ビジネスチャットは、テレワークや外部のフリーランスを雇用するなど、労働環境を柔軟にするために便利なツールです。
メールとは異なり、気軽にリアルタイムで連絡が取れるため、迅速な回答が求められる際や、頻繁にコミュニケーションが必要な部署にとっては有効的です。
また、ビジネスチャットによってはビデオ会議の機能やタスク管理もあり、情シスが他部署とやり取りをする上でスムーズに対応することが可能です。
今回はビジネスチャットの選び方やメリット・デメリット、各ビジネスチャットの機能比較について解説していきます。
ビジネスチャットとは？
ビジネスチャットはSNSのような簡単な操作で、文章やファイルの共有などができるコミュニケーションツールです。
メールとは異なり、連絡相手も気軽に返信しやすいので、進捗状況や現場の状態などをリアルタイムで共有できます。
また、タスク管理機能や画面共有機能が備わっているものもありますので、社内・外を問わ
ず情報共有がスムーズに行えます。
ビジネスチャットの導入について検討されている方に向けて、まずは基本的な機能からご紹介いたします。
ビジネスチャットツールの基本機能
ビジネスチャットには、主に「チャット機能」「グループ作成機能」「ファイル共有機能」「タスク管理機能」があります。
メールのように件名や挨拶文を入れることなく連絡でき、グループ機能によって特定のメンバーとやり取りすることができます。
また、5GB以下などの容量が小さいファイルであればドラッグ&ドロップをするだけでファイルを送付することが可能です。
さらに、タスク管理機能によって個人とチーム両方のタスクをリスト化できますので、未対応、対応済みなどが一目で確認できます。
これらの機能によって、ビジネスでの円滑なコミュニケーションや情報共有が可能になります。
音声チャットやビデオチャットを利用すれば、同じツールを使用してファイルや画像の共有を行ってやりとりを行うことも可能です。
グループ機能でビデオ通話を使用すれば、会議も柔軟に進めることができます。
ビジネスチャットを利用するメリット・デメリット
ビジネスチャットを使用する上での一番のメリットは、メールのように件名や挨拶等を省略できるので、より迅速に情報共有をすることができます。
ビデオ会議やタスク管理といった機能を駆使することで、テレワークやリモートワークといった柔軟な働き方も可能です。
さらに、ビジネスチャットは機密情報を取扱うことを前提に開発されているため、個人で利用するチャット機能にはない厳重なセキュリティ対策が施されているのもメリットです。
デメリットとなる部分については、情報のやり取りが手軽であるが故に、やり取りを見逃してしまうことなどが挙げられます。
また、手軽に連絡が取れるからこそ、不要なコミュニケーションを発生させてしまう場合もあります。
社員同士が楽しく利用できるのであれば、ある程度の不要なコミュニケーションも士気が高まるのでメリットですが、不満を言い合うために使われてしまうと逆効果です。
また、利用するツールによっては機能が多すぎるせいで、新人へ使い方をレクチャーする際に時間を取られてしまうこともあるので、できるだけ運用の手間がかからないものを選ぶのが望ましいです。
これらのデメリットは事前に対策をしておくことで、ある程度は防ぐことができます。
情シスにおけるビジネスチャットの利用方法
ビジネスチャットはヘルプデスクの効率化にも最適なツールと言えます。
予期せぬシステムトラブルが発生した場合でも、瞬時に現在の状況や原因、復旧の目処などを発信したい部署へ情報共有できますので、非常に便利です。
過去の履歴の閲覧も容易に行えるため、有事の際でも社員が自己解決しやすい環境になります。
また、各部署からのトラブル対応で追われている場合であっても、タスク管理機能を使うことで誰からどんな仕事を依頼されていて、いつまでに行えば良いのかをすぐに把握できます。
特に情シス担当者が少なく、なおかつ幅広い業務を抱えている場合には有効的でしょう。
主要ビジネスチャットを比較
ビジネスチャットによって機能や特徴は様々です。
これからビジネスチャットの導入を検討されている場合は、各ツールの機能を比較して自社に適しているものを選ぶことで、より業務の効率化が期待できます。
ここからは、主に利用されている「Chatwork」「Slack」「LINE WORKS」「Microsoft Teams」の4種類をご紹介します。
Chatwork
- コスト：無料～月500円/1アカウント
- 機能性：チャット機能・タスク管理・ファイル管理・通話
- 操作性：
- 導入数：20万社以上
使い方がとてもシンプルで利用しやすく、グループチャット、音声通話、タスク管理といった機能が利用できます。
企業導入数は2020年の時点で26万社以上と国内シェア率はNo.1を誇ります。
直感で操作できるため、迷ったらまずはChatworkを使ってみることをおすすめします。
使ってみてから操作性に不満を感じたら、別のものを試してみると良いでしょう。
期日と担当者を管理できるタスク管理は、納期厳守で仕事を管理する必要がある企業もスケジュール管理がしやすくなります。
自分のタスクを管理したりメモを残したりできるマイチャットもありますので、個々で作業を進める場合においても有効です。
さらに、自動通知botを活用して定期的に定型文を自動で発信することも可能なため、業務上での注意を定期的に促すという使い方もできます。
Slack
- コスト：無料～月1600円/1アカウント
- 機能性：チャット機能・音声通話・ビデオ通話・画面共有
- 操作性：
- 導入数：国内約50万人（アクティブユーザー）
アメリカの企業が開発したビジネスチャットツールです。
ビデオ・音声通話も使用が可能となっており、オンライン会議も手軽にできます。
Googleドライブなどのフォルダ共有や、外部ツールとの連携も可能で、外部ツールを多様している企業ではSlackを導入することで統一つする手間が省けます。
操作とデザインはとてもシンプルなため、これからビジネスチャットツールを導入する企業にとってもハードルが低いのが魅力です。
世界で150か国以上の企業で導入されていることから、海外の企業とやり取りを行っている企業におすすめです。
LINE WORKS
- コスト：無料～月1200円/1アカウント
- 機能性：チャット機能・ノート機能・カレンダー機能
- 操作性：
- 導入数：国内10万社
LINE WORKSは、連絡ツールとしてLINEを使っている方には非常にわかりやすいビジネスチャットです。
個人向けにも多く普及しているツールだからこそ、他社と比較してITに不慣れな社員でも利用しやすいという利点があります。
LINEの特徴である既読機能も備わっているため、返信が無くてもメッセージの確認をしたかどうかを知ることが可能です。
また、外部トーク連携で一般のLINEアカウントとのやり取りができるようになります。
さらに、カレンダーや掲示板といったわかりやすい機能も利用しやすいのが魅力です。
ただし、最大の特徴である既読機能が社員の疲れに繋がってしまうケースもありますので、他のビジネスチャットにはない問題が発生しがちです。
Microsoft Teams
- コスト：無料～月2170円/1アカウント
- 機能性：チャット機能・通話・ファイル共有・ファイル編集
- 操作性：
- 導入数：全世界約32万社
Microsoft社提供のサービスで、Office 365との連携がスムーズです。
エクセル・ワード・パワーポインターなどがクラウド上で利用可能なため、こうしたツールを共同利用している企業なら大変使いやすいビジネスチャットツールです。
これまでエクセルで管理していたものをクラウド化したいという方にもおすすめです。
他のチャットツールと比較してOffice 365を頻繁に利用している企業におすすめのツールと言えます。
最大1000人まで参加可能なオンライン会議は大規模な研修にも役立ちます。
ビジネスチャットの選び方・導入方法とは？
ビジネスチャットを導入する際には、目的を明確にしておくことが重要です。
連絡がスムーズになっても、不要なやり取りが増えて社員同士のトラブルになってしまっては意味がありません。
情シスが抱えている問題をビジネスチャットを導入することで解決できるのか、既存ツールにどのような影響を与えてしまうのかなど、多角的視点から判断することが重要です。
目的を明確にさせたら、続いては必要な機能がビジネスチャットに備わっているかどうかを調べましょう。
また、ビジネスチャットツールは有料版もあるので、有料の物を導入する場合は予算オーバーになっていないかも考えて選ぶ必要があります。
アウトソーシングでサポートを受けることも
ビジネスチャットをより有効的に活用したい場合は、アウトソーシングに頼ることもおすすめです。
例えば、Chatworkであれば基本的な機能の他に、Google Apps Scriptを使って定期botを作成して特定のメッセージを指定した日時に自動発信させることができます。
毎月決まった日に決まったメッセージを発信させたり、Gmailと連携させて重要なメッセージがきたらChatworkに通知させるという設定を行うことも可能です。
ただし、これらの設定は複雑な設定が必要で、専門知識がなければ簡単には対応できません。
このように、ビジネスチャットの機能をカスタマイズしながら業務効率化として有効利用したい場合は、アウトソーシングするのが最も効果的です。
専門知識を持った人に対応してもらうことで、思ったような設定がすぐに行なえます。
また、ビジネスチャット導入後のマニュアル作成や運用までサポートしてくれる場合もありますので、機能を拡張させたり、運用の手間を省きたいときに最適です。
まとめ
ビジネスチャットはとても便利な機能が充実していますので、情シスの業務効率化として非常に有効的と言えるでしょう。
しかし、さらに機能を拡張させたり運用の手間を省きたい場合は、ぜひ弊社へご相談ください。
こだまシステムでは、Chatworkの自動通知botの作成や各ツールとの連携などにも対応可能です。
現在のシステム構成を確認し、既存システムと最も互換性の高いビジネスチャットをご提案したり、各ツールと連携さたりするなど、あらゆるご要望にお応えできます。
さらに、導入後の操作方法や設定マニュアルを作成することも可能ですので、運用サポートもお任せください。
