ITサポートを導入すると、「ノウハウが蓄積しない」「セキュリティ対策が必要」「コストがかかる」ことがあります。

これらは、ITサポートがどういうものなのかよく知らず、事前の打ち合わせでも詳細のすり合わせをしていないと起こりがちです。

ただ、ITサポートサービスは、 社員の負担軽減や、プロによる迅速な対応を受けられるといった、さまざまなメリットがあります。

そこで、本記事ではITサポートサービスの導入時に注意するべき点と、導入で得られるメリットをご紹介していきます。

こだまシステムでは、ITサポートサービスをご提供しておりますので、お悩みの際はぜひご相談ください。

ITサポートサービスの導入で注意すべきこととは？

ITサポートサービスを利用すると、作業をすべて丸投げしてしまい、社内にノウハウが蓄積しないことがあります。

社内にノウハウが蓄積されないと、外注に頼りきりになってしまい、肝心な時に業務が滞ってしまいます。

さらに、外注に業務を依頼するということは、社内の情報を外部会社に知られることになるので、セキュリティ対策も必須です。

また、想定よりもコストがかかってしまうケースもあり、事前打ち合わせでのすり合わせは疎かにしないようにしてください。

ここからは、ITサポートサービスの導入時に注意すべき点について、細かくご紹介していきます。

社内に対応ノウハウが蓄積しない

外注に業務を丸投げしてしまうと、社内にノウハウがたまらないので、必ず社員が一緒に業務を行うようにしてください。

もし丸投げしたままにすると、外注先の変更時や休暇の際に、急ぎの案件がきても対応できずに、困ってしまいます。

必要に応じて、マニュアル作成や休暇の際の対応方法を決めておくなど、ノウハウを貯められるように対策しましょう。

さらに、ブラックボックス化してしまう恐れもあるため、日々の業務内容を明確にするように対応管理してください。

セキュリティ対策が必要になる

ITサポートサービスを利用するということは、外部に情報が渡る可能性があるのでセキュリティ対策は必ず行ってください。

機密情報はアクセスできないように、アクセス権を設定し、業務方法を定期的に確認しておくことが重要です。

また、不正な操作を行っていないかをチェックするためにも、一人で業務をしないように、必ず社員がそばにいる環境を作りましょう。

定期的なセキュリティ教育も有効なため、数カ月に1回はセキュリティ研修を行うのもおすすめです。

想定よりもコストがかかるケースがある

ITサポートサービスとして、ヘルプデスクを依頼していても、障害発生時などはあれこれと追加依頼が増えてしまいます。

アウトソーサーに依頼をしすぎると、追加費用がかさんでしまい、想定よりもコストがかかるケースがあります。

そのため、追加依頼をすることのメリット面を考慮したうえで、依頼をするようにしてください。

また、社員のリソース分配を適切に行い、ITサポートサービスに頼ることが費用対効果に良いかどうかを検討するのも必要です。

余分なコストをかけないためには、複数社での見積取得や業務範囲を明確にするなど、契約前にきっちり確認しておきましょう。

対応がブラックボックス化することも

プロによるサポートだからと安心して業務を丸投げしてしまうと、対応がブラボックス化することがあります。

ブラックボックス化してしまうと、業務の進め方や管理体制、作業トラブルの未然防止策が取られているのかなど、不明瞭になりやすいです。

例えば、致命的なミスが起こった際に、蓋を開けてみればアウトソーシング会社の管理体制が不十分だったなんてことが起こるかもしれません。

また、アウトソーサーが休んでしまった際には、業務が進められないといったトラブルも発生しやすくなります。

そのため、業務がブラックボックス化しないよう、アウトソーサーの業務管理を行える自社の社員を配置するといった工夫は必須です。

ITサポートサービスの導入で得られるメリット

ITサポートサービスを導入すると、社員の負担軽減と、効果的なリソース配分が可能といった、さまざまなメリットがあります。

トラブル発生時にはプロに対処を頼めるので、早急な解決を見込めるのも大きな特徴です。

さらに、業務量に合わせて柔軟に対応してもらえるため、繁忙期や閑散期など、ほしいタイミングで対応してもらえます。

また、専門的な知識を持ったアウトソーサーが対応してくれるため、最新のIT技術を活用できるのも魅力です。

ITサポートサービスを利用するメリットは豊富のため、詳しくご紹介していきます。

社員の負荷軽減と効果的なリソース配分につながる

社員の能力を効果的にリソース配分できるため、生産性向上や社員の能力発揮を考えるのであれば、ITサービスサポートの導入はとても有効です。

人手不足や専門知識を持った社員がいない場合、ITサポートサービスを利用すると社員の負担を軽減できます。

社員の負担が軽くなると、離職率を大幅に下げられるだけではなく、社員の業務環境を良好に保てます。

業務環境が改善されることにより、社員の生産性が向上するため、より組織の売上や規模の拡大に注力できるのも魅力です。

トラブル発生時にプロに対処を頼める

業務中のパソコン・ITシステムのトラブルは、業務を円滑に進めるためにも早急な解決が必要です。

ITサポートサービスは、豊富な知識を持ったSEが対応できるため、問題解決をスムーズに 行ってもらえます。

1次対応だとしても、どういったトラブルが起きていて何が原因なのかといった、問題の収集にも長けています。

社員の業務効率や、お客様からの信用問題にもつながるので、トラブル発生時の対応はプロに任せてみてはいかがでしょうか。

業務量の多寡に応じて柔軟に依頼ができる

業務量に合わせてITサポートサービスを利用できるので、不要なコストをかけずに効果的なサポートを受けられます。

人手不足だからと、新たに社員を雇おうとすると、採用準備や受け入れまでに大きな時間と費用がかかってしまいます。

ITサポートサービスであれば、 ほしいタイミングのみ利用ができるので、継続的なコストをかけずに利用可能です。

事前に対応範囲を聞いておくことで、イレギュラーな業務も柔軟に対応してもらえるため、 見積取得の際にでも確認してみてください。

最新のIT技術を活用できる

最新のIT技術の知識を持ったITサポートサービスを利用すると、AIや発売されたばかりのシステムなど、最先端の技術を活用できます。

目まぐるしくITシステムは変化しているので、いかに早く技術を取り入れるかが、市場で生き残るのに重要な場合があります。

社内だけで最新技術を取り入れるには、コスト・時間・労力が大きくかかってしまうため、ITサポートサービスに頼るのも一つの手です。

さらに、その最新技術が本当に組織に合っているのかといった観点でも、専門家からアドバイスをもらえるのも魅力でしょう。

こだまシステムのITサポート実績

こだまシステムでは、「IT無双」というITサポートサービスを提供させていただいております。

社内ヘルプデスクとしての実績が豊富で、技術的な支援やクレーム対応など、さまざまな問い合わせに対応可能です。

プリンターが動かないといった、実務の伴わない問い合わせ対応であれば、1件あたり10分程度での解決を目指しています。

いかに効率よく問題を解決できるかに着目し、サポートさせていただきますので、社員の皆さんの負担軽減に有効です。

設備環境の整理や機器の選定、システム管理も対応可能ですので、社内環境の向上を検討しているのであれば、ぜひお問い合わせください。

まとめ

ITサポートサービスは、導入することで多くのメリットがありますが、対応を間違えるとノウハウが蓄積しないといったトラブルが起こりえます。

さらに、情報漏えいしないようにセキュリティ対策を行う必要もあるため、導入前にはデータの扱いについてしっかりと管理が必要です。

また、あれこれと業務を依頼してしまい、想定していたよりもコストがかかってしまった、なんてことにならないよう注意してください。

こだまシステムのIT無双では、ヘルプデスクを始めシステム管理PCのキッティングなど、さまざまなITサポートサービスを提供しています。

弊社HPのトップにて、対応している業務についてご紹介しているので、ITサポートサービスについて気になる方はぜひチェックしてみてください。