ITアウトソーシングを効率的に取り入れるためには、デメリットを把握してしっかりと対策をしなければなりません。

例えばデメリットには、ノウハウが蓄積されない・セキュリティのリスクがある・対応品質の管理ができないなどがあります。

さらに、委託に向けて機材を用意したり業務内容をまとめたりと、準備に時間がかかるといったデメリットも注意したいポイントです。

あらかじめ問題点を知って対策をたてられれば、デメリットを感じずにより効果的にITアウトソーシングを利用できます。

本記事では、ITアウトソーシングを有効に活用するため、ITアウトソーシングのデメリットや対処法について解説していますのでぜひ参考にしてください。

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ITアウトソーシングの注意すべきデメリットと対処法とは？

ITアウトソーシングはさまざまなメリットがありますが、注意しなければならない点も存在します。

ITをアウトソース化する上で注意すべきデメリットは、下記の4つです。

• 社内にIT対応ノウハウが蓄積されなくなる
• セキュリティ面のリスク
• 対応品質・内容の管理が行き届かなくなる
• 委託に向けた準備に大きな労力がかかる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

社内にノウハウが蓄積されなくなる

アウトソース化する範囲が広い場合に起こりがちな課題ですが、運用がアウトソース先に任せきりになってしまい、自社内に対応ノウハウが蓄積されないというデメリットがあります。

長期の委託を前提としている場合は問題ないですが、アウトソース先の変更や自社で賄う体制に移行する必要が出た場合に、業務が滞ってしまったり対応品質が悪化してしまうなどの問題が起きてしまいます。

対策：設計書の納品など

アウトソーシング先に委託部分のIT業務における設計書を納品してもらえば、ノウハウを社内に残すことができます。

社内に知識やスキルを残すことができれば業務をある程度標準化できるので、アウトソーシング先が変わるなどのことがあってもITまわりの滞りを防ぐことが可能です。

設計書などでノウハウを見える化しておけばアウトソースする業務範囲を狭めて一部社内に戻すなど、フレキシブルにアウトソーシングを活用できるようにもなります。

設計書などの共有に対応してくれるアウトソース先を選びましょう。

セキュリティ面のリスクがある

ITアウトソーシングのために提供した情報の管理は、どうしてもアウトソーシング先に一任せざるを得ません。

アウトソーシング先の情報までは自社で管理できないので、情報漏洩の危険性が出てきます。

アウトソーシング先に情報管理の徹底を依頼するのはもちろんですが、情報漏洩の保険に加入している企業をアウトソース先として選ぶとセキュリティ面のリスクをより抑えることができるでしょう。

対策：保険に加入している企業を選ぶ

もし、アウトソーシング先で自社の情報が漏洩してしまえば、損害を被ることは免れません。

そういったときにちゃんと責任がとれるように、情報漏えいリスクの保険に加入しているアウトソーシング先を選びましょう。

その際、その保険がどういう内容でどこまでの範囲を補償してくれるのかは、よく確認しなければなりません。

その他のITリスクに対してどういう対策をしているのかも、アウトソーシング先を選ぶ上で重要なポイントです。

対応品質・内容の管理が行き届かなくなる

IT業務を委託すると、IT業務の細かい作業内容や品質などが管理しにくくなるケースがあります。

例えば、アウトソーシング先がどんな体制でどのように対応にあたっているのか、品質管理の体制が整っているのか、対応のログは残っているのかなど、適切な情報開示がされていない場合、対応状況がブラックボックス化してしまいます。

特に、トラブルが発生したときに管理体制が甘かったことが露見するケースもあり、そうなってしまうと自社の信用にも大きく関わります。

また、アウトソーシング先に専門的な業務を依頼している場合、対応品質の良し悪しを正確に判断できないケースもあります。その結果、気づかないうちに自社のIT業務の品質が落ちてしまっているという可能性もありますので、任せっきりにするのはおすすめできません。

対策：対応内容のレポーティングを行っている会社を選ぶ

単に成果物を出してくれるだけでなく、作業の体制や品質管理の状況などをしっかり共有してくれるアウトソーシング先を選びましょう。

作業内容や対応にかかった工数、問題解決件数などをレポーティングして見える化している企業も多くあるため、アウトソーシング先を選定する際は詳しくチェックしておきましょう。

なかには顧客満足度調査を行い、アウトソーシング先としてどれくらい自社に貢献しているかを数値化している会社も存在します。

業務内容や工数を細かく把握できれば、IT業務の品質を管理しながら問題点の洗い出しや改善、向上につなげることができます。

委託に向けた準備に大きな労力がかかる

ITアウトソーシングは導入してしまえば社内の経費削減やコア業務の人材確保に繋がりますが、導入までの道のりには険しいものがあります。

委託する業務を明文化し、アウトソーシング先に引き継ぎを行わなければなりません。

準備には多大なる労力がかかり、コア業務を圧迫する可能性も考えられます。

少しでも負担なくアウトソース化するためには、業務の洗い出しもサポートしてくれる会社をアウトソーシング先として選ぶと良いでしょう。

対策：業務の洗い出しもサポートしてくれる会社を選ぶ

何をアウトソーシングするべきなのか、アウトソース化するにあたって何をする必要があるのかなど、細かい作業をリストアップする等、委託準備を手厚くサポートしてくれる企業はアウトソーシング先として最適です。

委託準備にかかる手間を最小限にし、スムーズにIT業務をアウトソース化できるようになるので社内にも大きなメリットをもたらすことになるでしょう。

準備段階から密に関わるので、アウトソーシング後の委託先とのコミュニケーションも円滑にでき、IT業務の品質向上にもつながります。

変化に柔軟に対応できなくなる可能性がある

ITアウトソーシング会社と連携して業務を行うと、自社の好きなタイミングで業務を進められない可能性があります。

例えば、業務改善を行うには、ITアウトソーシング会社に確認を行い、進め方の確認や見積とワンクッションが必要です。

そのため、打ち合わせから改善まで、即日でできるものではなく、ITアウトソーシング会社のスケジュールと合わせなくてはいけません。

変化に柔軟に対応できなくなる可能性があるので、ある程度自由に動けるように打ち合わせをしておくことが重要です。

対策：あらかじめどこまで対応可能か詳細に確認をする

契約する前の打ち合わせの段階で、どこまで柔軟に対応してもらえるのか、あらかじめ確認しておきましょう。

確認内容は、急な業務改善を必要とした場合、即日対応してもらえるのか、その場合は追加料金がかかるのかなどです。

ITアウトソーシング会社との契約内容にもよりますが、業務後の精算となってしまうと費用面に不安が残ります。

そのため、ある程度業務の想定を行っておき、柔軟に対応してもらえるのか例を含めながら確認を行ってください。

コスト削減は確実ではない

ITアウトソーシングを利用しても、確実にコスト削減ができるという保証がない点は覚えておいてください。

例えば、ITアウトソーシングの利用開始時には、業務に関する準備やレクチャーなどを行うので、労力や人件費がかかります。

さらに、常駐で利用する場合には機材費や備品費といった費用もかかってくるので、基本料金以外にも費用が発生します。

また、コスト削減のためにシステムを導入することがあれば、導入費やランニングコストがかかることもあるでしょう。

長期的に見ればコスト削減ができるかもしれませんが、利用中に想定外のコストがかかったということは起こりやすいので注意してください。

対策：できることは自社であらかじめ行っておく

自社でできることを行っておけば、ITアウトソーシングにかかるコストを削減できるので、事前に対策を行うのも1つの手です。

そのため、基本料金以外にかかるコストや、追加コストがかかる場合の料金表など、さまざまなコストについて確認しましょう。

例えば、ITアウトソーシングの利用はオンラインで対応してもらえれば、機材や備品の用意が不要なので、コストはかかりません。

見積の段階で、ITアウトソーシングの導入から完了までにかかるであろう費用の概算と内容の確認を行うことで、事前に対策が取れます。

ITアウトソーシングにかかる費用は、導入から撤退までにかかるトータル費用なので、納得ができたうえで利用するようにしてください。

デメリット対策のためITアウトソーシング前後にやること

IT業務のアウトソーシングにおけるデメリットに対処するためには、IT業務をアウトソース化する前後の作業が重要になってきます。

具体的には以下のポイントに気をつけるようにしましょう。

アウトソース前：

• デメリットを抑えられるアウトソーシング先を選ぶ
• 依頼の目的・範囲・内容を明確に伝える
• 管理・監督体制を整える

アウトソース後：

• 定期的に対応品質の評価を行う

ITをアウトソーシングすると浮き彫りになるデメリットを限りなく最小限にする対策を持っている企業を選ぶのはもちろんのこと、社内の体制もIT業務のアウトソーシングに向けて整えなければなりません。

依頼の目的・範囲・内容を明らかにし、ドキュメント化するなどして確実にアウトソーシング先に伝えなければなりません。

また、委託先業務の管理や監督体制をどうするかを検討し、整備していく必要があります。

ITアウトソーシング導入後も、定期的に対応の品質を問いかけ評価し、改善していくようにしなければなりません。

デメリットを抑えられるアウトソーシング先を選ぶ

• 業務設計書の提出
• 情報漏えいの保険に加入
• 業務のレポーティング
• 満足度調査の実施
• 導入前のサポート
• その他(実績、料金設定)

IT業務をスムーズにアウトソース化し、導入後も大きな問題なく業務遂行するためには、上記5つに対応しているアウトソーシング先を選ぶのがポイントです。

設計書など、技術リソースが詰まったものを提出してもらえれば、社内にノウハウをためながらIT業務をアウトソーシングすることができます。

セキュリティ面のリスクを抑えるために、情報漏えいの保険などに加入しているアウトソーシング先を選びましょう。

日々の対応品質や工数などを管理できるように、業務のレポーティングをしっかりしてくれる委託先でなければなりません。

また、満足度調査の実施や報告、問題点の改善策提案や実行など、質の向上を目指すことに余念がないアウトソーシング先を選びましょう。

その他、実績、料金が明瞭かという点も重視するべきポイントです。

導入してみないとどうなるかわからない部分があるアウトソーシングは、委託先の実績が大きな指標となります。

ITアウトソーシングの導入にあたっては、どうしても費用面を重視して選定を行ってしまいがちです。

しかし、見積り金額が他社に比べて安いことを理由にアウトソース先を選んでしまうと、想定した品質を下回るサービスしか提供してもらえなかったり、自社のIT部門の負荷軽減につながらなかったりする場合があります。

あとから品質を高めたり対応範囲を増やそうとしたりしても、思いもよらない追加請求が発生してしまう可能性もあります。

料金設定が明確化している企業を選ぶこと、そして費用面だけで選ばないようにすることが重要です。

ITアウトソーシング先企業の選び方はこちらの記事でも詳しく解説しています

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依頼目的・範囲・内容を明確に伝える

IT業務をアウトソーシングするにあたって、社内でまずやるべきことは依頼目的を明確化し、アウトソース化する業務の範囲、内容を的確に洗い出しすることです。

委託先に明確に伝わるように、抜け洩れなく明文化しなければなりません。

アウトソーシング先はITのプロフェッショナルではありますが、依頼目的や業務範囲、内容が漠然としていると、違う認識でアウトソース化が進んでしまう可能性もあります。

業務の方向性を一致させることが、無駄な時間や作業を省き、円滑な導入につながります。

管理・監督体制を整える

委託後、アウトソース化した業務をどのように管理・監督するか、社内の体制を整える必要があります。

アウトソーシング先の業務品質を保ったり向上したりするためには、すべてを丸投げして我関せずではいられません。

委託先業務の様子を把握し、必要時に指導や要望の伝達ができるので、品質の担保、改善に結びつくでしょう。

また、管理・監督の担当者にかかる負荷についても把握しておく必要があります。

生産性の向上・効率化のためにITアウトソーシングを導入したにもかかわらず、管理・監督に手間がかかってしまうようでは本末転倒です。

そのため、負荷がかかりそうな要因を見極めてアウトソーシング先と連携し、改善する必要があります。

定期的に対応品質の評価を行う

IT業務をアウトソース化したあとは、定期的に委託先業務の評価を行いましょう。

満足点を伝えるとアウトソース先のモチベーションにもなり、要求を明文化すれば適切な対応をしてもらえる可能性が高くなります。

現場の声を聞けば改善すべき問題がはっきりすることもあり、それをITプロフェッショナルの目線で解決に導くことが期待できるでしょう。

ITアウトソーシングへの依頼に向いている業務

ITアウトソーシングの利用を成功させるためには、ITアウトソーシングに任せるのに向いている業務について把握する必要があります。

具体的には、常に発生する定型業務やシステムの運用管理といったノンコア業務は、マニュアルに沿った業務なので任せやすいでしょう。

また、専門知識を必要とする業務であれば、プロに任せてしまったほうが効率よく進むことが多いです。

ここからは、ITアウトソーシングへの依頼に向いている業務の3つについて、詳しくご紹介していきます。

常に発生する定型業務

常に発生する定型業務は、ITアウトソーシングに任せるのに最も適しているといえるでしょう。

作業内容が基本的に変わらず、マニュアルや手順に沿って業務を進められるので、レクチャーに取られる時間も少なく済みます。

また、定型業務はノンコア業務が多いので、業務をITアウトソーシングに任せることで社員はコア業務に集中できます。

ITアウトソーシングでは、オリジナルのプランを構築してもらうこともできるので、定型業務を自動化するといった依頼も可能です。

手間のかかる業務はITアウトソーシングへ任せてしまい、空いた時間で生産性の高い業務に着手してみてはいかがでしょうか。

システムの運用管理業務

システムの運用管理業務も、プロであるITアウトソーシングに任せることで、よりクオリティの高い運用管理を行えます。

システムの運用管理は、安定してシステムを利用するために定期的なアップデートやメンテナンス、バックアップの取得が必要です。

もし、業務過多でアップデートやメンテナンスが疎かになってしまうと、システムトラブルが発生する可能性があります。

さらに、バックアップの取得もできていないとなると、データ紛失のおそれがあり業務に大きな支障をきたします。

運用管理ではセキュリティ面での監視も重要なので、ITアウトソーシングを利用して安定した運用管理体制を構築してみてください。

専門知識を必要とする業務

急ぎでシステムを構築したり、セキュリティ対策を行ったりする場合、知識の少ない社員に任せるのは危険です。

正しい知識のある人に任せないと、ちょっとしたミスで情報漏えいやセキュリティホールができる可能性があります。

また、ITアウトソーサーの知識を吸収して、より社員がレベルアップすることもできるので、社員の成長を考えるうえでもおすすめできます。

専門性の高い知識を必要とする業務は、ぜひITに関する高い知識を保有するITアウトソーシングに任せてみてください。

知っておきたいITアウトソーシングのメリットとは？

ITアウトソーシングには注意点やデメリットもありますが、たくさんのメリットがあるのも事実です。

例えば、コスト削減ができたり、IT業務の安定化と質の向上を期待できたりと、費用を抑えつつ業務の質を向上できます。

また、社外のノウハウを活用でき、社内業務の効率化を進められるのもうれしいポイントです。

さらに、ITガバナンスの強化を行うこともできるので、ITアウトソーシングの利用はメリットが多いといえるでしょう。

コスト削減

IT業務を社内で賄おうとするとアウトソーシングするよりも人件費がかかり、新たな人を雇ったり育成したりするのにもコストがかかります。

アウトソーシングすることで総合的なコスト削減につながります。

IT業務の安定化と質の向上

アウトソーシング先の企業はITに関するプロフェッショナルなので、IT業務の専門知識や高いスキルを持っています。

プロにIT業務を一任すれば、サービスの安定化や品質の向上につながります。

ITは社内業務の根幹を担っていることも多いので、ITまわりの安定化やパフォーマンスの向上は業務を円滑にする効果も発揮するでしょう。

社内業務の効率化

IT業務をアウトソースできれば、その業務にあたっていた人員を別の業務に割り当てることが可能になります。

優秀な人材をより生産性の高い業務にまわせれば、社内業務の効率化や企業の成長に貢献してくれます。

社外のノウハウを活用できる

ITのノウハウは、自社の知識だけでは足りない部分が出てきてしまうので、ITアウトソーシングから社外のノウハウを得るのが得策です。

社外の知識を得ることで、社内にはない新しいシステムや手法を得ることができ、より生産性をあげられます。

また、流れの早いITのトレンド情報を得られるのも、ITアウトソーシングを利用するメリットです。

ITトレンドは追っていくのもなかなか難しいので、知見のあるアウトソーサーからぜひアドバイスをもらってみてください。

ITガバナンスを強化できる

情報システムを強化し、さまざまなリスクを回避する戦略であるITガバナンスを強化できるのもメリットです。

特に、セキュリティに関するガバナンスを強化することで、会社のリスク回避ができるだけでなく、顧客の信頼を守ることができます。

また、セキュリティに関する情報は、早ければ早いほど対策も取りやすく、より強固なセキュリティで会社を守れます。

さまざまな知識やトレンドを把握しているITアウトソーシングを活用し、自社に適した方法でITガバナンス強化をしてみてください。

信頼できるITアウトソーシングサービスの選択でデメリット回避

• IT環境の安定
• 知識と経験が豊富なスタッフ
• コストパフォーマンスが良好

ITアウトソーシングを最大限に活用するためには、信頼できるアウトソーシングサービスを選択できるかどうかも大事です。

有限会社こだまシステムのITサポートサービスは、高品質、専門知識、低コストを3本柱に、導入実績を積み上げています。

金融系システム会社ならではの高水準でシステム運用を行うため、セキュリティ面でも信頼がおける安定したIT環境を提供できるのが大きな強みです。

また、スタッフは元SEやITサポート経験者など、高いスキルを持ち合わせた知識と経験が豊富な人材ばかり。

在宅ワーカーを有効活用するなど、枠にとらわれない業務形態で低コストを目指し、結果、コストパフォーマンスの充実したサービスの提供を実現しています。

ITアウトソーシングのデメリットは社内整備と委託先選びで解決

ITアウトソーシングには、社内にIT業務に関するノウハウが蓄積されなかったり、情報漏えいリスク、委託先業務の管理が行き届かなかったりといったデメリットがあります。

委託に向けた準備に時間や労力が必要になるのも懸念点です。

そういったデメリットは、ITアウトソーシング導入前後に社内でやるべきことを把握し、デメリットに対処してくれる適切なアウトソーシング先を選ぶ必要があります。

社内では、ITアウトソーシングの依頼目的や業務範囲、作業内容を明文化し、確実にアウトソーシング先に伝えられるようにするほか、アウトソース化したあとに委託先の業務を管理・監督できる体制を整えましょう。

アウトソーシング先は、設計書を提出、情報漏えい保険の加入、業務のレポーティングなどに対処してくれるところを選び、満足度調査や導入前のサポートに対応してくれるかどうかもポイントです。

社内での対応とアウトソーシング先の選択でデメリットを極力抑えられれば、ITアウトソーシングの導入や導入後の業務がスムーズとなり、コア業務の発展へと大きく貢献するものとなるでしょう。

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