ITコストを削減しなければならないとき、どうやってすべきか悩まれる方が多いのではないでしょうか。
便利なITシステムを導入することで、生産性の向上や業務の効率化が期待できますが、一方で余計なITコストがかかってしまうというデメリットがあります。
そこで、今回はITコストをカットするための具体的な方法について解説していきます。
ITコストにまつわるさまざまな課題
ITコストはPCやITツールをはじめ、システム運用にかかる費用なども含まれるので、業種を問わずどのような企業においてもITコストの課題は出てきます。
ITシステムの運用や保守といった業務は無くなることはないので、ITコストが大幅に下がっていくことはありません。
ただし、無駄にコストが掛かっている場合には、見直しを行うことで余計なコストを削減し他に必要なITシステムに費用を回すことができます。
ITコストには何が含まれる？
ITコストとは、「電子機器・サーバー・ITシステム」などのことを指します。
さらに、システム運営・保守などのランニングコストや、人件費も含まれています。
ITアウトソーシングなどを利用してIT業務を外部委託している場合もITコストに含まれます。
ITコストといっても含まれる内容が多すぎるので、どこまでをITコストと線引きして削減を検討するかは企業によってさまざまですが、主には人件費以外のハードウェア・ソフトウェア・システムにかかっているコストを対象とする場合が多いです。
増大するITコスト
ITを必要とする業務は、どうしてもコストが掛かってしまうのが難点です。
使っている電子機器には必ず故障・寿命といった買い替えの時期がやって来るので、どうしてもコストがかさんでしまいます。
ただ、最新の電子機器は高額であるものの、その分性能が高いためコストパフォーマンスが悪いとは言い切れません。
ITコストがかさんでしまったとしても、その分生産性が向上し利益が大幅に上がるのであれば、大きなメリットです。
ITコストが増大しているからといって、決してデメリットばかりではないので、かかっている費用とその費用による生産性を可視化させて、本当に必要なコストなのかを見極めなくてはいけません。
ITコストカットの方法とは？
ITコストをカットするには、まずはどのような業務にコストが多くかかっているのかを調査する必要があります。
効率の悪い業務の進め方や使っているシステムが使いづらいといったデメリットを解消することが重要です。
さらに、複数のデータ処理を一括でできるように、業務効率を向上させるような工夫を行うことで、ITコストを削減できます。
電子機器の購入といった、まとまった費用がかかるものに関しては、頻繁に使わないのであればレンタルやリースを活用するのもおすすめです。
自社サーバーを持っている場合、ランニングコストが大きくかかってくるので、共有サーバーを活用するのもよいでしょう。
または、ノンコア業務など定常的な業務をアウトソーシングすることで、人件費の削減もできるのでおすすめです。
業務の進め方を見直す
まずは業務の進め方とIT機器やシステムの使い方を確認して、適切に活用できているか見直しをしましょう。
現在の業務の進め方で問題ないか検討し、無駄な工程を適切に行えるよう工夫するだけで人件費や社員の負担を軽減できます。
また、部署ごとに業務を見直して、どの部署が人手不足かを調査し、必要に応じて人事異動を行うことも大切です。
バランス良く人材を配置することで、不足している部署に人が回せて、効率よく業務を進めることができます。
利用中のITシステムなどの見直しを行う
業務の進め方を見直したら、実際に使用しているITシステムが業務にあっているのかの見直しを行います。
月額制のITツールなどランニングコストがかかるものは、本当に必要なのかを確認してリストアップし、必要に応じて無料のものに変更しましょう。
また、現在導入しているシステムのせいで、余計な労働がかかっていないかを確認し、非効率なITシステムの見直しを行いましょう。
もし面倒な工程を必要としているなら、簡易的にできるシステムに変更することで、ランニングコストや人件費を削減できます。
データ処理などは、一括でできるよう簡略化する
ITシステムの見直しに伴い、一括で処理ができる業務などは簡略化できるような体制・システムの導入を行いましょう。
例えば、勤怠管理・旅費交通費・給与計算などを別々のシステムで行っている場合は手間がかかってしまいます。
このように一元管理できるような業務は、1つのシステム上でまとめてしまったほうが効率的です。
ミスの削減にもつながり、社員の負担も軽減できるので、ITコストだけでなく社内環境の見直しにもなります。
使用頻度の少ない機器をレンタルする
パソコンやコピー機など日常的に使う電子機器は購入したほうが安上がりです。
しかし、タブレットなど頻繁に使わないのに定期的に買い換える必要のあるものは、レンタルしたほうが安い場合があります。
使用頻度の低い機器は、購入ではなくレンタルやリースを検討してみてください。
クラウドサービスを活用する
自社でサーバーを持っていると、情報漏えいといった危険性は少ないですが、高額な費用がかかってしまいます。
ですが、共有サーバーをレンタルすれば、会社の規模に合わせた容量で契約ができ、余計なランニングコストがかかりません。
月額制であれば定期的にプランの見直しができ、最新の状況に合わせて最適に利用できます。
また、ExcelやWordをGoogleスプレッドシートに変更すると、無料で利用できるためコストがかかりません。
ただし、セキュリティ面でリスクが発生する恐れもありますので、導入前に情報漏えい対策についてしっかりと検討してください。
自社でできる業務は自社で行う
外部委託で費用がかかっているのであれば、社内で業務を行えるように体制を整えることをおすすめします。
外部委託は、長期的な目線で見るとコストが大きくかかってしまう場合があります。
システムの構築を依頼すると、人件費プラス技術費用など、社員を雇用するよりITコストがかかってしまい生産的ではありません。
ただ、人手や技術者不足の企業だと、ITコストがかかったとしてもアウトソーシングを利用したほうが生産性向上につながることもあります。
実際に依頼している内容は、アウトソーシングを利用してまで行う必要があるのか、社員で対応できないのかなど、総合的に判断してみてください。
コストのかかっている業務をアウトソースする
アウトソーシングは、比較的高額な費用がかかってしまいますが、技術面に優れた専門家を雇うことができます。
豊富な知識を持っているSEに依頼を行えば、多くの人件費がかかっている業務を効率化してもらえるのが魅力です。
例えば、データ処理を一元管理できるようにシステム構築の依頼を行うと、長期的な目線で見ればコストが安く済みます。
システム運用や保守などの日常的に行う必要のあるノンコア業務は、アウトソーシングに任せてしまえばコア業務に集中できるメリットもあります。
コア業務に集中できればその分利益も向上するので、アウトソースをするのは必要なITコストといえます。
ITコストカットのポイント
ITコストカットを行う上で必ず知っておきたいのは、すべてのITコストを削減することが効率的ではないということです。
ITを扱う企業は、ITシステムや電子機器・人件費でITコストがかさんでしまうのは避けられません。
「コスト」と聞くと、悪く聞こえますが、生産性・効率化・社員の負担軽減を考えると、ITシステムの導入は必要な投資です。
ただ、組織に合っていないITシステムの導入や業務体制だと、無駄なコストがかかってしまいます。
まずはどういったコストがかかっているのかを調査し、無駄な費用を支払っていないかしっかりと見極める必要があります。
その中で、複雑で使いにくいITシステムを使っているのであれば、簡易的なシステムに乗り換えることも重要です。
人件費にITコストがかかっているのであれば、アウトソースの検討・もしくは廃止を行うなど、組織にあった運用をしているか確認してください。
ITコストカットは専門家に相談してみよう
ITコストを削減しようと思っても、実際にどのように調査しなにを削減したら良いのかわからずに悩んでいる方も多いかと思います。
そんなときは、ITコストの調査から削減まで、専門家に相談してはいかがでしょうか。
弊社が提供するITアウトソーシングでは、お悩みに合わせたプランでITコストカットのサポートを行っています。
専門的な知識を持ったSEがITコストカットについて直接お悩みをお伺いして、最適な解決策を提案しているのが強みです。
また、PCやプリンターなどの電子機器の調達から請け負っており、さまざまなお悩みを専門家としての視点で解決いたします。
社内ヘルプデスクなどのノンコア業務も対応可能で、ITコストカットでアウトソーシングを利用したい方にもおすすめです。
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まとめ
ITコストカットを行うには、組織内の業務状況の分析を行い、そこからどのように対策をとっていくのかを考えなくてはいけません。
ITコストは業務を行っていく上で必要不可欠なので、無理に削減をしてしまうと、かえって業務が滞ってしまいます。
そこで、ITシステム・業務方針を可視化し、どの部分にITコストが集中しているのかを把握し解決に向けて検討します。
手間のかかってしまうITシステムによって、人件費や社員に負担がかかっているなら、より簡単に扱えるシステムを探しましょう。
こだまシステムでは、お客様のお悩みに合わせたプランをご提案させていただき、最適なITコストカットと生産性向上をサポートさせていただきます。
ITシステムでのコスト負担が多いようであれば、アナログでの業務をおすすめするなど、業務方針だけでなく企業全体で最適になるようご提案をしています。
ITコストの削減や、業務の効率化・生産性向上を検討している方は、まずは無料のコンサルティングをご希望ください。
