システムの運用や情報管理など、仕事の大半をIT機器に頼ることが多くなったため、どのような業界においてもITコストの削減が大きな課題となっています。
とは言ってもコスト削減のために何から対策していくのが効率的なのか、どのように対応していくのがより効果的なのか悩まれる方もいらっしゃるかと思います。
今回は、ITのコスト削減のために抑えておきたい5つのポイントや、実際にコスト削減を実施する際の注意点などについてご紹介いたします。
ITコストを削減するためのポイント
まずはITコストを削減するための5つのポイントです。
現段階でIT機器やソフトウェアなどにどれほどのコストがかかっているのか把握しましょう。
そこから無駄な部分や切り替えが可能なものを確認し、コストの見直しをしていく必要があります。
こうしたITコストの削減は、無駄な部分を探す過程で生産性が低下している要因が見つかることもありますので、今後の作業の効率化も期待できます。
日頃からITに関するコストがどのようになっているのかを情シスが把握していれば、ITコスト削減の対応はしやすくなります。
ITに関する情報集約とコストの洗い出し
一番最初に重要になるのは、ITに関するコストがどのように発生しているのかを可視化させることです。
ITに関するコストのかかり方を把握しなければ、必要・不必要の判断がしにくくなりますので、コストを洗い出して可視化させることが重要となります。
発生しているコストは妥当なのか、それとも削減の余地があるのか、情シスがITに関するコスト部分を把握しておかなければ対応は難しくなっていまいます。
無駄になっているコストの切り分け
全体的にどの部分にどの程度のコストがかかっているのか把握できたら、次は無駄になってるコストを切り分けます。
この時に注目したいのは、ITの投資がどの程度成果をあげているかを見ていきます。
投資がどの程度有効で影響があったか把握できるように、生産性を数値化して見比べるようにしましょう。
そして、必要な投資とそうでない部分を切り分け、不要な部分を割り出します。
購入ではなく「リース」に切り替える
続いてはPCやプリンターなどのコスト削減です。
こうしたIT機材に関しては、初期費用を軽減させるために購入せずにリースにしてしまうことでコストを抑えることが可能となります。
例えば、社員用のPCを3年の周期で更新している場合、買い切りの方が安いのか、リースの方が安いのかで比較します。
同じ機材を使い続ける場合はリースのほうが結果的にコストがかかることが多いですが、PCなどの一定周期で交換するものの場合は安くなる可能性が高いです。
重複したシステムを統合する
使っているシステムで重複してしまっている物があるなら、統合することで無駄を減らせます。
特に多いのは、部門をまたいで類似しているシステムが導入されているというケースです。
部門ごとで見るのではなく、組織全体としてシステムの重複を見直すことが重要になります。
そして、重複しているシステムがあった場合は、統合させて調整することでITコストの削減につながります。
アウトソーシングによるシステムの共同利用
アウトソーシングを利用することで、自社だけでは運用の手間やコストがかかってしまうシステムの場合でも「共同利用」によってITコストを削減できます。
例えば、パソコンのID・PWを管理するための「ActiveDirectory」というシステムが存在します。
この「ActiveDirectory」を導入することで、パソコンの操作ログの取得やアクセス権限の設定を一元管理で行ったり、各システムに応じたID・パスワードを入力する手間がなくなります。
データ閲覧やファイルサーバーにアクセスする度に認証を求められると業務効率が低下しますが、
ActiveDirectoryを導入していれば、このような手間を省くことができます。
ですが、ActiveDirectoryを導入するためには、初期費用がかかったり、構築・設定方法が複雑だったりするなどのデメリットが存在します。
このような場合、アウトソーシングによりシステムの共同利用をするこで、導入コストを抑えつつ、設定方法の共有などが可能になります。
クラウドサービスとして簡単に導入できないようなもので、ある程度カスタマイズしたいものを複数社で共同構築して利用するという方法が取れるのは、アウトソーシングのメリットだと言えます。
知り合いの経営者と共同で利用したり、アウトソーシング先にお任せしてしまう方法もあります。
ITコスト削減の注意点
ITコストを削減する上で気を付けておきたいのは、「コスト」「運用の手間」「生産性」もしっかり視野に入れた上で判断することです。
どんなにITコストを削減できても、運用の手間がかかったり、生産性が低下してしまえば意味がありません。
そうならないために、費用対効果を意識しながら事前にシミュレーションを実施したり、生産性を重視した体制を整えることで、ITコストを削減しつつ業務を効率化できます。
ここからは、特に注意しておきたいポイントやおすすめの対策について詳しくご紹介いたします。
シミュレーションを十分に行う
いざ新しいシステムを導入してみても、実際に期待していた成果を得ることができなかったり、負担になってしまったりするケースも多く存在します。
そうならないために、新システムを導入する場合は、いきなりではなく事前に使用感を把握しておくようにしましょう。
コストだけに目を向けるのではなく、新システムが普及してくれるかどうか、操作性や利便性は問題ないかどうかをチェックすることが大切です。
こうした事前のシミュレーションによって、ミスマッチを防ぐことができます。
パソコン購入時は予備端末を用意する
パソコンの購入する際には保証やサポートにお金をかけるのではなく、予備端末を用意することをおすすめします。
例えば、10万円のパソコンを20台購入する場合、オプションで落下・水没・落雷・火災の際に故障した場合でも、3年～5年は修理が無償になるサポートを付けられることがあります。
このサポート費用が1台につき5千円だった場合、20台だと10万円になります。
しかし、実際は修理に出してしまうと、たとえ修理費が無償になったとしても、2～3週間はパソコンが使えない状態になってしまいます。
それであれば、オプションのサポート費用に10万円をかけるのではなく、予備端末として1台用意しておいたほうが、結果的に変わらないコストでリスクを回避できます。
また、予備端末を会社用の共同使用PCとして利用することも可能ですので、より生産性が高くなります。
一時的なコスト削減に傾倒しないように
イニシャルコストだけではなく、必ずランニングコストや導入後の手間などもしっかりと考慮しておきましょう。
ITコストが削減できても、そのせいでIT担当者の負担が増えてしまったり、効率が悪くなったりしてしまうのでは意味がありません。
そのため、コストと生産性を切り離さず、現場の担当者や関係する部署の人とも打ち合わせをしながらITコストの削減に取り組む必要があります。
また、毎年標準PCを選定していて、「今年購入するPCはこれ」という形で決めておきます。
そうすることで、後から「スペックが足りなかった」ということがなくなり、故障しても早く入れ替
えができ、購入の都度選定する必要もないので手配するのも早くなります。
ITコスト削減は専門家とともに実施するのがおすすめ
本格的にITコストの削減を目指すのであれば、専門家とともに実施するのがおすすめです。
ITコスト削減のための情報集約とコストの洗い出しや、システムの統合、そして入念なシミュレーションを実践しようとしても、負担や手間が大きく、思うような結果が出せないことがあります。
しかし、専門家に依頼をすることで、そうした手間を軽減できるだけではなく、プロの目線から企業にとってどのようなシステムが最適なのかを判断してくれます。
ITコストの大幅削減に成功すれば、専門家に依頼した費用を含めても結果的に安くなることがあります。
そのため、まずはどれぐらいのITコスト削減が期待できそうか無料相談をしてみるのをおすすめします。
まとめ
こだまシステムでは、ITコンサルティングとして、最適なシステムの導入や統合をするためのサポートを行っています。
一時的なコスト削減だけではなく、導入後の運用や各種マニュアルの作成、セキュリティ対策まで対応することが可能です。
中小企業向けに、最もコストパフォーマンスに優れたプランをご提案いたしますので、ITコストの削減や自社に合わせたシステムの構築などについてお悩みの際は、ぜひ無料相談をお申し付けください。
