インシデント管理を一部の社員だけで行っており、組織全体で把握できない状況になっていませんか？
一口にインシデント管理といっても、情報漏洩などのセキュリティ問題だけではなく、システム障害なども含まれます。
そのため、PCの故障やシステムの不具合で業務が滞ってしまったなどの場合も、インシデントとして扱うのが基本です。
そのため、インシデント管理は思いのほか多くの情報を登録する必要があり、管理に悩んでいる方も多いかと思います。
または、エクセルを使用してインシデント管理をしているのであれば、データの共有方法に困っていませんか？
そこで今回は、インシデント管理をクラウド化するメリットやポイントをご紹介していきます。
インシデント管理における課題
インシデント管理でエクセルを使用している会社はまだまだ多いかと思います。
確かにエクセルでの管理は便利ですが、一部の社員だけに共有されていて対応状況を把握できないなどの問題が起こりがちです。
そのため、これまで起きたインシデントの解決方法が共有できず、同じ障害が発生した時に対応が遅れることがあります。
さらに、対応プロセスが統一されないなどの課題もあり、急ぎの対応が上手くいかずに業務が滞ってしまうことも考えられます。
インシデント管理をクラウドへ移行させるメリット
インシデント管理をクラウドへ移行させることで、容易に全社員へ共有できます。
例えば、エクセルを使用していると複数人での利用に制限があるなどのデメリットがあり、効率的では有りません。
リアルタイムで更新できず、共有設定を行ったとしても上書き保存をしなければ反映されないなどタイムラグが発生する点もマイナスです。
そこで、クラウドシステムを使いインシデント管理をすると、これらのデメリットを解決できます。
リアルタイムで情報更新が確認でき、複数人での同時閲覧でも重くならないなど、多くのメリットがあります。
また、データの上書きや削除をされた場合でも、変更履歴が確認できれば、簡単に復元できるのも魅力でしょう。
インシデント管理をエクセルで行うリスク
インシデント管理をエクセルで行ってしまうと、データが消えたり、ファイルそのものが破損するリスクがあり大変危険です。
例えば、全社員共有のフォルダへインシデント管理を行っているエクセルを格納し、誰でも見れるように保存していたとします。
閲覧していた社員が不用意にセルをいじってしまうと、データの上書きや削除をしてしまう可能性があります。
さらに、誤ってファイル自体を削除してしまった場合は、バックアップを呼び起こさなければ復元できなくなります。
悪意のあるなしにかかわらず、重要な情報の管理は操作できないように権限をつけておくほうが安心できます。
このように、エクセルでの管理は一見すると便利ですが、しっかりとしたリスク管理を行う場合は設定や管理が非常に手間になり、限界があるためあまりおすすめできません。
データが上書きされる
エクセルの入力できる範囲を制限していない場合、データの上書きがされてしまい正しい登録情報が分からなくなり危険です。
例えば、社員がバックアップを取らずに情報を書き換えてしまった場合、後から間違いに気づき元の内容に修復できないなどがあげられます。
さらに、リアルタイムで操作していることが見れず、複数人が同一項目にデータを書き込んでしまうなどの誤操作も起こりがちです。
そのため、データの上書きをされたとしても、変更履歴が追えるように設定するなどの対応をしておきましょう。
データが消える
バックアップを定期的に取っておかないと、エクセルのファイル自体の破損が起こった場合に重要なデータを失ってしまいます。
いつどのタイミングでデータが消えるか分からないため、インシデント管理として使用するにはとても危険です。
更新する前には必ずバックアップを取るなど、インシデント管理を行う全社員に周知し、対応を統一しなくてはいけません。
そのため、管理体制をしっかり行わないとデータが消えるリスクがありますので、エクセル以外での管理のほうが安心です。
バックアップの手間が掛かる
エクセルは「ファイル自体を手動でバックアップ」「自動保存機能を使う」など、さまざまな方法でバックアップできます。
前者の場合、インシデント管理を行う全社員に周知を行い、決められたタイミングでバックアップを取らなくてはいけません。
自動保存機能を使うのであれば、最初に設定しておくだけでバックアップを取ってくれます。
しかし、自動保存機能はどのタイミングで保存されるのか明確ではないため、必要なデータが残っていないこともあり、注意が必要です。
また、エクセルには1つ前の保存データに戻すことのできる、自動バックアップ機能があります。
この場合、後からデータの変更に気づいた場合、元に戻せなくなっている可能性があり効率的ではありません。
エクセルでのインシデント管理は、バックアップを取るのにも多くの手間がかかります。
スプレッドシートでインシデント管理を効率化
インシデント管理を行うのに、一番身近で便利なのはGoogleスプレッドシートシートです。
スプレッドシートを使用することで、突然ファイルが破損するなどの危険性を回避することができます。
さらに、自動保存機能や変更履歴など、最初から搭載されているので専門的な知識が無くても導入しやすいのが魅力です。
また、登録しているアドレスでのみ閲覧できるような設定もでき、セキュリティ管理のしやすさもあります。
リアルタイムでの変更を確認できるので、エクセルを使用するより効率的に業務を進めることが可能です。
スプレッドシートで管理するメリット
スプレッドシートを使用すると、複数人での操作でもサクサクと効率的に編集することができます。
また、現在の閲覧している人が表示されるので、いつ誰がどのタイミングで操作しているか分かりやすいのも魅力です。
変更履歴も自動で保存され、元に戻したい状態に即座に戻すことができます。
さらに、入力するとすぐに自動保存されるため、データを失う可能性が少なく、リスクの少なさが特徴です。
閲覧できるアドレスを登録しておけば、そのアドレス以外からのアクセスはできないので、セキュリティ対策としても有効でしょう。
インシデント管理のテンプレート項目
インシデント管理を行う際に、実際にどのような内容を管理しておくべきかご紹介していきます。
| 発生日時 | 発生した日付となるべく正確な時間を記入します。 |
|---|---|
| 発見者 | 後から事象発生の状況を振り返れるように発見者を記入します。 |
| 対象機器、対象製品 | 事象が発生した機器や製品を明確にさせます。 |
| 発生事象 | 発生した事象をできるだけ細かく記入します。 |
| 業務影響 | 業務の停止状況や回避策について記入します。 |
| 対応者 | トラブル対応に携わった担当者の名前を記入します。 |
| 対処日時、対処内容、復旧日時 | 対処した日時と対処した内容、復旧した日時を記入します。 |
| 原因、発生機序 | 事象が発生した原因や因果関係を追求し、できるだけ細かく分析した内容を記入します。 |
| 再発防止策 | 根本的な問題を解決するための再発防止策を記入します。 |
| 横展開（原因の横展開と、再発防止策の横展開） | 発生した原因と解決策の横展開をさせるために行った施策を記入します。 |
| 完了日 | 最終完了日を記入します。 |
アウトソースでインシデント管理の課題を解決
インシデント管理を行うためには、適切な管理体制とシステムが必要不可欠です。
エクセルにしてもスプレッドシートにしても、人員による作業を行わなくてはいけません。
セキュリティ管理・バックアップ設定・入力や閲覧に関するルールの統一などが必要になることも多くあります。
人手不足や管理できる知識を持った社員がいない場合には、アウトソースを利用してはいかがでしょうか。
アウトソースを利用することで、クラウドへの以降からインシデント管理の運用まで任せることができます。
さらに、システムのバックアップ設定なども任せることができます。
まとめ
インシデント管理は、クラウドシステムを使ったほうがデータの変更履歴やバックアップの取りやすさがあります。
ファイル破損の危険性も少なく、操作がしやすいのもメリットでしょう。
しかし、インシデント管理を行う上で必要なルール設定やシステムのバックアップ管理などに時間が避けない場合などあるかと思います。
そこで、こだまシステムではITコンサルティングとして、インシデント管理に最適なシステムの選定を代行しています。
政府系金融機関システムの運用で培ってきたノウハウを活かし、どのような内容で管理すればいいかなどのご提案から対応可能です。
さらに、サーバーやPC周りの環境にも強く、トラブル対応なども請け負っています。
もし、インシデント管理に悩んでいるのであれば、ぜひこだまシステムにご相談ください。
