近年では、IT技術の発展に伴い、テレワークを導入している企業が増えてきています。
従来は運用コストやセキュリティが大きな課題となっていましたが、今では安価で労務管理やセキュリティツールを導入できるようになりました。
さらに、テレワークを導入することで、会社へ通勤する必要がなくなるため、時間を有効活用できるようになります。
企業にとっても運用コストの削減が見込めるうえに、社員のライフスタイルに合わせた働き方ができますので、離職防止の対策にもなります。
しかし、実際にテレワークを導入しようと思っても、IT環境の整備や社員の評価制度の問題で、戸惑ってしまうことがあるのではないでしょうか。
そのため、今回はテレワークを導入するためには、どのような手順で、どんなことに気をつければ良いのかを詳しくご紹介します。
テレワーク導入の必要性
テレワークの導入が必要とされている主な理由は、働き方改革を実現できることと、社員のモチベーションや安全を確保できることです。
通勤時間を短縮し、なおかつ1人で作業ができる環境になることで、より仕事に集中できるようになります。
さらに、育児や介護と仕事を両立させやすくなりますので、ワークライフバランスを実現できます。
また、会社へ通勤する必要がないため、社員を災害や感染症から守ることができます。
突然の台風や大雪、インフルエンザやコロナウィルスなどの感染症が流行した場合でも、安全に自宅で仕事ができるようになります。
社員の安全を確保することは、会社の利益を確保することにもつながりますので、テレワークの導入はどのような業種においてもメリットがあると言えます。
テレワーク導入のメリット
テレワークの導入によって企業側が得られるメリットとしては、主には生産性の向上や交通費・設備費のコスト削減が挙げられます。
テレワークの導入によって、自身のライフスタイルに合わせて好きな時間に働けるようになりますので、生産性の向上が期待できます。
また、交通費や設備費は必要な分だけしか掛からなくなります。
その他にも、求人を募集する際に「在宅勤務制度あり」と記載することで、応募者数の増加が期待でき、人手不足の対策にもなります。
このように、テレワークの導入は企業側にとっても、非常にメリットが多いと言えます。
テレワークを導入するための必要な準備
ここからは、テレワークを導入するための必要な準備について解説していきます。
こだまシステムでは、テレワーク導入のアウトソーシングにも力を入れておりますので、実際にお問い合わせいただいた対応例を踏まえながら、詳しくご紹介いたします。
「すぐにテレワークを導入したいけれど、ノウハウがなくどうしたら良いかわらない」という場合は、ぜひご参考ください。
使用するデバイスの準備
まずはテレワークで使用するパソコンやスマートフォンを用意する必要があります。
パソコンは社員の自宅に送るため、ノートパソコンを選ぶのがおすすめです。
推奨スペックは用途にもよりますが、4コア以上のCPUを選ぶことで、複数のアプリケーションを立ち上げながら会議を行うことができます。
メインメモリは簡単な事務作業であれば4GBでも差し支えないかと思いますが、マルチタスクの作業を行う場合や、Adobeの製品などを使用する場合は、8GBあると安心です。
また、ストレージは衝撃耐性があり、作業の高速化を図れるSSDがあると良いでしょう。
そして、スマートフォンの方は、自社の顧客へ連絡することがあるかと思われますので、会社の固定電話と各社員のスマートフォンを連携（内線化）させる必要があります。
スマートフォンを内線化させることで、内線の応答や会社番号発信が可能になります。
こだまシステムでは、新規でのパソコン購入からセットアップ、スマートフォンの内線化まで一括で対応しておりますので、迅速にテレワークの環境をご用意できます。
ソフトウェアの準備
自宅でも社内と同様に作業できるように、OfficeソフトやAdobe、CADなどの各種ソフトウェアをパソコンにインストールする必要があります。
Officeソフトは「Office365」を導入することで、ExcelやWordを使用できるようになり、データをクラウドで管理できます。
また、ウィルスソフトも必須となりますので、必ずインストールしましょう。
こだまシステムでは、これらのソフトウェアのインストールやライセンス管理を行っておりますので、IT資産管理としてもお役立ていただけます。
必要なソフトウェアをインストールし、すぐにパソコンが使える状態にして、それぞれの社員の自宅へパソコンを配送することも可能です。
アクセス環境の準備
次は、自宅からリモートワークできるようにするため、社内のサーバーへアクセスできるようにする必要があります。
ただし、機密漏洩の関係上、セキュリティ対策が必須となります。
そのため、特定の端末からのみサーバーへ入れるようにするなど、制限をかける必要があります。
各パソコンに情報セキュリティ対策のソフトウェアをインストールすることで、「USB端末を認識できないようにする」「パソコンの操作ログを取得できるようにする」などの対策が可能です。
また、操作ログを取得できれば、どの社員がどのような操作を行っているか簡単に把握できますので、社員の監視や生産性の維持が期待できますが、データを管理する手間が掛かります。
このような状況でお悩みの場合には、ログデータをこだまシステムの社員が管理することで、手間をかけることなく機密漏洩の対策・生産性の管理が行えます。
サポート体制の構築
社員のITに関するトラブルのサポート、すなわちヘルプデスク体制をテレワークに合わせた形で整える必要があります。
テレワークの導入時は、これまで使っていなかった新しいソフトウェア・ツールの導入や、オフィスとは違った環境下での業務が必要となります。
そのため、従来とは違った内容のトラブルが頻発する可能性があります。
こういったトラブル対応に備えるために、あらかじめさまざまな準備を進めておく必要があります。
例えば、問題をリモートで解決するために遠隔操作用のソフトウェアを用意しておいたり、テレワーク向けにマニュアルを用意したりといったものが挙げられます。
こだまシステムでは、ヘルプデスク対応のアウトソーシングも可能です。
問題解決のための対処を代行しておりますので、イレギュラーなトラブルが起きやすいテレワークでも安心です。
テレワークの導入はアウトソーシング可能
テレワークを導入することによって、業務の効率化やコストの削減、社員の安全確保などを実現できますが、その一方で、機密漏洩などの問題が発生することが考えられます。
このような問題を発生させないために、初めてテレワークを導入する場合は、テレワークの導入をサポートをしている企業に依頼するのがおすすめです。
しかし、どこへ依頼しても同じというわけではありません。
委託先によってサービスの内容や対応可能な範囲が異なりますので、ニーズにマッチしていなければ予想以上にコストが掛かったり、導入がスムーズに行えなくなったりする可能性があります。
ここでは、アウトソーシング先を選ぶ場合の注目すべきポイントについてまとめましたので、ぜひご参考ください。
サービス内容で選ぶ
まずはどんなサービスを提供してもらえるのかを把握しておく必要があります。
アドバイスをするだけで、実際にデバイスの設定やアクセス環境の整備に対応してもらえなければ、依頼するメリットが薄くなります。
また、その場しのぎではなく、今後も会社としてテレワーク化を推進していく場合は、新入社員に向けたテレワーク用のマニュアルなどが必要になります。
こだまシステムでは、パソコンの購入からセキュリティ対策の実施、各種マニュアル作成まで対応しておりますので、初めてテレワークを導入される場合でも安心してご依頼いただけます。
セキュリティ対策では、メガバンク・政府金融機関で培ってきたノウハウを活かし、安定した運用をご提案することが可能です。
サポート体制で選ぶ
次に重要となるのが、テレワーク導入時・導入後のサポート体制です。
どんなにサービスが良くても、万が一のトラブルが発生した際に、サポートが充実していなければ結果としてリスクにつながります。
特に発生しやすい問題としては、パソコンの設定やサーバーでトラブルが発生し、思うように業務が行えなくなるケースが挙げられます。
通常の社内勤務であれば、このような問題は近場のIT担当に聞くだけで簡単に解決できますが、テレワークの場合はすぐに問題が解決できず、生産性が低下する可能性があります。
そのため、予期せぬ問題が発生した際に、どのような対応を行ってもらえるかを必ず確認しておくようにしましょう。
こだまシステムでは、チャットワークや GoogleMeet を使用して、リアルタイムでサポートを行っています。
システムトラブルが発生した際には、リモート操作で専任のスタッフが迅速に問題を解決します。
元SE・システムエンジニアの経験があるスタッフが対応できるのを強みとしています。
対応エリアで選ぶ
端末の故障など、物理的なシステムの問題によって、現地でなければ解決できないトラブルが発生することもあります。
このようなトラブルが発生した場合、自社のIT担当を向かわせるのには限度がありますので、委託先に駆けつけ対応してもらえるかどうかを確認しておくことも大切です。
こだまシステムでは品川区を中心として、東京都内 23 区に対応しており、オプションサービスで24時間・全国対応も行っています。
東京、神奈川、埼玉、千葉などの関東エリアであれば、迅速に駆けつけることができます。
また、その他のエリアにつきましても、元SE・システムエンジニアの在宅ワーカーが全国に配置しておりますので、最寄りのスタッフを現地へ直接向かわせることで、スムーズに問題を解決できます。
テレワーク導入の成功事例
ここまではテレワークのメリットや導入方法について紹介いたしましたが、実際には業務の管理や社員の評価制度の見直しなどが必要となりますので、簡単には踏み切れないかと思います。
しかし、実際にテレワークを導入している企業の大半が、一部の業務のみを可視化させたり、1ヶ月間のうち、一定期間テレワークの申請をできるようにしています。
そのため、全ての業務を見直す必要はなく、評価制度も現行のまま適用できるケースがほとんどです。
ここからは、実際にテレワークを導入している企業がどのような制度を取り入れているかを詳しくご紹介いたします。
成功事例1
「日産自動車株式会社」では、育児や介護と仕事を両立させることを主な目的として、2014年1月からテレワークの導入を開始しました。
その結果、社員が時間当たりの生産性を意識するようになり、効率化や生産性の向上を実現させることに成功。
また、社員のライフステージに応じた働き方の選択肢が広がることで、自分や家族との時間において、充実感が得られるようになったと回答しています。
日産自動車株式会社が導入しているテレワーク制度のポイントは、1週間の業務のPDCAに合わせて在宅可能な業務を切り分け、チーム全体で可視化させていることです。
いつでも、どこでも協力して仕事ができるようになり、社員のマネジメントスキルの向上にもつながっています。
出典元：日産自動車株式会社
成功事例2
沖縄で情報通信業を営んでいる「株式会社レキサス」は、新しいビジネスモデルのアイディアを考案するために、優秀な人材の確保を必要としていました。
しかし、成長意欲が高い学生ほど沖縄から離れた場所での就職を希望していたため、県内の学生に対しては、沖縄にいながら、県外の最前線で活躍している社員と一緒に仕事ができることを説明。
さらに、1ヶ月32時間まで利用できるテレワーク制度を導入することで、県内の優秀な学生を確保できるようになりました。
社員の定着率も向上し、女性社員の産休・有給取得率が100%という結果にもつながっています。
こちらの企業では、完全在宅を導入するのではなく、1ヶ月32時間の間、働く場所を自由に選べるようにすることで、ワークライフバランスを実現させています。
子供を看病しながら仕事をしたり、業務に合わせて集中できる場所に移動したりするなど、ワークスタイルを選べることが成功のポイントと言えるのではないでしょうか。
出典元：株式会社レキサス
成功事例3
「兵庫ベンダ工業株式会社」では、会社が地方にあるため優秀な人材の確保が難しく、採用できてもおよそ半数の人材が3年ほどで辞めてしまい、社員の定着に苦戦していました。
そこで、社員の定着率を向上させるために、子育て支援と介護離職を防ぐ目的としてテレワークを導入。
加えて育児教育手当制度を取り入れ、家族手当のうち、子供への手当金を増額しました。
その結果、社員の定着率が向上し、採用においては東京在住の優秀な人材を確保できるようになりました。
また、子育て支援企業として会社のPRにもつながったようです。
こちらの企業は、テレワークのメリットである「社員の定着」と「優秀な人材の確保」の2つを実現させることに成功しています。
実際の運用方法としては、自宅や事務所と工場をICTでつなぐことで、東京在住の技術者に専門的な知識と技術を発揮してもらっているようです。
テレワークの導入は大手企業だけではなく、中小企業にこそ必要だと言える成功事例です。
出典元：兵庫ベンダ工業株式会社
会社URL：https://www.bender.jp/
テレワーク導入の流れ
社員の定着率や満足度を向上させることを目的としたテレワークの導入であれば、時間をかけながら管理体制を見直し、少しずつ軌道修正していくことができます。
しかし、災害や感染症の流行など、突然の事態によって一刻も早くテレワークの導入を実施したい場合は、迅速かつ問題を発生させないように導入しなければなりません。
そのため、ここからはテレワーク導入の手順や実施までにかかる期間について、実際に弊社が提供しているサービスをもとにご紹介いたします。
急ぎのご要望にも対応できますので、目安としてご参考ください。
テレワーク導入の打ち合わせ
まずはテレワーク導入方法について打ち合わせを行います。
現在抱えている課題と目標を明確にさせて、導入方法を確定させます。
その後、お見積りを算出いたします。
お打ち合わせから準備までにかかる期間は、およそ 1 週間程度です。
テレワーク導入の準備
テレワーク導入に向けて、各種デバイスやソフトウェアの準備をします。
ご要望に応じてクライアントサーバーの用意やログ管理ツールの導入など、セキュリティ
対策などを施すことも可能です。
準備期間はご要望によって異なりますが、即日から対応できます。
準備期間はパソコンのキッティングやサーバー環境の整備なども含めた場合、1週間～3週間が目安となります。
テレワーク導入開始
準備が完了しましたら、実際にテレワークの導入を実施します。
実施のタイミングに合わせて、パソコンの設定方法や業務フローなどの各種マニュアルを作成することも可能です。
テレワークの運用管理も併せてご依頼いただければ、リアルタイムで各種システムのサポート、セキュリティ対策の改善も行えます。
テレワークの安定運用
継続的に作業効率化、セキュリティ対策を行い、安定運用を目指します。
安定運用までにかかる期間は、お問い合わせからおよそ 3 ヶ月ほどです。
システム環境の整備、トラブル対処法のマニュアル作成などを行いながら、万全なテレワーク体制をサポートします。
まとめ
テレワークを導入することで、生産性の向上やコスト削減だけではなく、社員の安全も守ることができます。
また、一度テレワークの導入に成功すれば、福利厚生の一環として、求人募集で「在宅勤務制度あり」と打ち出せるため、人手不足の解消にもつながります。
こだまシステムでは、テレワーク導入の準備から一括でサポートしており、金融機関のシステム運用で培ってきたノウハウによって、万全なセキュリティ対策を施すことができます。
テレワークの安定運用なら、ぜひお任せください。
