「導入したネットワークの運営に自社で限界を感じている」
「自社に専門知識を持った社員がいない…」
「サーバーの管理もコストがかかって…」
社内では解決が難しいシステムの悩みを解決するのがITサポートサービスです。
社内で専門の部署を抱えるのはコストがかかります。
しかしアウトソーシングを上手く活用すれば、コストダウンや社員の負担減にも繋がるのです。
今回はITサポートの内容と必要性・外注のポイントを見ていきましょう。
「ITサポート」とは？
ITサポートとは、現在自社で行っているシステムやサーバーなどネットワークの運用を外部に委託することをいいます。
具体的には、システムの保守・点検・監視・運用・トラブル対応などをアウトソーシングするのです。
自社社員の負担を減らし、コア業務に専念させることで、生産性を向上させ売上に繋げます。
サポートシステムは24時間迅速な対応が求められます。
導入を検討する際には、業者選びも非常に重要なポイントです。
ITサポートの具体的な内容
ITサポートで外部委託する内容には主に以下の業務があります。
ヘルプデスク
顧客を始めとした外部からの問い合わせやクレーム対応を外部委託します。
自社社員を電話業務やクレームのストレスから解放し、ストレスのない職場環境を目指すのが目的です。
システム管理
自社のシステム管理を外部委託します。社内に専門知識を持った社員がおらず、せっかく導入したシステムを管理しきれていなことはありませんか？
システム管理を外部委託すれば、システム担当者を新たに雇用する必要がなくなり、コア業務に専念できるようになります。
障害対応
システム障害が発生しても、専門家が社内におらず、対応が遅れることはありませんか？
ITサポートは社内で起こったトラブルを即座に相談できます。
必要に応じてアウトソーシング先の専門家が駆け付け対応してくれます。
改善の提案
「システムをもっと使いやすくしたい。でも誰に相談すれば？」と悩んではいませんか？
ITサポートなら社内のシステム運用について相談もできます。
パートナーとして、誰もが使いやすいシステム運営の相談から改善の提案まで対応してくれます。
IT資産管理やアカウント管理
各社員が利用するPCなどのIT資産の管理や、初期のセットアップ業務、さらに離職や採用に伴うアカウントの削除・登録も、ITサポートでの外部委託が可能です。
これらの業務は生産性が低いため、アウトソーシングの活用によってIT担当者の負荷を軽減しましょう。
ITサポートはシステムに詳しい専門家の集まりです。
システムの構築から監視・障害対応などのサポートを行うことで、ITを利用する全てのお客様に貢献してくれます。
スムーズなIT運用をサポートし、さらなる業績アップに繋がるようサポートしているのです。
ITサポートの必要性とは？
「システム管理は自社社員がやっているし、十分じゃないの？」そう感じるかもしれませんね。
しかしITサポートを導入することは、企業にとっても大きなメリットに繋がります。
ここでは、ITサポートによって期待できるメリットを知ると共に、必要性を探っていきましょう。
「IT」と無関係ではいられない時代
今や私たちはITとは無関係ではいられない生活を送っています。
目の前のパソコンやスマホ・社内のセキュリティ・車や電車に至るまで、全てITが関係しているのです。
今後ITはさらなる進化を遂げるのは間違いなく、生活に溢れかえっています。
ITは複雑で、すぐに身につく技術ではありません。今後も進んでいくITに対処するためにも、IT専門家の力が必要となるのです。
IT関連のトラブル対処
自社のIT担当者ではトラブルに対応しきれない事態が多くあります。
ITリテラシーのない企業に多く見られる傾向ですが、「パソコンに少し詳しい」…このような理由で、システム担当に任命されている社員も少なくありません。
また、担当が少数の場合、誰かが休むととたんに対応が困難になります。
ITトラブルによって仕事の効率が下がり、支障が出ているようでは本末転倒です。
このように、ITの専門ではない社員にトラブル対処を任せることは、リスクの発生に繋がることがあります。
効率的なIT活用で生産性を向上
社内システムは一度導入すれば終わりではなく、時代に合わせたメンテナンスやアップデート、運用方法を考えていかなければなりません。
不慣れなIT担当者に管理をさせるよりは、本来の業務に専念させたほうが企業にとってもメリットが大きいかもしれません。
餅は餅屋というわけではありませんが、管理・運営を専門家にアウトソーシングすることで、社内の生産性向上にも役立ちます。
ITサポートを社内でまかなう場合の課題
ITサポートを自社社員に任せる場合、人手不足や社員への負担など様々な課題が予想されます。
ここでは実際に起こった事例をもとに、 ITサポートを社内でまかなう場合の課題を見ていきましょう。
課題①コア業務が人手不足になる
IT担当者が他の業務と兼任している場合、システム対応中はどうしても本職を離れなければなりません。
その分他の業務が人手不足になり、肝心の業務に支障をきたしてしまう恐れがあります。
しかし、ITサポートの導入によってIT担当者の負担を軽減させ、コア業務に専念させることで業績アップにも繋がります。
課題②担当者の負担が増える
クレームに近い問い合わせが多く、IT担当者がストレスを感じ退職を検討している事例がありました。
クレーム対応は精神的にも疲弊し、負担が増えます。
時には電話対応に追われ、一日が終わってしまうことも。
問い合わせやクレーム対応をアウトソースすることで、担当者の負担が減り、士気の向上にも繋がります。
課題③そもそもIT担当がいない
社内にIT担当がおらず、トラブル時にはその場の社員がなんとなくで対応している場合です。
ネットワークに不具合が起こっても、原因の特定が難しく仕事にも支障をきたしがちに。
システムの運用・管理をアウトソースすれば、原因究明は専門家におまかせ。
快適なネットワーク環境で常に仕事ができます。
課題④パソコンがウィルスに犯されても対処できない
コンピューターウィルスは日々進化を続けており、ITを使う以上避けては通れないのです。
もしパソコンがウィルスに犯されても、専門の知識がなければなかなか正しい対処ができません。
ITサポートならウィルス対策やバックアップの保存・復元などの専門知識があるエンジニアに任せられます。
ITサポートはアウトソーシングが可能
なにかと専門知識が必要なIT関連の対応。難しすぎて、お手上げの企業も多いのではないでしょうか。
実はこれらはアウトソーシングができるのです。
こだまシステムが提供する「ITサポート」では、企業が抱える以下の悩みに積極的な解決策をご提案いたします。
「問い合わせやクレーム電話が多く、IT担当者の負担が心配だ…」
企業宛に入る問い合わせやクレームは一旦こだまシステムが代理で対応。
社員に問い合わせ対応やクレーム対応をさせないので、離職防止に貢献。
月間500件の問い合わせに対応した実績があります。
「IT担当者が突然退職…引継ぎも曖昧でシステムの管理が難しくなってしまった」
元SEやサポート経験者がシステムの保守・管理・トラブル対応を代行。
必要に応じて専門家が現地に駆け付け対応します。
社内にIT担当を置く必要がなくなり、人件費もダウン。
「IT担当者が他の業務との板挟みでやる気を失っている！」
こだまシステムのITサポートなら、システムの一括管理を請け負います。
IT担当者は自分の業務に専念できます。
負担を減らし士気もアップ！離職を防いだ実績もあります。
ITは企業にとって必要不可欠な大切なものです。だからこそ、管理が重要。導入したシステムの運用方法を見直し、さらに輝かせます。
まとめ
アウトソースはお金がかかるイメージもあり、つい自社社員に任せてしまいがちです。
しかし、やり方によっては社員の負担が増え、コア業務に支障をきたしてしまう可能性もゼロではありません。
社員が最も能力を発揮できる場所に配置することは、企業の発展に必要です。士気も上がり業績にも繋がるでしょう。
IT管理が会社の課題になっていると感じたら、アウトソーシングしてみるのもひとつの方法です。
