業務で使っている資料のペーパーレス化を行うと、紙面のコスト削減やテレワーク環境の構築に役立ちます。

ただ、ペーパーレス化を進めるためにシステムの導入を行うので、コストがかかってしまうといったデメリットも存在します。

働き方改革の一環とされているペーパーレス化ですが、一体どういうメリットがあるのか疑問に思っている方も多いのではないでしょうか。

もしくは、 会社の方針で急にペーパーレス化を進めることになった、といったお悩みを抱えている方も多いかと思います。

本記事では、業務をペーパーレスにするメリットとデメリットについて詳しく解説し、実例のご紹介をさせていただいております。

こだまシステムでは、業務のペーパーレス化のお手伝いをさせていただきますので、お悩みの際はぜひお問い合わせください。

ペーパーレス化とは？

ペーパーレス化は、請求書や納品書、 または業務に必要な紙面を、PDFやオンラインツールなどに電子化させることいいます。

 例えば、PDF・Wordなどパソコンで確認できるシステムを利用して、紙に印刷を行わないようにするのが一般的です。

また、ペーパーレス化が始まったのは、働き方改革として国から義務付けされたことが大きく、多くの会社が導入をはじめました。 

そのため、押印が必要な書類にしても電子印を活用し、できるだけ業務に関わる書類を紙に印刷しないように義務付けられています。 

業務をペーパーレスにするメリット 

業務をペーパーレス化するメリットには、紙面のコスト削減やテレワーク環境に対応ができるといったものがあります。

印刷を行うには、 紙の費用だけでなくインク代や複合機の本体代、メンテナンス費用などさまざまなコストがかかります。

そのため、資料の電子化を進めるためにペーパーレス化を行うと、紙面に関するコスト削減につながるのが魅力です。

さらに、テレワーク環境での業務を推奨されているので、資料が電子化されると、 情報共有が容易になります。

ペーパーレス化を行うことで得られる効果は豊富なので、具体的な内容をご紹介していきます。

紙面のコスト削減

平均的な価格ではありますが、複合機を使った印刷でかかる費用について表にてご紹介します。

カラー印刷の場合、1枚あたり10～30円の費用がかかり、モノクロの場合、一枚あたり1～8円の費用がかかります。

月に10,000枚の印刷をするのであれば、印刷費用は1万～30万円もかかってしまいます。

紙面を使用した費用は、インク代にも用紙代やメンテナンス費用・電気代など、さまざまなコストがかかるのを忘れてはいけません。

ざっと計算しただけでも最大30万円もコストがかかるので、ペーパーレス化をすることで大幅なコスト削減を実現できます。

テレワーク環境に対応可能

テレワーク環境では、紙面でのやり取りは非効率なため、各書類のペーパーレス化を進めていくことは効率化にとって重要です。

例えば、押印やサインが必要な書類は、クラウドサインや電子印を用いることで、わざわざ会社に行かなくても書類のやり取りができます。

テレワーク環境はいかに書類のやり取りをスムーズに行うかが重要のため、会議資料にしてもペーパーレス化のメリットは大きいです。

クラウド上に資料をアップロードしておけば、誰でも自由なタイミングでチェックできるので、テレワーク環境にはペーパーレスは必須でしょう。 

ペーパーレス化の注意すべきデメリット

ペーパーレス化をすることで、「導入コストがかかる」「システム不具合の影響がある」といったデメリットがあります。

紙面の費用は抑えられるものの、電子書類を確認するための電子機器が必要になるため、導入コストがかかります。

さらに、システムに不具合が起きてしまうと「電子書類の確認ができない」、などの影響を受けてしまうのも気掛かりです。

メリットは大きいものの、注意すべきデリメリットもあるため、ここからは詳しくご紹介していきます。

システム化の導入コストがかかる

ペーパーレス化だと、書類の持ち運びができなくなるため、外部で打ち合わせをする際には、持ち運びのできる電子機器が必要です。

 書類自体はPDFといった無料ツールで電子化できますが、確認するための電子機器が必要のため導入コストがかかります。

データの持ち出しはセキュリティ的にも非常に注意する必要があるので、 ただ電子機器を用意するだけではいけません。

そのため、セキュリティや、データ持ち出しの際のルールの見直しなど、インシデントを起こさないための対策もしっかりと行いましょう。

システム不具合の影響を受ける

電子書類のため、ネット環境がない場所やシステムの不具合が起きてしまうと、書類が確認できません。

さらに、データがすべてクラウド上にあると、サーバーの不具合が起きてしまった際に全社員の業務が止まってしまう可能性も出てきます。

最悪の場合、データが消えてしまう可能性があるので、データとシステムの管理は入念に行わなくてはいけません。 

そのため、定期的なサーバー・システムのメンテナンスを行い、システム不具合が起きないような環境を構築することが重要です。

情シス必見！ペーパーレスの進め方とは？

ペーパーレス化を進めるためには、紙面を使って業務を行っていたものを、どういったフローで電子管理していくかが重要です。

これまで、契約書を作成する際に上層部のチェックと承認を受け、その後、締結ができたら書類を管理していたとします。

この流れを、全てクラウド上で完了させるため、一元管理できるようなフローを作っておくと非常にスムーズに書類のやり取りができます。

例えば、契約書の作成から承認、契約書の管理を一箇所で管理できるようなシステムを構築できると、無駄のない管理が可能です。

 せっかくペーパーレス化をするので、手数を増やして承認するのではなく、できるだけ一元管理できるようなシステムを構築しましょう。

ペーパーレス化がうまくいかない場合の原因

ペーパーレス化がうまくいかない時は、操作が複雑なシステムを使っていないか、自社に合っているかをチェックしてみてください。

もしくは、どういったフローで書類を作成し、承認・保管をするかが決まっていないことが原因の場合もあります。

使い勝手の良いシステムでペーパーレス化しないと、思ったように動かせず、業務が滞ってしまうかもしれません。

ここからは、実際にペーパーレス化を行った際の事例をご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。

社内資料のペーパーレス化事例

社内資料として契約書をペーパーレス化させるなら、自社のクラウドサインを使うのがおすすめです。

15万社以上の会社から導入されているので、契約書として他社に提出したとしても、了承してもらいやすさがあります。

弁護士の監修の元作られており、電子署名法という国内の法律に準拠している点でも信頼して利用できるのが魅力です。

また、社内用として印刷していた紙類は、ワークフローシステムを導入すると、スムーズに業務を進められます。

例えば、書類の申請から承認・決済・管理までを全て電子書類・電子承認にすることで、無駄な手間を省くことができます。

承認者の元へわざわざ持っていく必要もなく、紙の保管場所も取らないので、メール一つで完了できるのは大きなメリットです。

社外資料のペーパーレス化事例

社外資料をペーパーレス化するのであれば、打ち合わせの資料は、GoogleDocといったオンラインツールに切り替えると便利です。

ネット環境さえあれば、その場でデータを書き換えられるだけでなく、うっかり持ってき忘れたなんてことも起こりません。

また、他社から届いた紙の資料は、スキャンしたあとにデータ化し、社員へ周知することで、所有者が明確になるのもメリットです。

回覧している際に、現在誰が持っているのかわからないといった問題が起こる恐れが無いので、データ管理として最適といえます。

ペーパーレス化をすることで、リアルタイムでの資料管理が用意になるため、作業効率化としても大きく貢献してくれます。

まとめ

これまで紙面を使っていた業務をペーパーレス化することで、コスト削減やテレワーク環境に対応できるのがメリットです。

 紙面で管理していた資料が電子資料に変わるだけで、どこにどの資料が置いてあるか管理しやすくなります。

ただ、ペーパーレス化をするための「システム導入にコストがかかる」「システム不具合の影響を受けやすい」などには注意してください。

IT無双では、専門知識を持ったSEによる業務のペーパーレス化をお手伝いさせていただいております。

これまで対応してきたペーパーレス化の成功事例をもとに、どれだけ効率化できるかを詳しくご提案することが可能です。

まずは弊社の無料コンサルティングにてご相談いただきまして、具体的な対応方法についてご説明させていただきます。

ペーパーレス化でお悩みの際は、ぜひこだまシステムのIT無双にご相談ください。