違いが起こりがちです。
双方の相違がないように業務を進めるためにも、対応内容の明確化は詳細に書き起こし、アウトソーシング会社とすり合わせを行ってください。
コストに見合った品質かどうか見極める
アウトソーシングを利用する際には、コストに見合った品質で対応してもらえるのかをしっかりと見極めてください。
コストの割に品質の低い保守作業の代行だと、せっかく生産向上や社員の負担軽減のために導入しても、良い効果は得られません。
また、コストの割に品質が高すぎると、無駄な労働やシステムの動きがでてくるので、他の業務にリソースを割いたほうがより生産的です。
例えば、アウトソーシングに依頼を行いつつ、自社の優秀な社員も多く配置してしまうと、明らかに能力がオーバーしてしまいます。
社員は、業務内容がブラックボックス化しないようにリーダーのみとし、ほかの社員はよりコア業務に注力するようにしてみてください。
品質は、コストより低すぎても高すぎても良くないため、適正な品質で対応してもらえるように構築されているか必ずチェックしましょう。
まとめ
パソコンやシステムの保守作業は、トラブル対応が迅速に行われ、対応品質を手っ取り早く向上させられます。
さらに、専門家であるアウトソーシング会社に任せることで、さまざまなIT機器の依頼もできます。
保守作業は、業種によっては24時間対応する会社も多く、夜間業務や休日出勤など社員の負担はとても大きくなりがちです。
業務の品質向上と社員の負担軽減を考えるのであれば、パソコンやシステムの保守作業はぜひアウトソーシングに依頼を行ってください。
こだまシステムの「IT無双」では、パソコンやシステムの保守作業の代行しており、お客様のお悩みに合わせてプランを構築させていただきます。
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専門的な知識を持ったSEによる、保守作業の代行のため、さまざまな機器の対応だけでなく導入する際の選定まで代行可能です。
パソコンやシステムの保守作業を、アウトソーシングに任せたい方はぜひ、こだまシステムの「IT無双」までご相談ください。
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