テレワークを導入することで、生産性の向上やコストの削減が期待できますが、その一方で、IT環境を見直し、導入体制を整える必要があるため、簡単には踏み切れないかと思います。
テレワークを導入するためには、どのようなITシステムが必要で、どんなところに気を付ければ良いのか。
この記事では、実際にテレワークを導入するために必要なITシステムの紹介から、導入後の気をつけるべきポイントについて解説していきます。
テレワークの需要が高まっている
近年では、福利厚生の一環としてテレワークを取り入れている企業が急速に増えています。
導入目的は、生産性の向上やコスト削減はもちろんですが、社員の離職を防止するためとしても、テレワーク化が有効であるためです。
また、予期せぬ感染症の流行や災害などで出社が難しい環境にあっても、テレワークできれば混乱に巻き込まれることなく、安全に業務を遂行できます。
もしものときに会社の生産性や社員の安全を守ることができるため、今後もテレワークの導入がどんどん進んでいくことは間違いないでしょう。
テレワークに必要なITシステムとは？
- 会社システムへのアクセス
- スマートフォンの内線化
- コミュニケーションツール
- 勤怠管理ツール
テレワークに必要なITシステムは、主に上記の4つです。
まずは会社のシステムにアクセスできる環境がなければなりません。
テレワーク中も会社にいるように内線電話や外線電話に対応できるように、スマートフォンの内線化が必要です。
また、他の社員がそばにいる環境ではないため、コミュニケーションを補うツールも必要でしょう。
その他にも、テレワーク中の業務日数や時間をコントロールするため、テレワーク用の勤怠管理ツールも導入する必要があります。
会社システムへのアクセス
それぞれの企業で、普段利用しているサーバーや顧客管理用のデータベースがあるかと思います。
テレワーク化を進めるために、会社のサーバー、データベースにアクセスできるようにする必要がありまが、どのPCからでもアクセスできるようにしてしまうと、セキュリティのリスクを伴います。
そのため、まずはテレワーク用で支給するPC端末のみサーバーやデータベースにアクセスできるようにする必要があります。
また、ネット環境が整っていない社員がいることも想定して、Wi-fiの準備が必要になるケースも考えられます。
安全かつスムーズに会社システムにアクセスできる環境を整えることが、テレワークの重要な第一歩です。
スマートフォンの内線化
クライアントとの連絡手段はスマートフォンになるかと思いますが、社用携帯の番号がクライアントに知れてしまうと、直接仕事を依頼されるようになり、個人で業務を引き受けざるを得ない状況になることが考えられます。
このような事態を避けるために、スマートフォンを内線化させる必要があります。
そうすることで、社用携帯からクライアントに電話をかけた場合でも、会社の固定電話の番号が表示されるようになります。
しかし、スマートフォンを内線化させても、クライアントから折り返しの電話を受けた場合は、対応できません。
この場合は、アウトソーシングなどによって受電用の総合窓口を設置し、各社員へ折返しの電話があったことを伝えられるようにすることで、手間なく迅速に対応できるようになります。
コミュニケーションツール
テレワークを導入するとなると、報連相やコミュニケーションをする機会が大幅に減少することになりますので、頻繁に連絡を取るためのツールと、顔合わせできるWeb会議ツールを導入する必要があります。
シーンに合わせたコミュニケーションツールを導入することで、業務目標に対して同じ意識を持って取り組んだり、資料を共有しながらミーティングしたりできます。
これらのコミュニケーションツールを選ぶポイントは、画質や音質、セキュリティ面をしっかり確認しておくことです。
実際に使用してみて、音声が途切れたり、画像が荒くないか調査しておくと良いでしょう。
また、クライアントと通信する場合は、特にセキュリティ面を意識する必要がありますので、データ通信が暗号化されているかどうかを必ず確認しておきましょう。
勤怠管理ツール
テレワークは出社しないため、社員1人ひとりの労働状況が把握しにくいというデメリットがあります。
従来の勤怠管理では対応しにくい部分があるため、テレワークに準じた勤怠管理ツールが必要です。
選び方のポイントとしては、テレワークを行っている社員が始業時間や終業時刻を自己申告でき、同時にタイムカードなど客観的な記録が取れるものがおすすめです。
また、労働基準法には勤怠状況を3年間保存することが義務付けられているため、データ保存の手間がない勤怠管理ツールが最適です。
テレワークの運用において重要なポイント
- プロジェクト進行状況の可視化
- ネットワークインフラの整備
- 情報漏えい防止のセキュリティ対策
テレワークのITシステムを見直すにあたっての大きなポイントは、上記の3つです。
まずは全体でプロジェクト進行状況を把握できるように専用のガンチャートツールなどを導入し、チーム全体で進捗を可視化できるようにする必要があります。
続いて、ネットワークインフラの整備としては、一般のインターネット回線を使用すると顧客情報を盗まれたり、改ざんされたりする可能性がありますので、専用回線を構築することが重要になります。
また、個人端末を使うケースが多いため、端末に直接データを保存する管理体制のままですと、情報漏えいのリスクが高まります。
ここからは、上記のポイントについて、詳しい解決法をご紹介いたします。
プロジェクト進行状況の可視化
テレワークの導入において、非常に重要となるのが「業務の可視化」です。
社内勤務とは違い、コミュニケーションを取れる機会が大幅に減ることになりますので、チーム全体で対応するという意識を持ち、進捗状況を把握できるようにすることが大切です。
そのためには、タイムチャートを共有できる「ガンチャートツール」を導入すると良いでしょう。
ガンチャートツールを選ぶポイントとしては、各企業によって求めている機能が異なるかとは思いますが、どんな業種でも「見やすさ」「管理のしやすさ」は必ず重要になります。
それぞれ、「担当者名」「顧客名」「進捗状況」などで絞り込み検索ができる機能はほとんどの状況で必須と言えます。
また、ガンチャートに顧客情報を入力する場合は、SSLなどのデータ暗号化に対応しているかどうかを確認しておくことをおすすめします。
ネットワークインフラの整備
テレワーク導入の際に、ネットワークインフラの整備として有効的なのがVPNによる専用回線の構築です。
VPNは、大きく分けると「インターネットVPN」と「IP-VPN」の2つがあります。
インターネットVPNは、VPN接続ルーターを拠点に設置することで、社内ネットワークを構築できます。
ルーターだけでVPNが構築できるため、手軽さやコストの安さが非常に優れています。
一方、「IP-VPN」は、通信業者が提供している閉域網を利用することで、自社のみが利用する専用回線を構築できます。
ネットワークが閉ざされているため、データの盗難や改ざんのリスクがほとんどなく、回線速度も速いのが大きなメリットです。
しかし、通信業者との契約が必要になりますので、導入するためには多少の手間が掛かることになります。
情報漏えい防止のセキュリティ対策
最後に、情報漏えいのセキュリティ対策を行うために、アクセス制限を必要最低限にしたり、ログ取得ツールを導入することを検討しましょう。
情報セキュリティ対策として、各端末にログを取得できる管理ソフトウェアなどをインストールすることで、常にクライアントPCでどんな操作をされているか監視できるようになります。
ソフトウェアによっては、リアルタイムでPCの状況を観察したり、画面を録画することも可能です。
生産性を管理する上でも役立ちますので、事前に用意しておくと良いでしょう。
テレワークに関するIT業務はアウトソーシングできる
テレワークを導入し、運用しながら結果を出すのは、簡単なことではありません。
環境整備に工数を取られて、コア業務になかなか取り掛かれない、テレワーク中に問題が発生したなど、困難に直面することもあるでしょう。
しかし、テレワークに関するIT業務をアウトソーシングすれば、スピード感を持ってテレワークを取り入れ、安定運用を目指すことができます。
委託先によっては、テレワーク導入に向けたITシステム導入のコンサルティングも受けられますので、ITを専門としていない企業でも安心です。
ITコンサルティングについてもっと知りたい方は、こちらの記事に詳しくまとめておりますので、ぜひご覧ください。
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専門知識で躓いたら、ITの専門家である「ITコンサルタント」への相談がおすすめです。
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まとめ
今や仕事＝出社という概念が覆されつつあり、企業や社員それぞれが働き方を選択できる時代が来ています。
働き方改革で業務効率やコスト削減などが求められるなか、感染症流行や災害などから社員を守る必要性もある昨今、テレワークの導入が非常に有効であるとされています。
セキュリティの強化、ツールの選定、環境整備から評価制度の見直しなどまで、テレワークの導入や運用にはさまざまなステップが必要です。
コア業務をこなしながらテレワークの安定運用を目指すのは負担が大きいですが、テレワークのIT業務部分をアウトソーシングすれば、長い時間をかけずにテレワークを導入できます。
必要な工程をアウトソース化するだけでなく、テレワークを取り入れるにあたってのコンサルティングも受けられるため、必要な部分を柔軟にアウトソーシングすることが可能です。
