BIツールは、組織内の問題を容易に可視化することができ、近年では経営戦略を策定する上で注目されています。
特別な知識を必要としないものもあり、ITの知識が少ない社員でも使いやすいため、導入を検討している会社も多いのではないでしょうか。
特に、経営戦略をメインとして行っている情シス担当者は、BIツールを使って効率的に問題解決をしたいと考えているかと思います。
しかし、BIツールは便利ではありますが、使いこなせないとコストがかかってしまう結果になる可能性がありますので、注意が必要です。
そこで今回は、BIツール導入時の失敗しやすいポイントなどをご紹介していきます。
BIツールとは？
BIツールは、膨大な情報の蓄積や分析に特化した経営をサポートするツールです。
基本的な機能として、データ分析・分析結果のファイル出力機能などがあり、視覚的に分析結果が分かりやすいよう作られています。
近年では、問題を深堀するためや経営層向けの予算計画に特化したものなど、豊富な種類のBIツールが販売され始めました。
また、専門的な知識がなくても分析できるセルフBIツールなども用意されていて、運用のしやすさが特徴です。
ここからは、BIツールの基本的な機能を詳しくご紹介いたします。
膨大な情報の蓄積・分析を可能にする
BIツールは、データベースに蓄積された情報をもとに、最適な分析結果を提供してくれるため、組織内の問題を発見するのに役に立ちます。
操作性は、ダッシュボード機能など使いやすく視覚化されている製品が多く、比較的誰でも扱いやすいのが魅力です。
さらに、PowerPoint・CSV・Excel・Wordなど、主要なファイルへ出力することもでき、組織内で共有もできます。
また、モバイルに対応したBIツールもあり、リアルタイムで情報を確認できるのがポイントです。
BIツールを利用するメリット
BIツールを導入すると、組織内のデータベースを集計し、現在の状況を分析することが可能です。
そのため、経営層や情シス部門は特にBIツールを使うことで、より的確に問題を発見できるようになります。
さらに、データをリアルタイムで可視化でき、問題の解決に向けて即座に行動できるのは強みと言えるでしょう。
多岐にわたる業務を行っている情シスなら、BIツールを導入することで分析にかかる時間も短縮できます。
データをリアルタイムに可視化
BIツールは、データベースからデータを取得して、リアルタイムで分析をしてくれます。
そのため、日常的に大量のデータが更新されていても、確認したいタイミングで現在の状況を把握できます。
例えば、在庫管理・売上・経費などをまとめてBIツールに連携させておくことで、毎日決まった時間にデータを出力できます。
その後、社員全員に現在の状況を報告し、業務方針をミーティングで伝えることが可能です。
問題発見を容易にする
BIツールは、膨大な量のデータを早期に分析することができ、問題の発見がしやすいのが特徴です。
目視では発見しにくい細かい部分まで、正確に分析してくれるので早い段階で問題を解決できます。
人手不足が深刻な問題となっている企業も多く、データの分析に時間を割くのは困難です。
このような場合にBIツールを導入することで、人手が少なくても効率的に経営戦略を行うことができるのは魅力でしょう。
分析にかかる時間が減り生産性向上
BIツールは、組織内のデータベースと連携することで、分析にかかる時間を大幅に短縮できます。
そのため、Excelなどのデータ集計・分析と違い、手動で計算式の入力などをしなくても分析できるのが特徴です。
また、BIツールにはリアルタイムにデータの分析処理を行う、OLAP処理が搭載されています。
さらに、統計学・人工知能などのデータマイニングも組み込まれているので、より正確に短時間で分析を行うことが可能です。
豊富な分析方法を用いて組織内の分析を行うため、情シス部門として本当に必要な情報を取得できます。
BIツール導入時のよくある失敗とは？
BIツール導入時のよくある失敗には、使いこなせない・メンテナンスの対応に追われてしまうなどがあげられます。
使いこなせない理由としては、組織に合っていない製品を導入してしまうことにより起こる失敗です。
また、自由にカスタマイズできるBIツールだと、できることが多い分、メンテナンスの負担が大きくなります。
そのため、導入前には必ずトライアルで試してみるなど、試験導入をしてから見極めることが大切です。
実際に導入してみることで、操作の難しさや利便性を把握できるようになります。
なぜBIツールを導入するのか、事前に明確な目的を持ったうえで、本当にそのBIツールが最適なのかどうかを判断するようにしましょう。
BIツールの導入で失敗しないために
Googleなどのさまざまな企業が各分析内容に特化したBIツールをリリースしています。
そのため、分析したい内容に合った製品を検討し、トライアルから導入し、他のものとも比較しながら慎重に選ぶと良いでしょう。
まず、なぜBIツールの導入が必要なのか、分析したデータをどのように活用するのかを明確にしましょう。
次に、導入の決定が決まったら分析するデータがBIツールと連携できるような仕組みになっているかを確認します。
その後、データの集計方法などのルールを決めてから運用していきましょう。
ここからは、BIツールの導入で失敗しない方法をさらに細かくご紹介していきます。
導入の目的、活用意図を明確にする
BIツールは、導入するだけで組織内のデータを分析・解析できるため、とても効率的です。
しかし、便利そうだからとなんとなくで導入してしまうと、うまく活用することは難しいでしょう。
人事管理や売上管理など、分析するデータによって、問題点の現れ方が変わってきます。
例えば、データを分析して売り上げアップにつなげるのか、コストダウンを図るのかで活用意図は大きく変わってきます。
そのため、情シス担当者は導入前に目的・活用意図を明確にして、必要な機能が搭載されているBIツールかを見極めることが重要です。
利用するデータや更新方法の確認
導入目的を明確にした後は、利用するデータや更新方法をしっかりと確認しましょう。
分析に必要なデータが揃っているか、更新内容がBIツールにしっかりと連携されているかをチェックします。
ツールによっては、集計データの登録方法が変わる可能性があるので、現在のデータベースの形式で問題ないかの確認が必要です。
また、情シス部門は解析結果をもとに、問題解決に向けて対応する事が重要になりますので、データ登録自体は各部署に依頼をしましょう。
そして対象の部署には、登録データにミスがないかダブルチェックするように発信しておくと安心です。
ルールを整備して利用してもらう
導入前のデータ整備や導入後のメンテナンスには、専門的な知識も必要となりますので、運用に手間がかかる場合もあります。
そのため、データ登録・分析方法・解析結果の確認方法などはしっかりとルールを設定し、運用していくことが重要です。
また、情シス部門だけではなく、売上や会計などさまざまなデータを持っている各部署のルール整備も行いましょう。
これは、BIツールは登録情報をもとに、データ収集を行うので登録内容が間違えていると正確な分析ができないからです。
事前にデータ整備やルールを明確にしておくことで、よりスムーズに活用できるようになります。
まとめ
BIツールは、組織内の問題を細かく解析することができ、目視では見つけられないような問題まで明確にできます。
しかし、便利そうだからと目的を明確にせずに導入してしまうとかえって大きな負担がかかってしまい効率的ではありません。
情シス部門として、組織の分析にBIツールが本当に必要なのか、どのような分析に活用したいのかを明確にしておきましょう。
こだまシステムでは、ITコンサルティングとしてBIツールの導入から製品選定までご相談を承っています。
ご要望に合わせて、BIツール導入後の運用代行も対応できますので、お気軽にお問い合わせください。
