ペーパーレスの推進は2000年の初め頃から推進する声が挙がっており、新型肺炎の流行に伴い、テレワークの促進によって脱ハンコを検討する企業がどんどん増えています。
実際、せっかくテレワークを導入したのに捺印のためだけに出社させてしまっては何のために導入したのか解らなくなってしまします。
しかし、簡単に脱ハンコを進められない企業があるのが現実です。
今回は脱ハンコの進め方についてご紹介していきたいと思います。
「脱ハンコ」とは？
脱ハンコとはその名の通り、書面では無く電子契約サービスを導入することでハンコを不要にすることです。
2000年の初めから導入があったとはいえ、2020年3月～4月にかけては、新型コロナウイルスによるテレワークの促進によって、爆発的に電子契約サービスの導入が進みました。
更に電子印鑑といった押印方法も広まり、書類を目の前にして朱肉につけて押印、といった動作が減っています。
ここからは、実際に脱ハンコを導入した場合のメリットを詳しくご紹介いたします。
脱ハンコのメリット
脱ハンコには多くのメリットがあります。
まずはコストカットの面です。
テレワークを導入している企業の場合、電子契約で全て完了するのであれば押印のためだけに社員を出社させる必要がありません。
こうしたメリットは出社以外にも当てはまります。
書類を郵送で送付し、押印して返送をしていたのでは数日の時間を要してしまいます。
電子契約を導入し脱ハンコをする事で、こうしたコストを大幅にカット出来るのです。
その他には、業務の効率化としても有効的です。
書面で契約を行う場合、原本と写しを作成するなどといった手間がかかります。
過去の契約を確認するのも、膨大な書類の中から該当の契約書を探すと考えると手間になります。
しかし、電子契約システムであれば、クラウド上でデータ化されていますので確認するのが容易です。
クラウド上に保管されているので物理的なスペースを取らないといったメリットもあります。
また、こうした電子契約にアクセスすると、どの時間に社内の誰がアクセスしたかがわからります。
そのため、不正な改ざんや複製といった対策も強化できるようになります。
脱ハンコに向けた行政の動き
多くの企業が電子契約を導入し脱ハンコを進めていくも、大手企業の中では社内文書への押印はビジネス慣行として残っていると言われています。
こうした背景には行政関連の手続きにおいては紙の書類が多いというのもあります。
このような状況から、政府も脱ハンコについての対策を始めています。
総務省は、電子データの改ざんがされていないと証明する「タイムスタンプ」の事業者認定の運用開始を2021年に対応する予定だったのを、2020年以内に早める動きがあります。
また、電子文書の発信元の組織を示す目的で使われる「eシール」についてですが、これは企業の社印に相当します。
このeシールについても国が関与し、認定制度を作る予定となっています。
タイムスタンプは2020年から、eシールについては2021年からそれぞれ新制度を前倒しでスタートさせる方針となっています。
企業の脱ハンコがなかなか進まない理由とは？
今後は政府も脱ハンコに向けて新制度をスタートをさせる時代に突入していますが、企業においては、思うように脱ハンコが進まないことがあるかと思います。
社内文書、契約書における押印というビジネス慣行も原因の一つだとは思いますが、実は他にも多くの課題が存在します。
まず、電子契約が出来ない契約が存在する点です。
2019年の4月に法改正により、労働条件通知書の交付については電子交付が可能となりました。
ですが、定期借地契約や投資信託契約の約款など、法律上紙面での交付が義務付けられているものも存在します。
その数は決して多くはありませんが、企業で必要な物となります。
コロナショックにより脱ハンコを目指す姿勢を政府も見せていますので、今後改定される可能性は充分にあるかと思います。
続いての課題は、サイバー攻撃を懸念するものです。
紙面の契約書は、盗難、紛失、破損、そして改ざんのリスクがあります。
そうしたリスクの対策が電子契約でしたが、管理サーバーが攻撃されてしまうリスクが全くない訳ではありません。
こうした部分の管理が適切に行えない場合、脱ハンコは難しくなってしまいます。
また、もう一点は脱ハンコにした際に取引先の同意や理解を得るのが難しかったり、社内でも浸透に時間がかかるといった懸念点も挙げられます。
脱ハンコを加速させるITサービスとは？
大手文具メーカーはスマートフォンやパソコンからクラウド上の書類にアクセスし、押印が出来るといった電子印鑑サービスの提供を開始しました。
その他の企業でも、電子印鑑の押印と書類の保管を全てクラウド上で行えるサービスの提供がされています。
さまざまな企業が参入し、各方面でこうした脱ハンコに向けて新なITサービスの提供をスタートさせているのです。
コロナショックによって需要が高まったこともあり、この様な電子印鑑や電子契約サービス支援は急速に導入されていき、脱ハンコを加速させていきました。
クラウド上で完結できる電子契約システム
クラウド上で全て完結出来る電子契約システムは、非常に利便性が高く多くの企業に選ばれています。
電子契約システムとは、契約書などの書面を使用せずに全てクラウド上で行うことを意味しています。
この電子契約システムを導入することで、手渡しで行う紙面のやり取りの時間を削減したり、印刷や発行で発生していた経費をペーパーレスによるコスト削減などのメリットがあります。
一方、電子契約システムを使用する際は、システムの信頼性について気をつける必要があります。
書面であっても扱いが厳重であるように、クラウド上のデータも厳重に管理する必要があります。
多くの電子契約システムでは、不正にアクセスされれば痕跡が残るので改ざんや不正な持ち出しなどは難しくなっています。
利便性は勿論ですが、セキュリティ面においても信頼出来る電子契約システムを導入することが重要となります。
これらのリスクを防ぎ、なおかつ手続きの簡略化や業務効率の向上が期待できるのであれば、導入しない手はありません。
電子契約は法的に問題ない？
2020年4月の改正民法には「契約方式の自由」が明記されておりますので、契約の成立に書面は必ずしも必要ではありません。
つまり、「電子契約は法的に問題が無い」ということになります。
電子帳簿保存法と電子署名法をクリアしていれば、電子契約は全く問題ないのです。
ですが、「定期借地契約」「定期建物賃貸契約」「投資信託契約の約款」などについては書面が必須となります。
法改正が進んでいるとはいえ、書面が必須となる契約も存在していることは、忘れてはいけません。
圧倒的な人気を誇る電子契約システム「クラウドサイン」
信頼の出来る電子契約システムで現在圧倒的人気を誇るのが、弁護士ドットコムが運用する「クラウドサイン」です。
電子契約について調べていくと、おすすめのシステムとして必ずと言って良いほど紹介されています。
クラウドサインは、今まで書面で進めていた契約作業を数分程度で完結出来るようになるクラウドベースの電子契約サービスとなります。
弁護士監修のもとサービスを運用しており、法的に気になる部分について直ぐに確認できる安心感があります。
また、個人事業主向けのフリープランも用意されています。
80,000社以上の導入実績
日本初のクラウド契約システムとしてリリースされたクラウドサインですが、既に80,000社以上が導入しており、圧倒的人気と信頼を勝ち取っています。
導入している企業が多いため、契約相手が既にと導入していることも多いサービスですが、契約相手が導入していなくても利用が可能となっています。
契約相手が導入していなくても利用が問題なく出来るという点が、導入する上で「相手が導入していなかったら使えない」という一つの問題を解決しています。
また、作業効率やコストカットの面からみても、電子契約システムを導入しない手はありません。
導入にあたって問題視されている信頼性、互換性、操作性の部分についても評価が高く、電子契約を利用している企業のうち、約80%がクラウドサインを使用しています。
弁護士監修のもとで運営されている安心感
クラウドサインは弁護士監修のもと運営されています。
弁護士ドットコムが運用しているという点でも信頼されており、導入を決意される企業も多いです。
国内のサービスであり、なおかつ弁護士ドットコムが運営しているため、安心感があります。
電子契約は、法改正の進行によって日々変化しつつあります。
そういった中で、日本の法律に深い理解と知見を持つ弁護士が監修しているといういのは、大きな信頼と安心感につながります。
取引先も直感で操作できる使いやすさ
クラウドサインが選ばれているのは信頼性だけではありません。
操作性にも優れており、直感的に操作できる点についても導入の決め手になっています。
電子署名がはまだあまり浸透していないため、取引先が受け入れてくれるかどうかの不安が残ります。
ですが、実際にクラウドサインを利用すると直ぐに流れを理解でき、スムーズに進められることが多いと好評です。
取引先がユーザー登録をする必要は無いため、登録などの手間も省けます。
さらに、こうした操作性の良さがあるとセキュリティ面が心配されるかもしれませんが、クラウドサインではセキュリティも安心です。
暗号化通信
お客様とクラウドサインの通信はSSL/TLSで常に暗号化されており、通信における盗聴や傍受、改ざんやなりすましのリスクに対応しています。
保存ファイルの暗号化
アップロードされたファイルは暗号化して保存されており、第三者によりデータの読み取りを防ぎます。
データ保存
毎日自動でバックアップすることにより、クラウドサイン上の大事な契約書を流出や紛失から守ります。
セキュリティとデータ保存の内容については、クラウドサインの公式ホームページにも記載されており、いつでも確認することが可能です。
こうした部分においても、安心できるサービスと言えます。
クラウドサインの公式URL
https://www.cloudsign.jp/
脱ハンコに向けた業務システムの導入方法
電子契約サービスを導入することによって、さまざまなメリットがありますが、実際にはどの契約書を電子化させ、どのように対応していくか考える必要があり、業務フローを精査しなければなりません。
そのような場合には、脱ハンコに向けて電子契約サービスの導入をITサポートに依頼するという手段もあります。
最適なシステム選定から導入までサポートして貰えるので、社内での共有もスムーズに行えます。
クラウドサインは信頼性も高いですが、他にも電子契約サービスは多数存在しています。
会社での目的と電子契約システムの機能を比較して、会社の用途に合わせて導入することが大切です。
現代社会の情勢もあり、今後脱ハンコの推進は加速していくのが容易に予想できます。
そのような中、会社の用途に合わせた電子契約システムの選定も大事ですが、情報を社員にスムーズに共有することも当然ながら必要となります。
そのためには導入方法や操作方法についてレクチャーしてもらえたり、社内用マニュアルを作成してくれるITサポートを頼ると良いでしょう。
まとめ
今後も法改正や情勢によって、電子契約システムや脱ハンコについての企業の付き合い方は変化していきます。
特に脱ハンコについては感染症流行による影響もあり、急速に各企業で導入が進められるようになりました。
また、災害や悪天候による影響によって、いつ出社に制限がかかるか予測することはできません。
そうなった時にペーパーレスの脱ハンコに直ぐに切り替えられるかどうかは、会社の成長のためにも重要な部分になってきます。
多くの企業が脱ハンコのために電子契約システムを導入していく中で、自社でシステムの導入が遅れてしまえば、それだけ多くの契約の機会を逃してしまいます。
こだまシステムでは、脱ハンコに向けて企業にとって最適な電子契約システムの選定から導入までを専門のスタッフがサポートしております。
脱ハンコを効率よく進めるためにも、お悩みやご不安がありましたら、ぜひご相談ください。
