中小企業では、IT担当者が不在であることは珍しくありません。原因は様々ですが、多くの企業が「IT担当者が不足している」を感じつつも、対策をしていない状態です。
「現状はトラブルが発生していないため、先延ばしにしている」という場合もあるのではないでしょうか。
今回は、IT担当者不在が企業にもたらすリスクや対策について見ていきましょう。
社内にIT担当者はいますか？
中小企業庁が2013年に調査した中小企業白書「IT人材の充足度」によると、中小企業の33.8％が「やや不足している」、30.2％が「とても不足している」と回答しています。
おおむね確保されていると回答した企業は全体の20％にすぎず、80％の企業が人材不足を感じている状態です。
IT担当者は、主に社内システムの保守・管理・運用、トラブル対応などを行っています。
しかし、企業によっては「IT担当者が不在」「他の社員が兼業している」という状況も多く、きちんとした担当者がいない企業も珍しくありません。
社内システムをスマートに運用するためにも、必要不可欠な存在であるIT担当者。
なぜ、多くの企業で不在が続いているのでしょうか。
次章で詳しく見てみましょう。
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IT担当者、なぜ不在？
現在のビジネスにおいて、ITの存在は必要不可欠です。
パソコンやネット環境、メールやチャットに至るまで、IT機器が当たり前のように導入されています。
しかし、実際はIT担当者がいないという矛盾に陥っている企業は少なくないのです。
ここでは、IT担当者を置かないリスクや、人選を誤った場合のトラブルについて解説します。
IT担当者が不在の場合のリスク
IT担当者が不在の場合、社内では様々なトラブルが発生する危険性があります。
場合によっては社員全体の士気を下げてしまうだけでなく、大きなストレスを与えてしまうことも考えられます。
ここからはIT担当者が不在の企業に起こるかもしれない「リスク」を解説していきます。
貴社の状況に照らし合わせながら、イメージしてみてください。
IT関連のトラブル対処が出来ない
これだけITが世の中に浸透しても、誰もが詳しいわけではなく、トラブルに対応できない事態も多くあります。
専門家ではない社員が協力し合っても、適切な対処ができない場合も多く、たちまち業務がストップしてしまいます。
システム関係のトラブルが起きた時、IT担当者がいれば即座に問題解決を図れるでしょう。しかし、専門家ではない社員だと対応にも限界があります。
そして、仕事の流れを切られることで、士気が下がってしまう恐れがあります。
「少し詳しい人」に依頼が降りかかる
「システムで困ったら、パソコンにちょっと詳しいあの社員に聞いてみよう」。
社内にこのような慣習はありませんか。
確かに、わからないことを分かる人に聞くことは間違いではありません。
しかし、いくらパソコンに少しばかり詳しい社員でも社内システムの全てに対応できるわけではないのです。
そのため、再起動してみたり、リセットしてみたりと四苦八苦。
そもそも専門家ではないのですから、当たり前です。
しかも、その間はパソコンの使用者本人だけでなく、パソコンに詳しい社員までもが業務を停止することになり非効率となるでしょう。
復旧に余計な時間がかかる上に、業務が遅れるようでは会社にとってはリスクしかありません。
例えば、パソコンにちょっと詳しい社員が毎日30分の社内システムトラブルに対応したとします。
一週間で2.5時間・一カ月で10時間・1年で120時間（1勤務8時間だとして15日間）もトラブル対応のため本来の業務を停止していることになります。
誰にも聞きづらくなり、会社の雰囲気悪化につながる
IT担当者という明確なトラブル対応者がいない場合、業務中に困ったことあっても聞きづらいと感じる社員が現れる可能性があります。
パソコンに詳しい人が忙しそうであったり、上司である場合はなおさらです。
パソコンのトラブル時に誰にも対処法を聞けない状況は大きなストレスを生み出します。
そして、業務がストップすることで時間的ロスが起こり、不満から社内環境の悪化につながることも考えられます。
責任の所在が不明確
ITは会社の心臓ともいえる重要な部分です。
もし専門知識のない社員が、自己流で直したことでトラブルが起こったとしましょう。
しかし、専門家がいない社内ではトラブルの原因がわかりません。
さらに悪化させてしまう可能性もゼロではないのです。
原因追及ができないため、同じようなトラブルが再発してしまう恐れもあります。
そして、誰もが「多分こうだろう」という曖昧な知識でシステムを操作していた場合、いざ大きなトラブルが起こった際に、重要となる責任の所在が不明確になる可能性があります。
大切な社内システムだからこそ、専門的知識のあるIT担当者を立て、運用するのが安心です。
機器の故障による損害
IT担当が不在の場合、サーバやPCなどのIT資産について、適切にライフサイクル管理が行われない状態になる恐れがあります。
ライフサイクル管理が行われなければ、耐用年数が経過したものを使い続けてしまい、最悪の場合、故障してしまう可能性があります。
万が一、業務を進める上で重要なデータ等が失われてしまえば、非常に大きな損害となります。
セキュリティ対策や業務改善が行えない
インターネットを使ったサイバー犯罪は巧妙になっており、いつ、どこで狙われるかわかりません。
サイバー攻撃による情報漏洩やウィルス感染のニュースは珍しくなく、企業の信用にも関わります。
また、ITを活用した業務改善も忘れてはなりません。
IT担当者がいない企業では、セキュリティ対策や業務改善が他社より遅れてしまう可能性があります。
IT担当不在問題の対策とは？
IT担当者がいないことは、企業に様々なデメリットをもたらす恐れがあります。
しかし、だからといって「そんなに簡単に人材は確保できない」というのが本音かと思います。
ここでは、IT担当者不在の問題を解決する対策方法をご提案していきます。
アウトソーシングによる外部リソースの活用
まずは比較的即効性のある対策についてご紹介します。それは、ITアウトソーシングサービスの活用です。
外務委託であれば、必要な時期に必要な分だけ利用できるため、新しい人員を雇用する場合に比べると、採用にかかるコストは大幅に抑えることができます。
また、アウトソーサーにはITの専門家が揃っているため、教育のコストも掛かりません。無理してIT担当者を雇用して教育する必要がなくなります。
さらに、アウトソーシングサービスなら依頼してからすぐに運用を開始することができます。基本的には問い合わせから数日程度で対応窓口が設置され、その後安定運用に入るまではやや期間がかかりますが、すぐにサポートを得られる点は非常に安心です。
ITアウトソーシングサービスにどのような業務を依頼することができるか、こちらの記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご覧ください。
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マネジメント担当を決めることが成功の秘訣
マネジメントとは、社員の能力を最大限に引き出し、成果を出すことで組織の目的を達成することが目的です。
「なんとなく」ではなく、目的をもって運用することで、会社の業績を伸ばす武器になるでしょう。
そのためには、ITの特性を理解したマネジメント担当の存在が不可欠です。
会社で働く社員が効率よく成果を生み出すため、社内システムの改善点や効果的な運用方法を管理するマネジメントを心掛けることが大切です。
コスト部門ではなく、投資対象という認識を持つ
サーバー代やシステム保守代など、IT運用にはなにかとコストがかかります。
月々のリース代を負担に感じる経営者も多いかもしれません。
しかし、生産性を上げるためにIT業務を活かすか、コストと捉えて抑えるかによって結果が大きくことなります。
「難しいから」「よく分からないから」と放置するのではなく、業務の効率化・業績向上のための基盤と経営陣が認識すると良いでしょう。
もし、「自社のシステムを十分に扱いきれていない。もっとうまく使いたい」とご検討の際には、アウトソーサーに相談するのがおすすめです。
コストではなく、投資と捉えることで予算を投入する価値が見出せるのではないでしょうか。
IT関連業務のアウトソーシングなら
こだまシステムでは、IT関連の業務管理が難しいと考えている企業のため、「ITサポートサービス」を行っています。
「難しすぎて使いこなせない」「管理が難しい」そう感じている貴社に代わり、こだまシステムがシステムの保守や運用、トラブル対応まで代行します。
貴社の情報システム部との間にこだまシステムが入り、代わりに問い合わせにお応えします。
必要に応じて駆けつけ対応も可能です。情報システム部の負担を減らし、他の業務に注力できます。
ITサポートの導入事例
ここからは、実際に弊社にお問い合わせいただけたITサポートの導入事例についてご紹介いたします。
ITサポートの導入は、IT業務の負担軽減・コスト削減・生産性向上など、さまざまなメリットがあります。
事例①「クレーム電話や問い合わせ電話が多すぎて、IT担当が疲弊している」
貴社への問い合わせやクレームにはこだまシステムが対応し、貴社と情報共有。
IT担当者をストレスから解放し、貴重な人材の離職を防いだ実績があります。
事例②「そもそもIT担当者がいない。トラブルが起きても原因の特定が困難」
こだまシステムが駆け付け、原因を追及。ネットワークの安定化を実現しました。
知識がなく解決が難しいネットワークトラブル。
こだまシステムのスタッフは元SEやITサービス経験者などベテラン揃いです。
社内で対処しきれないトラブルにも即座に対応可能です。
事例③「業者にシステム構築をしてもらい、納品してもらったが、サポートがいい加減」
システムは納品して終わりではありません。
定期的なアップデートやメンテナンスをすることで、長くスムーズに使えます。
こだまシステムならシステム開発から納品後のサポートまで対応しています。
また、システムを円滑に使うため、定期点検やシステムのパフォーマンス監視、トラブル対応まで行います。
事例④「アウトソース先で悩んでおり、予算について心配している」
→問題ありません。こだまシステムのホームページには、貴社のIT環境を無料で診断できる「無料診断申し込みフォーム」があります。
お見積もりや現地調査も費用はかかりませんので、どうぞ安心ください。
こだまシステムは月額だけでなく、スポット利用が可能な「チケット制（1万円~/1件）」のサービスも提供しています。
まとめ
ITは企業とは切っても切り離せません。
そのため、しっかりとしたシステムを構築し、運用する必要があります。
せっかく導入したシステムを使いこなせないのでは、まさに宝の持ち腐れでしょう。
貴社のシステムはまだまだ力を秘めています。それを引き出すためにも、IT担当者の力が必要であると考えます。
