政府による働き方改革の呼びかけにより、時間外労働の上限規制と有給休暇の取得が義務付けられました。
しかし、ただ時間外労働を減らして、従業員に有給休暇を取得させるだけでは、企業の業績悪化や従業員の負担増加に繋がります。
業績アップを目指しつつ、従業員のワークライフバランスを実現していくためには、情報システム部門の存在がカギとなります。
この記事では、働き方改革を推進するうえで情シス部門が行うべきことなどを解説していきます。
働き方改革の目的
- 一人ひとりの生産性向上が急務
- 情シス部門によるIT改革が重要になる
働き方改革の目的は、育児や介護と仕事の両立など個々の事情や希望を考慮し、さまざまなワークスタイルが選択できる社会を実現することです。
従業員の負担を減らし、働き方のニーズに応えながら業績を上げるためには、一人ひとりの生産性を向上させる必要があります。
そのために重要なのが、情シス部門によるIT改革です。
一人ひとりの生産性向上が急務
従業員一人ひとりの生産性を向上させることは、働き方改革を進める大きな一歩です。
そのためには、それぞれの従業員に委ねるのではなく、まずは会社側が職場環境や業務フローを整えることが、生産性向上の近道となります。
作業を項目化し、行う理由や意味を挙げ、無駄なものは簡略化させましょう。
本当に必要な作業を洗い出せるので、工数の短縮になります。
また、ツールの導入や外注の活用など、必要なものを取り入れて環境を整えましょう。
例えば、顧客対応の効率化にはカスタマーサポートツールが便利で、顧客情報や問い合わせ内容、回答を一元管理でき、社内への情報共有が簡単になります。
新入社員の入社時に必要なPCのキッティングやアカウント準備など、ルーチン化している簡単な作業は外注に任せるとコア業務を圧迫せずに済むでしょう。
情シス部門によるIT改革が重要になる
働き方改革を推進するうえで欠かせないのが、ITツールの活用です。
適切なITツールを導入すれば、作業を自動化することができ、大幅な工数削減や人為的ミスの減少が狙えます。
そういった環境を整えるためには、ITを担う情シス部門による大幅なIT改革が必要になります。
また、セキュリティ対策も万全を期さなければなりません。
最新の状態ではない端末を探知する機能や、操作ログを収集できる機能があるセキュリティソフトを導入すると、ウィルス対策や情報漏えい防止になります。
万が一情報漏えいが起こった際、ログから調査が可能なので、原因を特定して虚弱部分を強化することもできます。
働き方改革で情シスが担う役割
- 勤怠システムの改革
- コミュニケーションツールの改革
- 業務全体の効率化
- テレワーク・在宅勤務のためのシステム整備
- セキュリティ面の見直し
- 経営層との連携
働き方改革において、情シスが担う重要な役割は主に上記の6つです。
従業員の負担が大きくないか、労働基準法に違反していないかなど、勤務状況を一目で把握できる機能を持った勤怠システムの導入を検討しましょう。
また、やり取りの履歴が残りにくい電話や、受信するまでに時間がかかるメールでは限界があるため、ChatwarkやTrelloなどのチャットツールをコミュニケーションツールとして取り入れると、リアルタイムで情報共有やメンバーの反応を確認できます。
情報が行き渡る時間を短縮できて履歴も残せる他、やり取りもメールより簡潔になります。
このように、削減できる工数を洗い出し、業務全体の効率化を図ることが重要です。
テレワークに対応したシステム整備を行うことは、感染症の流行や災害発生時の際でも、業務を滞りなく遂行できる足掛かりとなります。
また、テレワークを実施するとなると、セキュリティ面も見直す必要があります。
外部での作業は情報漏えいのリスクがありますので、VPN経由で自宅から社内サーバへアクセスできるようにしたり、デバイス毎にアクセス権を変更したりするなどの対策が必要になります。
また、現場のIT環境を整えるだけでなく、経営層と密に連携し、常に現場の状況が把握できる状態を作ることも大切です。
テレワークの大きなデメリットは経営層が現場の状況を把握しにくいという点ですので、テレワーク中の就業時間取得システムを導入し、稼働状況を管理できるようにすると経営層と連携しやすくなるでしょう。
勤怠システムの改革
従来の勤怠システムが、有給の残数や残業時間が把握しにくいものであれば、勤怠システムの改革が必要です。
勤務時間や時間外勤務はもちろんのこと、有給の状況などを一元管理できる勤怠システムが良いでしょう。
また、有給を取得したくても申請書の作成や許可をもらうためのやり取りに手間を覚える従業員は少なくありません。
従業員がスムーズに有給休暇を取得できるように、休暇の申請、承認がシステム上で完結できるものが望ましいでしょう。
従業員の勤務状況を即座に集計析する機能があれば、労働基準法の遵守や従業員の負担軽減、ケアの必要性なども検討しやすくなります。
コミュニケーションツールの改革
生産性向上のためには、コミュニケーションツールの見直しが必要不可欠です。
そのために便利なのが、チャットができるコミュニケーションツールの導入です。
ただし、チャット上での重要な指示を見逃したり忘れたりしなうように、自分のタスクとして管理できる機能も必要です。
また、会議の資料や業務で必要なファイルなどを共有、管理できると、スムーズに業務を進めることができます。
ビデオや音声通話機能がついているチャットツールだと、文字だけでのコミュニケーションに限界を感じたとき、直接会話をすることでコミュニケーションのストレスを解消できます。
そして、どこにいてもミーティングができるWeb会議ツールも、テレワークには欠かせません。
円滑に会議を進めるためには、鮮明な画質や音質、安定した接続環境、万全なセキュリティ対策はもちろんのこと、導入・利用のサポートが受けられるか、社員が使いやすいかがポイントになります。
URLを発行するだけで面倒な登録作業がない Whereby、オンラインのサポートが無償で受けられるCisco Webex Meetingsなどが一般的に使われています。
業務全体の効率化
業務全体の効率化には、ノンコア業務をアウトソース化するのが効果的です。
事務作業やシステム管理などのノンコア業務は他社でもできる作業ですので、外部に委託するとその分自社が行うべきコア業務に注力できます。
例えば、従業員の経費精算、伝票記入、帳簿入力など機械的作業の多い経理を外注し、経理部門にかかるコストや工数を大幅に削減できます。
また、システム運用や保守をアウトソース化してITのプロに一任することで、IT業務の品質が向上し、従業員全体の業務を円滑させることも可能です。
アウトソース化すると自社にノウハウが蓄積されない、アウトソース化した業務がどう行われているのか把握しにくいといったデメリットがありますが、アウトソーシング会社にはノウハウの提供や日々の業務報告などを行っているところもありますので、アウトソース化しても業務標準化を目指すことができるでしょう。
テレワーク・在宅勤務のためのシステム整備
出勤という形に捉われずにどこでも業務できる環境を整えれば、災害や感染症の流行などで職場に行けなくても作業を進めることができます。
そのために、テレワークや在宅勤務のためのシステム整備をしなければなりません。
職場にいなくても同様の環境で作業をするためには、PC端末の用意、社外から社内システムにアクセスできる環境、クライアントや社内の人間とすぐに連絡が取れるようにスマートフォンの内線化などで環境を整える必要があります。
セキュリティ面の見直し
テレワークは従業員の働き方のニーズに応えられる画期的な業務形態ですが、社外での作業はセキュリティ面が大きなデメリットになります。
強固なセキュリティのなかで作業ができていた社内とは異なるため、情報漏えいのリスクが高まるでしょう。
そのため、セキュリティ面の見直しをしなければなりません。
セキュリティを十分に確保する方法として一般的なのは、仮想線とも呼ばれるVPN（リモートアクセスVPN）の構築などが必要になります。
指定した端末が外出先からVPNに接続することで、会社のサーバにアクセスできるようになります。
この場合、会社側はVPN接続方式に対応したルーターを用意する必要があります。
経営層との連携
働き方改革は、情シスがツールの導入やIT化を進めて現場を変革するだけでは不十分であり、経営層との連携が不可欠です。
これまでの文化とは異なる新しい仕組みでの業務となるため、経営層と協力しながら全従業員の意識レベルを改革し、一新した方法を浸透させなければなりません。
経営層とミーティングを重ね、働き方改革がいかに企業の成長に繋がるかを示し、経営層が強いリーダーシップをもって働き方改革を引っ張っていく方向に持っていきましょう。
働き方改革推進における課題とは？
- ノウハウがない
- 通常業務で手が回らない
- 推進できる人材がいない
働き方改革推進は、新たな時代で企業が生き残っていくためのひとつの対策ともいえます。
しかし、新しいことを取り入れて通常運転まで持っていくには、さまざまな課題がつきものです。
働き方改革を進めるうえでよく挙がる大きな問題点は、働き方改革で重要な役割を担う情シス部門が「ノウハウを持っていない」「通常業務で手がまわらない」「推進できる人材がいない」の3つです。
これらについて詳しく解説していきます。
ノウハウがない
働き方改革を行う気持ちはあっても、何をどうすればいいかわからなければ改革はできません。
やるべきことは漠然と浮かぶ一方で「何から手をつけていいかわからず結局進まない」といった企業もあります。
ノウハウがないことは大きな問題であり、どこから手を付ければいいかわからない企業はこの問題を解決するのに時間がかかるでしょう。
知識やスキルがないまま中途半端に取り掛かってしまうと、セキュリティ面で穴がある、作業工数が従来より増えてしまうなどの結果になることもあります。
通常業務で手が回らない
働き方改革には人手も時間も必要ですが、改革ばかりに気を取られて通常業務を疎かにするわけにはいきません。
しかし、通常業務を進行しなから働き方改革も推進させなければならないとなると、情シスの負担が増加します。
通常業務が忙しくて、働き方改革まで人材や工数を割くことができないとなれば、改革に手を出すことすらできません。
推進できる人材がいない
働き方改革は全社的に大きな変更を伴い、さらには定着させなければなりません。
豊富な知識や経験、スキルを持ち、なおかつ強いリーダーシップを持っている人材が情シス部門に必要となります。
情シス部門に大掛かりな変革推し進めて常態化させられる人材がいなければ、働き方改革を成功に導くことはできないでしょう。
働き方改革のために情シスをサポートする「アウトソーシング」とは？
- IT業務のアウトソーシングのメリット
- ITコンサルティングによる提案
働き方改革を推進するうえで課題となりやすい「ノウハウがない」「時間がない」「人材がいない」ことについて前述しました。
それらの課題を簡単に解決し、働き方改革をやりやすくする方法として、アウトソーシングがあります。
働き方改革で必要なことを外部に委託すれば、専門知識や豊富な経験を持ったプロが企業の情シス部門を全面的にサポートしてくれます。
ここからは、実際にITアウトソーシングを利用することでどんなメリットが得られるのか、
ITコンサルティングではどんな支援を受けられるのかをご紹介します。
IT業務のアウトソーシングのメリット
IT業務を外部委託すると、ITのプロがシステム運用や保守サポートを担ってくれます。
そのため、IT業務の効率化による工数削減や、生産性の低い作業をIT化させることなどが期待できます。
情シス部門の負担を増やすことなく働き方改革における重要事項である「従業員一人ひとりの生産性」を向上させることができるでしょう。
また、企業の情シス部門にノウハウを提供してくれるアウトソース先もありますので、情シス部門のスキルアップに繋がり企業にノウハウを蓄積することも可能です。
ITコンサルティングによる提案
ITアウトソーシングを行っている会社には、ITコンサルティングを提供しているところもあります。
働き方改革を成功させるために、何が必要なのかを専門家の目線でしっかりリサーチしたうえで、サポートしてくれます。
ゼロから手探りで働き方改革を行うとなると負荷が大きいですが、ノウハウを提供してもらえれば働き方改革を実現する近道となるでしょう。
まとめ
働き方改革の目的は多様な働き方を可能とし、従業員のワークライフバランスを実現させることです。
従業員一人ひとりの生産性を向上させる必要がありますが、ITツールの導入や作業のIT化などが有効となるため、情シスが重要な役割を担うことになります。
改革を推し進める余裕がない、ノウハウがないなどの課題がありますが、IT業務をアウトソーシングすることで、ほとんどの問題を解決できます。
こだまシステムはITアウトソーシングで数々の実績を残しており、ITコンサルティングからヘルプデスク、システム保守までクライアントのニーズと予算に合わせたサービスを提供しております。
トラブルが起こった際の対処や解決方法の共有など、手厚いサポートを得意としています。
新しいシステムをどんどん導入するのではなく、最小限のコストで本当に必要なシステムのみをご紹介し、費用対効果の高いご提案をお約束いたします。
