システム運用は、組織の生産性向上・効率化を行う上でとても重要で、安定した稼働を実現できるよう運用していかなくてはいけません。

しかし、ITシステムの構築や運用を効率的に行うためには、専門的な知識や人手が必要です。

そんな時に頼れるのがアウトソーシングですが、実際に効果があるのか、どんな技術を提供してもらえるのかイメージできない方もいらっしゃるかと思います。

本記事では、システム運用のアウトソーシングを依頼したときに期待できる成果やパートナーの選び方をご紹介していきます。

システム運用のアウトソーシングとは？

アウトソースできる主な業務内容としては、アカウント管理・ヘルプデスク・既存システムのメンテナンスなどがあります。

システム運用は、日常的な監視業務や定期的なメンテナンスが必要なので、人手不足でお悩みの場合は、アウトソースに依頼をすると効果的です。

ここからは、具体的にどのような業務が依頼ができるのか、需要が高まっている背景についてもご紹介していきます。

アウトソースできる主な業務内容

アウトソースできる業務内容には、アカウント管理・ヘルプデスクなどのノンコア業務があげられます。

ヘルプデスクは、IT機器やシステム運用時の問い合わせ対応をメインに行う業務ですので、新システムなどを導入した場合は問い合わせ数が激増します。

そこで、システム運用のアウトソーシングを利用し、トラブル対応や操作説明など請け負ってもらうと便利です。

その他にも、アウトソーシングを利用することで効率化が期待できる業務について詳しく解説します。

PCのキッティング

アカウント管理や購入製品の設定などは、新入社員の入社時期や年度終わり・始めに対応することが増えます。

例えば、新入社員用のPCキッティングやアカウント付与など、直接の業務に直結するものです。

PCキッティングが終わっていないと、新入社員は業務ができないので、率先して対応しなければいけません。

しかし、年度初めは業務に追われやすく、人手不足や残業が増えてしまい社員に大きな負担をかけてしまいます。

アウトソーシング会社にPCキッティングなどの業務を任せることで、社員の負担も削減でき、効率的に業務ができるのでおすすめです。

既存システムとツールの連携

システム同士の連携や、購入した製品の設定などさまざまな依頼を行うこともできます。

アウトソーシング会社によっては、システム構築から対応している会社もあり、システム同士を連携させて作業の効率化を図れます。

ただ、プログラミングを行う際はプラスで料金がかかる可能性があるので、事前に確認しておくと安心です。

求められる背景

システム運用は、トラブルが起こらないように監視を行い、問題発生時には迅速に対応する必要があります。

定期的なメンテナンスや最新版への更新なども必要で、システム運用の業務は多岐にわたります。

知識を持った社員や人手不足の場合、定常的な運用を行うのは至難の業です。

そこで、高い能力を持ったアウトソーシング会社にシステム運用を任せることで、社内のリソースを使うことなく、効率化や生産性の向上が期待できます。

さらに、働き方改革やテレワークが推奨され始めたこともあり、できるだけ社員に負担をかけないような環境作りも必要です。

生産性・効率化を行うには、知識と人材がもっとも重要のため、アウトソースをうまく活用して行くことが有効的な対策と言えます。

2.システム運用をアウトソースするメリット

システム運用をアウトソーシングすることで、ノンコア業務を丸ごと任せることができ、コア業務に集中できるメリットがあります。

専門家に依頼ができるといったメリットもあり、高度な知識を必要とする業務でも柔軟に対応してもらえます。

新システム導入時など、操作性やトラブルに関する問い合わせは増えがちです。

専門的な知識を持ったアウトソーサーであれば、トラブル対応から説明など一括で依頼ができるので、コスト削減にもつながります。

アウトソースをすることで得られる効果

アカウント管理など、セキュリティ対策も必要とする業務だと、適切なタイミングでパスワードの更新やアカウントの削除が必要です。

これらの業務を多忙のなか管理していると、うっかりシステムの更新日を忘れてしまったなどのミスが起こる可能性があります。

さらに、退職者のアカウント削除を忘れてしまうと、利用していないアカウント料金を払い続けることになったり、情報漏えいが発生するなどのリスクが考えられます。

直接的な利益につながらないとしても、組織としてはとても重要な業務なので、人手語りていない場合は生産性の向上も兼ねてアウトソーシングを検討すると良いでしょう。

システム運用のアウトソーシング、デメリットは？

システム運用をアウトソーシングすることで、人手不足の解消や生産性向上に大きなメリットがあります。

しかし、アウトソーシングに頼りきりになってしまうと、知識がブラックボックス化してしまうなどのデメリットが発生します。

本来であれば、社員が知っておかなくてはいけない業務内容を把握できなくなるという問題が起こりがちです。

そのため、アウトソーシングを利用する際は、アウトソーサーの業務を必ず管理できるように自社の社員を監督役として立てておくことをおすすめします。

また、実際に運用中のシステム管理を任せる際には。引継ぎ作業などの時間も発生するので、すぐに効率化できるとは限りません。

ここからは、アウトソーシングを利用する際に気をつけたい事についてご紹介していきます。

アウトソーシングは信頼のできる会社に

アウトソーシングに依頼をするということは、社内の情報を外部の会社に開示することです。

情報漏えいにつながる危険性もあるので、まずは信頼のできる会社なのかしっかりと見極める必要があります。

「実績はあるのか」「会社は適切に運営されているのか」など、しっかりとチェックを行ったうえで検討したほうが安全です。

最近では、事前に綿密な打ち合わせをしたり、トライアルを行ったりしている会社もあります。

実際に話を聞いてみて、信頼のできる会社かどうか見極める事もできるので、すぐに契約するのではなく、業務範囲や作業品質を細かく確認しておきましょう。

また、サービスによっては別料金がかかる可能性もありますので、料金の内訳についても明確にさせておくことをおすすめします。

自社に適したアウトソース先を選ぶ方法

自社に適したアウトソーシング会社を選ぶには、事前にしっかりと話を聞いてくれる業者を選ぶのがポイントです。

どのような作業でアウトソーシングを利用するのか、能力に合った社員を派遣してもらえるのかなど、明確に話し合いを行いましょう。

事前に相談しておかないと、業務を始める際に「想定している能力のアウトソーサーではない」といったトラブルが発生します。

求めている能力を持っていない場合、期日内に作業が完了しないなどの問題が起こり、アウトソーシングを依頼する意味がなくなってしまいます。

実際に話を聞いたうえで最適な人員を派遣してくれるのか、しっかりと確認しておきましょう。

また、アウトソーシングを利用する際の最大のメリットは、自社の問題を解決して生産性の向上や効率化につなげられることです。

そのためには、どこが問題となっているのかを洗い出し、アウトソーシング導入後どう改善したのかまで検証してもらうと、より効果を実感できるようになります。

ですが、ただアウトソーシングのサービスを利用しただけではそこまでしてもらえない場合がありますので、報告書のプロセスでどこまでレポート化してもらえるかを確認しておくと良いでしょう。

まとめ

アウトソーシングを利用することで、現在組織内で抱えている問題を速やかに解決できる可能性があります。

しかし、依頼したい業務内容を専門としていないアウトソーシング会社を選んでしまうと、余計なコストがかかり無駄な作業が増えてしまいます。

パートナー選びを行う際は、どのような悩みがあって、どのような効果を期待しているのかしっかりと伝えるようにしましょう。

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