業務でAccessを使っていて、これまで管理していた担当が退職してしまい、運用できなくなったというお悩みはありませんか？
Accessはデータベースとして最適なツールで、売上や顧客管理システムとして最適です。
ただし、使うにはスキルが必要なので、作った本人しかメンテナンスができないといったデメリットがあります。
そのため、誰でも使いやすいシステムへの移行、もしくはアウトソーシングへ依頼した方が業務の効率化に最適です。
本記事では、Accessで行っている業務をブラックボックス化させずに、効率化させる方法をご紹介していきます。
また、こだまシステムでは作業効率化させるための代行を承っております。初回30分無料で、相談を伺っておりますので、お気軽にご相談ください。
「Access」の主な機能とメリット
Accessは、データーベースとして使用するのに特化しているOfficeの1つで、データ管理から帳票作成まで対応しています。
顧客・売上管理から請求書といった書類作成に適しているので、業務でAccessを取り入れている会社も多いかと思います。
データベースの項目作成や帳票画面の作成、データベースと帳票の紐付けさえ終わっていれば、比較的誰でも使いやすいのが魅力です。
また、プログラミング知識があれば、通常の使い方にプラスして、さらに使い勝手良く画面を作り変えることもできます。
Accessの利点・得意なこと
Accessは、データーベースとして、売上・顧客管理といったデータを保管・整理・加工に使えます。
大本のデータを登録するテーブルを作成し、さらに必要なデータのみ抜き出し、別テーブルの作成もできます。
抜き出した情報を元に、帳票の作成ができるので、データの管理から請求書といった帳票の作成に最適です。
売上日・顧客名・商品など、ほしい情報をIDで管理できるので、IDを選択するだけで作成した雛形の請求書に反映されます。
プログラミングの知識が必須となりますが、簡単にデータ登録・帳票作成ができるように、GUIを作ることも可能です。
例えば、Accessでデータ登録や帳票作成を依頼したい方がプログラミング知識やAccessの使い方を知らなかったとします。
SEがAccessを直感的に使えるように、入力の補佐をするGUI画面を作って任せることで、特別な知識なく業務を任せられます。
このように、知識さえあれば汎用的に使えるのがAccessの強みで、構築さえ出来ていれば誰でも使えるのが利点です。
Accessのデメリットとは？
使いやすさのあるAccessですが、専門的な知識を持たない社員にとっては「操作はできても運用までは難しい」といったデメリットがあります。
Accessを顧客・売上管理や請求書として利用するには、どのデータベースから情報を持ってくるかといった構造の理解が必要です。
そのため、専門的な知識を持った社員が運用するか、社員がAccessやデータベースの知識を覚える必要があります。
Accessの知識を持った社員に依存しがちなので、ブラックボックス化しやすくなってしまいます。
データ管理をしつつ帳票作成にも対応しているので便利な反面、運用の難しさが足を引っ張っているのが難点です。
運用するのが難しい
Accessは直感的に使いにくく、専門的な知識が無いと操作するのが難しいのがデメリットといえます。
すでに構築されていた場合、専門的な知識が無くても使えますが、データの削除や請求書の修正までは対応できません。
運用するには相応のスキルが必要なため、専門的な知識がない場合は覚える必要があります。
また、これまで運用していた社員が離職する際には、データベースの構造から教えてもらう必要があるので引き継ぎが大変です。
もし、データベースの構造や、どのデータベースがどの帳票に紐付いているかなどの情報が残っていないと、最悪の場合運用ができません。
このように、引き継ぎする社員が専門的な知識を持ちつつ、運用状況をしっかりと把握していないといけないので、運用の難しさがあります。
ブラックボックス化しやすい
Accessは専門的な知識を必要とするので、担当社員のスキル依存になりやすいといったデメリットがあります。
複数人でデータを管理していたとしても同時作業ができないため、最終的には一番知識を持っている人が作業することが多いです。
そのため、他の社員が対応する機会が減ってしまい、業務がブラックボックス化しやすくなってしまいます。
さらに、他の社員が対応できない場合、担当社員の不在時には運用や迅速なトラブル解決ができません。
データベースの内容が複雑な場合、どこにどのデータが登録されているのか分からないといった問題も起こりがちです。
データが膨大になると、構造がより複雑になってしまうので、フローチャートの作成は必ずしておきましょう。
Accessの業務システムを他のツールに切り替えるメリット
Accessを他のツールに切り替えることで、プログラミング知識がなくても運用しやすくなります。
業務システムによってはクラウド化することもできるので、情報共有のしやすさがあり、作業効率アップにも最適です。
例えば、Googleスプレッドシートの場合、エクセルと操作感がほとんど同じで、データベースとしての利用も可能です。
また、業務システムツールのkintoneだと、プログラミングの必要がなくデータ管理や情報共有などが簡易的にできます。
このように直感的に使えるツールを利用することで、誰でも操作ができるといった利点があります。
ここからはMicrosoft365とkintoneの魅力をご紹介いたします。
Microsoft365
Googleスプレッドシートはエクセルと操作性が大きく変わらないため、直感的に使用しやすいのが魅力です。
複数人がリアルタイムでデータ更新をできるので、複数人での書き込みでも問題なく動作します。
データはすべてクラウドに保存されるため、ファイルがどこにあるかわからないといった問題も解決できます。
管理者権限や閲覧者権限をつけることができるので、ユーザーごとに編集可能・閲覧のみと権限を変えられるのも特徴です。
閲覧権限を変えることで、全社員に情報を共有しつつ、 誤ってデータを書き換えられる心配もありません。
kintone
kintoneは、レコードというシステムを採用していて、データベースとして顧客情報の登録ができます。
変更履歴の確認もできるので、いつ誰が情報を更新したかわかりやすいといった魅力もあります。
さらに、顧客情報に紐付いた情報を登録しておけるので、顧客に対する属人化を防げるのが魅力です。
一人の社員が顧客情報を抱えてしまっていると、その社員が不在の際に顧客からの問い合わせに回答できなくなってしまいます。
そのため、全ての案件情報を共有できるようにしておくことで、担当社員が不在の際でもスムーズに問題の解決ができます。
既に終わっている案件も、一目で確認できるようになっているため、過去のデータを見たい際にも便利です。
システムの切り替えはアウトソーシングが可能！
すでにブラックボックス化してしまっているAccessの場合、システムの切り替えは容易ではありません。
そこで、システムを切り替をアウトソーシングしてみてはいかがでしょうか。
専門的な知識を持ったアウトソーサーであれば、すでに構築されているAccessからデータを抽出し、新しいシステムへ移行させることができます。
また、データをより効率よく管理できるように、切り替え先のシステムを使い勝手よく大きくしてもらうことも可能です。
さまざまなシステムに精通しているアウトソーサーであれば、どのようなシステムに切り替えればいいかまで教えてもらえます。
システムの切り替えだけではなく、効率的に利用できるシステムを知りたいのであれば、実績の豊富なアウトソーシング会社を選ぶと安心です。
まとめ
Accessは、売上・顧客管理・帳票作成に最適ですが、専門的な知識を持った社員でなければ使用できないといったデメリットがあります。
ブラックボックス化しやすいといった問題点も挙げられるので、 Accessの業務は早々に他のツールへ切り替えた方が安心です。
ただ、構築から何年も経っているAccessの場合、データの抽出は簡単にできるものではありません。
そのため、システムの切り替えはアウトソーシングに頼むと、トラブルを起こすことなくスムーズに移行が完了します。
こだまシステムでは、専門的な知識を持った社員が、お客様のお悩みに合わせて、 最適な解決策をご提案させていただきます。
システムの選定からシステムの切り替えまで対応することが可能ですので、Accessのブラックボックス化にお悩みの際はぜひご相談ください。
