情シスが行っている業務の一部は、アウトソーシングを導入することで大幅な効率化を期待できます。

しかし、実際には「コストがかかる」「導入方法がわからない」というデメリットのせいで踏み込めない方もいらっしゃるのではないでしょうか。

今回は、情シスの業務を知るとともに、アウトソーシングをするメリットについて紹介していきます。

また、アウトソース先を選ぶ際のコツについても併せて解説します。

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情シスの主な業務

情シスは「情報システム部門」を指し、業務改善などの企画立案・戦略から社内システムの保守・運用・問題解決などが主な業務です。

まずは情シスの主な業務内容4点について見ていきましょう。

• システム設定
• システム運用
• セキュリティ対策
• ヘルプデスク

システム設定

新規導入したシステムやアプリを社内で使用できるように設定、構築を行います。

また、情シスがネットワークの開発やメンテナンスに携わることもあります。

社内でスムーズにITを運用できるよう、環境を整えるのが情シスの主な役割です。

システム運用

社内システムの改善やアップデートを行い、より使いやすくインフラを整えます。

「どうすれば使いやすくなるか」を考え、定期的に見直してシステムに反映するのも重要な仕事です。

そして、システム開発や企画にフィードバックし、快適な環境を保ちます。

セキュリティ対策

ネットウィルスやサイバー攻撃など、企業は常に脅威にさらされています。

その対策として、自社に適した対策ソフトウェアの開発や検討・導入を行い、情報漏洩やデータの紛失などのリスクを未然に防ぎます。

ヘルプデスク

システムに関する課題を解決するのも、情シスの仕事です。

主に社員からのシステムトラブル、運用方法について問い合わせを受けた際に、解決方法を提案し、快適に仕事ができる環境を整えます。

また、必要に応じてQ&Aやマニュアルを作成することもあります。

IT機器のトラブルが発生した際には、情シスに頼りきりになってしまいがちです。

そのため、情シスの負担が増えることによって、数々のリスクが発生しやすくなります。

次章では、情シスを取り巻く問題について見ていきましょう。

情シスの業務量は増大している

ITの導入が増え、複雑化するに従って情シスの業務量は増大しています。

近年では、数百人単位の会社にIT担当がひとりしかいないなど、人手不足も問題になってきました。

ひとりで責任を負うため、その負担割合はかなり大きいと言えます。

その中でも、特に大変と言われている業務はヘルプデスクです。

ヘルプデスクは担当者が疲弊し、退職を考えてしまうほどの業務です。

ここからは、ヘルプデスクの問題点について解説していきます。

ヘルプデスクの問題点

ヘルプデスクが問題視されている原因のひとつが、簡単な質問やトラブルにもすぐに対応しなければならない責任がある点です。

全員の社員がIT機器に詳しいわけではないため、問題が発生するとほとんどの問い合わせが情シスに来ます。

そのため、会社の規模や状況によっては、ヘルプデスクの対応だけで一日が終わってしまうことも考えられます。

また、クレームに近い問い合わせを立て続けに引き受けることで、担当者が疲弊しきってしまうこともあります。

ヘルプデスク業務は明確な業務内容が決められていないことが多く、作業量を可視化させることも難しいため、評価が受けづらいという点も問題と言えるでしょう。

その他の情シスを取り巻く課題

ヘルプデスク業務の負荷増大に限らず、情シスはさまざまな課題を抱えています。

貴社の情シスが以下のような課題の影響を受けてしまっていないか、チェックしてみましょう。

IT人材の不足

IPA（独立行政法人　情報処理推進機構）が発表した「IT人材白書2020」によると、IT人材の不足を感じている企業の割合は89％にものぼることがわかりました。

また、多くの企業が、IT人材の「数が不足している」という側面だけでなく、「質も不足している」と感じているという結果も出ています。

数と質の不足により情シス業務の遂行が難しくなれば、対応負荷の増大や品質の低下を引き起こします。

場合によっては、企業全体の業務に影響を及ぼすこともあるでしょう。

作業が属人化しており、他に分かる人がいない

IT担当者が病欠や長期休暇に入っている場合、トラブルに対応できる人は社内からいなくなります。

そのため、たちまち業務はストップし、流れや雰囲気が悪くなってしまうことがあります。

そうなってしまうと、業務品質を維持できないどころか、効率の低下に繋がりかねません。

情シス業務の一部をアウトソースするなど、常に誰かに聞ける体制を整えることが重要です。

手順が煩雑で標準化できていない

企業によっては各々の作業が標準化されていないケースも少なくありません。

「人によってやり方が違う」「教え方が違う」というのは、どのような業種でも少なからず存在します。

しかし、作業を標準化さることで、ミスを防いだり無駄なフローを改善できたりするきっかけになります。

また、誰でもできるようになるなど、メリットがたくさんあります。

人件費がかさむ

IT関連の業務を行うためには、ITに関する専門的な知識を持った人材が必要になります。

専門知識を持つ人材は、採用する際の人件費も高くなりがちで、人件費の増大は経営を圧迫する可能性があります。

かといって、人件費が増えるのを嫌がり必要な人員補強を行わないままでは、情シス部門が業務過多に陥るおそれもあります。

それによって、情シス人材の離職が起こってしまうと、結果的に人件費が高くつくことになります。

自分の職務範囲が曖昧になる

IT関係のトラブルは全て情シス業務にされてしまい、業務内容が曖昧になっている場合があります。

本来であれば、情シスはITを使った戦略や企画・業務改善に注力すべきポジションです。

しかし、情シスがヘルプデスクを兼任している場合は、いつの間にかPCやプリンターの不調などで対応が追われてしまいます。

このように、業務範囲が曖昧になることで負担が増加し、結果的に担当者の士気が下がってしまう可能性があります。

情シスのヘルプデスク業務をアウトソーシングするメリットとは？

情シスは、会社のITシステム全体の安定的な運用を担っています。

そのため、突然病気や怪我で長期間休むことになったり、退職となったりしてしまうと、業務に大きな影響を与えてしまします。

特に情シス担当者が少数の場合は、このようなリスクが高まります。

そこで有効な対策となるのが、情シスの業務をアウトソーシングすることです。

特に負担の大きいヘルプデスク業務をアウトソーシングすることで、企業のIT戦略や働き方改革など、業務改善につながる重要な仕事に携わる時間が増え、情シスの働き方を変えることにつながります。

では、情シスのアウトソーシングを利用することで得られるメリットについて、4つの具体例をみていきましょう。

コア業務への注力

社内の情シス担当者は本来力を向けるべき業務に集中できるようになります。

情シスとして採用された人材の中には、専門性の高い業務や会社の戦略に深く関わった業務に従事したいと思っている人もいるかと思います。

しかし、他部署からのPCやプリンタの不調に関する質問への対応のような、ちょっとした業務に掛かりきりとなると、雑用係のような気持ちになり、自分の能力をより活かせる職場への転職を考えてしまうケースもあります。

社内の情シス人材を失わない、また能力を十分に発揮してもらうという点においても、情シスのアウトソーシングは有効な手段です。

スキルや知識の属人化を防ぐ

中小企業の場合は情シス担当者が社内に1人しかいないというケースが多く、そのような状況で退職してしまったり、体調を崩して長期の休みを取ることになってしまうと、トラブルに陥ってしまいます。

一方、情シス業務をアウトソーシングしている場合は、仮にアウトソース先の企業の担当者が不在でも、他の社員が対応できるように運営されているため、基本的にはいつでも相談が可能です。

これにより、業務品質を常に安定させることができ、自社内がスムーズに業務を回せるだけでなく、顧客に迷惑を掛ける事態も防ぐことができます。

コスト削減と必要な人員補強を両立できる

情シス業務をアウトソーシングすることで、必要な時期に必要な能力を備えた人員を補充することができます。

情シスの業務は常に一定の業務量が続くわけではなく、入退社が多い時期にはPCのキッティング作業やアカウント管理作業が増えるなど、時期によって増減が激しくなります。

作業量に合わせて人員の増強が必要ですが、その一時期のために情シス担当者を雇用してしまうと、多忙な時期が終わった後に人を持てあますことになってしまい、人件費も膨らんでしまいます。

このようなノンコア業務に対しては、必要な人員をアウトソーシングで補充することで、業務が増えたときだけ外部リソースを活用して柔軟に対応することができます。

スタッフを自社で雇用する必要がなくなれば、採用・教育のコスト削減につながります。

その分、情シスのコア業務に優秀な人材をあててコストをかけるなど、限られた資源を有効活用できます。

働き方改革につながる

情シス担当者が1人しかいない会社や、業務量に対して担当者が少ない会社では、「自分が休暇を取ることで職場に迷惑をかけてしまう」という理由から、なかなか情シス担当者の有休取得が進みません。

しかし、2019年4月から有給休暇の取得が義務化され、有給を取得していない社員のいる企業は30万円以下の罰金に処せられます。

また、出勤日においても残業時間が長くなりやすく、働き方改革が推進されている昨今において、情シス担当者の働く環境の改善は大きな課題となっています。

そこで、情シスのアウトソーシングを活用することにより、社内担当者の負荷を軽減することができます。

情シス担当者の働き方が魅力的なものであればあるほど、その情シス担当者は辞めずに長く働いてくれる上に、さらに優秀な情シス担当者を採用したいとなったときにスキルの高い人材を採用しやすくなります。

情シス業務のアウトソーシングを成功させるには

実際にアウトソースする際には、どの業務をどこまで任せるか明確にしておくことが大切です。

また、業務が標準化されておらず、作業フローの分岐があまりにも多い場合は、うまく効率化できずにかえって生産性が低下してしまう恐れもあります。

その他にも、情シス業務のアウトソーシングを成功させるためにはいくつかポイントがあります。

アウトソース先をパートナーとして考える

アウトソーシングを成功させるためには、アウトソース先を「下請け」「外注」と考えず、パートナーとして考えましょう。

システム運用や保守・管理を行うアウトソース先企業は、いわばITのプロ集団です。

せっかく予算をかけて依頼したのですから、専門家が味方についたと考えましょう。

単に依頼した業務をこなしてくれれば良いと考えるのではなく、ともに業務の品質を高め、より良い成果を生み出すことを目標にしましょう。

また、アウトソース先に依頼を行う際は、今後の戦略や将来の目標についても伝えておくと良いでしょう。

プロのノウハウをもとに、よりよい情シスの形を提案してもらえます。

アウトソース先はしっかりと吟味する

アウトソース先は安易に金額だけを見て判断しないようにしましょう。

アウトソース先の企業によって専門分野は異なりますので、どんな業務に強くて、どこまで対応してくれるのかをしっかり確認しておくことが重要です。

また、表面上の金額だけではなく、どのような条件で追加料金が発生するのか、トラブルが発生したときはどう対処してくれるのかを明確にしておくことも大切です。

アウトソース先の企業には、自社システムの管理を委ねることとなります。

十分な検討を行わないまま、アウトソース先を決めるのは避けましょう。

各社にしっかりと見積もりを出してもらい、疑問点をクリアにしたうえで選ぶことをおすすめします。

アウトソーサーに任せっきりにしない

どんなに能力が優れたアウトソーサーでも、課題や目標が不明確だと、最適な改善策を提案できなくなります。

そのため、アウトソーサーに全て任せっきりにしてしまうと、予定通りにならないことがあります。

その結果、軌道修正によって追加料金が発生することも考えられますので、受動的にならず、積極的に要望を提案していくことが成功のポイントです。

予算額を明確にしておく

アウトソーシングの予算額は事前にしっかり決めておきましょう。

契約時の金額だけを見るのではなく、作業内容の内訳やオプション料金についてもしっかりと把握したうえで、予算内に収まるかを考える必要があります。

IT業務はトラブルがつきものですので、うまくいかなかった場合のケースを想定しておくことで、予算オーバーを防ぐことができます。

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