IT関連の業務は、内製した場合と外注した場合を比較すると、どちらの方が効率が良くなるかご存知でしょうか。

それぞれメリットがありますので、一概にどちらの方が良いとは言えませんが、外注した方が良いにも関わらず、内製を続けてしまうと莫大なコストがかかったり、生産性が低下する恐れがあります。

今回は、IT関連の業務を内製・外注どちらにすべきか、それぞれのメリットやデメリットを踏まえながら、最も効率の良い判断方法をご紹介いたします。

IT業務の内製・外注を判断するポイント

IT業務の内製・外注は、業務内容や企業の状況によって変わってくるのがポイントです。

まず、内製と外注のメリット・デメリットを把握したうえでどちらが効率的か検討する必要があります。

内製のメリットは、社内だけですべて完結でき外注費用はかかりませんが、対応できる範囲や習得できる技術には限界があります。

その点、外注は技術の高いSEを雇える半面、コストがかかってくることがデメリットになります。

ここからは、内製した場合と外注した場合の違いをご紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

 IT業務を内製した場合のメリット

・社内だけで完結できるので外注費用がかからない

・組織全体で技術力が向上する

・問題が起きた時すぐに解決できる

外注した場合だと、依頼した期間分だけ費用がかかってしまいますので、長期的に利用するとコストが膨れ上がります。

そのため、会社を運営するうえで必要な業務であれば、内製した方がランニングコストが安くなります。

また、会社全体での技術力も上がるため、サービスの品質向上においても有効と言えます。

さらに、障害発生時や急ぎでの修正が必要な場合、迅速に問題を解決できる点もメリットです。

万が一トラブルが発生した場合、社内の人材が迅速に解決できるのであれば、外注先に状況を報告したり対応を依頼する手間も発生しませんので、安心できます。

IT業務を内製した場合のデメリット

・技術力のある社員を雇わなくてはいけない

・組織の整備から始める必要がある

・人手不足だと一人当たりの負担が大きい

内製化することで外注コストは抑えられますが、技術力のある社員を雇ったり、社員のスキルアップをしたりしなくてはいけません。

そのため、組織内の整備から始める必要があり、最初から問題なく内製化を進めるのは至難の業です。

まずは、技術力のある社員を増やすために、新たに人材を募集、もしくは社員のスキルアップ研修を行う必要があります。

さらに、IT関連の幅広い業務を全て自社で行う必要がありますので、人手が不足することも考えられます。

その結果、一人当たりの業務負担が大きくなってしまう可能性がありますので、内製化する場合はどれだけの労働力が必要になるのかをしっかりと把握しておくことが大切です。

IT業務の外注でできることは？

IT関連の業務を外注依頼する場合、対応してもらえる内容はさまざまですが、主にキッティング・社内ヘルプデスク・IT資産管理などが挙げられます。

また、自社の業種がITを専門としていない場合は、ITコンサルティングなどを受けることによって、導入すべきシステムやツールなどをプロの目線から選定してもらえます。

忙しい時期だけなどピンポイントでの依頼もできるので、必要なタイミングで知識を持った人に対応してほしいという場合に最適です。

さらに、キッティングなど特定の業務だけではなく、各種アカウントの設定やIT資産管理など、関連する業務にも対応してもらえるのが外注の強みです。

IT業務を外注するメリット

・専門家に依頼できるので作業のクオリティが高い

・自社の人材を売上に直結する業務に割り当てられる

・社員を雇用する必要がなく人手不足を解消できる

IT業務を外注化する最大のメリットは、専門知識があるプロに依頼ができるので、クオリティの高い品質を受けられることです。

経験豊富なSEなどに依頼することで、業務の生産性を向上させるために必要なシステム改善なども提案してもらえます。

例えば、手作業で行っていた業務を自動化させるシステムの構築などにも対応してもらえますので、生産性向上につなげることが可能です。

内製でシステムの構築から運用を対応できるのであれば問題ありませんが、技術があったとしても人手を必要としてしまうので、他の業務が疎かになってしまう可能性があります。

特に中小企業においては、少ない人材でどれだけ多くの売上を上げられるかが課題になってきますので、一部の業務を切り離して外注に任せるのは合理的な方法と言えます。

IT業務を外注するデメリット

・内製より費用が高くなることがある

・作業がブラックボックス化しやすい

・スピーディーな対応を依頼できない

外注に依頼をすれば、クオリティの高い作業を期待できる反面、コストがかかってしまうのが難点です。

社員を雇うより安い費用で抑えられる場合もありますが、業務フローや対応範囲が明確化されていない場合、思うように依頼できずコストも割高になってしまうことがあります。

また、内製に比べるとさまざまなデメリットがあるのも留意しなくてはいけません。

外注に頼りきりになると、業務内容がブラックボックス化しやすいといったデメリットがあります。

専門的な知識を持った社員がいないまま外注に任せてしまうと、どのように運用されているのか把握できなくなり、後々になって問題が発生することも考えられます。

そのため、外注に依頼する場合は、外注管理の責任者を用意して、作業品質を定期的に確認できるようにするなど、しっかり把握できる体制を作ることが重要です。

外注と内製、どちらを選ぶべき？

外注と内製には、それぞれのメリット・デメリットがあり、実際にどちらを選んだらいいのか悩んでしまうかもしれません。

結論から言うと、外注したほうが良いケースは、現在成長途中でノンコア業務よりコア業務に集中したいと考えている企業です。

一方、すでに安定していて社員の教育などに力を入れる余裕のある企業なら内製をおすすめします。

ここからは、外注・内製を選ぶべき企業の判断方法について詳しくご紹介していきます。

外注を選ぶべき企業の特徴

成長途中の企業の場合、ノンコア業務に力を注ぐまえにコア業務をどんどん進めていく方が圧倒的に生産性を確保できます。

外注を利用することで、手間のかかっていた業務を効率的にこなすことができ、重要な業務をメインに進められます。

例えば、新入社員の入社時などに必要となるPCキッティング作業は、必ずやらなければいけない業務ではありますが、自社で対応しなければいけないようなものではありません。

このよう業務は、外注に依頼することで新入社員の教育に力を入れられるので、早い段階で業務に参加してもらうこともできます。

成長途中の企業の場合、率先して行うべきはコア業務と社員のスキルアップです。

上手く外注を活用すれば、効率的に業務を回すだけでなく、空いた時間での社員のスキルアップにも時間を割くことができます。

内製を選ぶべき企業の特徴

安定している企業であれば、社員の教育に力を入れつつ、自社で対応できる幅を広げていく方が合理的と言えます。

外注に依頼をするということは、業務内容を外部に知られることになるので、独自のサービスを展開する場合には内製で行えた方が安心です。

さらに、ブラックボックス化しやすいといったデメリットもあり、業務内容を社員が把握できていないなどの問題が起こる可能性もあります。

ただし、すべての業務を内製化するのは難しい場合もあり、安定している企業でも外注を依頼したほうが効率的な場合も存在します。

経営が安定していて社員の教育に力を入れられる場合であっても、人手不足で業務方になってしまう恐れがある場合は、ノンコア業務のみを外注に依頼するという方法も検討する必要があります。

まとめ

内製と外注には、それぞれのメリット・デメリットがあり、企業の状況に合わせて活用しなくてはいけません。

そこで、成長途中の企業は事務作業などのノンコア業務に手を取られないように外注を利用することをおすすめします。

安定している企業は、基本的には内製での業務が望ましいですが、人手が足りないなどの場合にはバランスよく外注を利用するのも重要です。

こだまシステムでは、専門的な知識を持ったSEによるPCキッティングやIT資産管理などを代行しています。

PCキッティングでは機器の選定から請け負っており、手間のかかるIT関連の業務をまとめて対応できるのが強みです。

さらに、必要に応じてセキュリティ対策の見直しなどの環境整備に関するお悩みも受け付けています。

外注の利用を検討している方は、ぜひご相談ください。