社内用のマニュアル作成を代行サービスに依頼を行い、業務の効率化を進められないかと悩んでいませんか？

社内用のマニュアル作成は、代行サービスに依頼を行うことで、社員に負担をかけずに高いクオリティのマニュアルを作れるのが特徴です。

しかし、打ち合わせの時間がかかったりコストがかかったりとデメリットもあり、代行と内製どちらがいいか悩んでいる方も多いと思います。

本記事では、マニュアル作成代行の流れや、代行に依頼するメリット・デメリットについて詳しくご紹介していきます。

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マニュアル作成業務は代行依頼できる？

ITアウトソーシング会社やマニュアル作成代行の専門会社へ依頼をすることで、マニュアル作成業務を代行してもらえます。

ITアウトソーシング会社では、マニュアル作成だけでなく、生産性向上に向けた業務改善やヘルプデスク代行なども同時に依頼できます。

また、マニュアル作成代行の専門会社なら、マニュアル作成に特化しているので、社員のレベルに合わせて作成してもらえるでしょう。

どちらの会社も、ITの知識やマニュアル作成のプロなので、内製で作成するよりも高いクオリティで作成してもらえます。

マニュアル作成代行に依頼する場合の流れ

マニュアル作成代行に依頼した場合の流れは、以下のとおりです。

• 打ち合わせ
• 構成案の作成・確認
• 原本の作成・確認
• 運用開始
• 必要に応じて内容の修正

まず、どういった業務で使用するのか、閲覧する社員のレベルはどの程度なのかといった、マニュアルを作成するための打ち合わせを行います。

その後、代行会社が構成案を作成し、問題がなければ見積の作成・契約を行い、原本を作成していくのが基本的な流れです。

その後、マニュアルに記載する細かい点は社員と一緒に作成していき、問題が無いようであれば運用を開始していきます。

実際に運用していくと、わかりにくい箇所などが出てくるので、適宜修正を行い完成に近づけます。

マニュアル作成は内製？代行？それぞれのメリット・デメリット

マニュアル作成は、内製でも作成できますが、クオリティや社員の負担を考えるのであれば、代行に任せるのがおすすめです。

例えば、内製で行えばコストが抑えられる反面、社員の負担がかかりやすく、時間の無いなかで作成してしまうとクオリティも低くなります。

逆に、マニュアル作成を代行に依頼を行うと、高クオリティのマニュアルが作成できますが、その分コストは多くかかります。

ここからは、内製・代行それぞれのメリット・デメリットについて詳しくご紹介していきましょう。

3.1マニュアル作成内製のメリット・デメリット

マニュアル作成内製のメリット・デメリットには、以下のようなものがあります。

社員が作成すると、詳細な手順などを掲載でき、社員がルールを再確認することで、より社内統制が取りやすくなるメリットがあります。

さらに、説明のための打ち合わせ時間も不要で、費用面では外部に依頼するよりコストはかからないのも魅力です。

また、社内で完結できるので、作業内容が外部に漏れる心配がない点でも、内製のメリットは大きいでしょう。

ただ、マニュアル自体のクオリティはそこまで望めず、人手不足の場合は社員の負担となってしまうのは注意したいポイントです。

マニュアル作成代行のメリット・デメリット

マニュアル作成代行のメリット・デメリットは、以下のようなものがあります。

専門家がマニュアルを作成してくれるので、クオリティの高いマニュアルを作成してもらえるのは一番のメリットです。

マニュアルを使用する社員のITレベルに応じたマニュアルを作成してもらえるので、初心者〜上級者まで対応できます。

専門家ならではの視点で作成してもらえるだけでなく、必要に応じてより業務効率化につながる提案をしてもらえるのが魅力です。

ただ、マニュアル作成の代行は社員の負担はかからないものの、コストが高く、作業内容の説明に時間が取られるデメリットがあります。

コストはかかっても、よりクオリティが高く業務効率化につながるマニュアルがほしいのであれば、代行サービスの利用がおすすめです。

マニュアル作成代行は得意分野を見極めよう

マニュアル作成代行は、高いクオリティで作成してもらえるのが特徴ですが、会社によって得意分野が異なります。

例えば、IT企業といってもソフトウエア系・WEB系など、さまざまなジャンルに分かれているのが特徴です。

さらに、自社システムに関するマニュアル作成であれば、専門的なITの知識が必要となるので、知識があるかも確認してみてください。

確認を怠ってしまうと、作成後に思っていたようなクオリティで納品してもらえない事があるので、得意分野は必ず確認しましょう。

IT関連のマニュアル作成代行なら「IT無双」

こだまシステムの「IT無双」では、社内用マニュアルの代行サービスを行っております。

さまざまなIT分野に精通したSEがマニュアル作成を行いますので、よりクオリティの高いマニュアルをお使いいただけます。

さらに、業務効率化の観点でマニュアル作成を行えますので、これまでの業務をより簡易的に行えるようにサポートすることも可能です。

また、ご相談内容によっては、マニュアル作成以外にもシステムの導入・ヘルプデスクといった代行サービスも行っております。

まずは話を聞いてみたいという方向けに、初回限定30分無料のITコンサルティングを行っておりますので、興味のある方はぜひご相談ください。

まとめ

社内用マニュアル作成は、内製・代行それぞれにメリットデメリットがありますが、簡単に済ませたいのであれば代行サービスがおすすめです。

しかし、内製ではコストはあまりかからないものの、代行ではコストがかかってしまうので、業務状況に応じて選ぶ必要があります。

ただ、ITの専門家によるマニュアル作成なので、より専門的でクオリティの高いマニュアルを作成してもらえます。

人手不足や忙しい時期で社員に負担をかけられないのであれば、代行サービスに依頼をしてみてはいかがでしょうか。

こだまシステムでは、マニュアル作成代行から業務効率化の提案・ヘルプデスク代行などさまざまなプランをご用意しております。

お客様のニーズに合わせたプランをご用意させていただきますので、お悩みの際はぜひご相談ください。

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