人手不足を解消するために、情シス業務の代行サービスを検討したことはないでしょうか？
PCキッティングや社内ヘルプデスクなどの手のかかるノンコア業務は、代行サービスを利用するほうが効率的と言えます。
しかし、実際にどのような業務を代行しているかわからないことも多く、なかなか依頼ができなく悩んでいませんか？
または、過去に情シス業務の代行サービスを利用したけど、効果を感じずに終わってしまった、などのご経験はないでしょうか。
そこで今回は、情シス業務の代行サービスについて、メリットや注意点を解説していきますので、ぜひ参考にしてください。
情シスの「人材」にまつわる課題
情シスは社内ヘルプデスクやセキュリティ対策など、重要ではあるが生産性が低い業務を行っていることが多いため、コスト部門と考えられてしまうことがあります。
また、業務過多に陥りやすく、なかなか人材が定着しづらいなどの課題があります。
例えば、PCキッティングや、それに伴うアカウント登録・削除などは、入退社の多い時期に重なることが多いです。
会社によっては、情シスの人数はひとり、もしくは小数人で運営している会社もありますので、一人当たりの業務量が膨大になります。
そして、日々問い合わせ対応や社内環境整備などのノンコア業務が多く、仕事にやりがいを感じにくいのも現状です。
もし、このような状況下で何も対策を行わず、これらの業務を行ってくれている情シス担当者が会社からいなくなってしまった場合、どんなリスクが発生するのでしょうか。
情シス担当者が居ない場合のリスクとは？
情シス担当がいないことによる一番の問題は、組織全体の生産性が低下してしまうことです。
情シスは、直接生産性につながるような業務ではなく、組織全体が円滑に業務を遂行できるようにサポートしてくれる、いわば縁の下の力持ちです。
例えば、PCの調子が悪い時に迅速に問題を解決したり、IT機器が故障したときに最適なスペックのものをすぐに配置できるのは、普段情シスが管理してくれているからです。
その他、会社で導入しているGoogleアカウントや各種アプリ・ツールのアカウント発行なども、すぐに業務に取り掛かれるようにしてくれているからこそ、生産性が確保できています。
これらの業務を行ってくれる担当者がいなくなった場合、IT機器のトラブルは自分たちで解決しなければいけなくなります。
また、その他の資産管理やアカウント管理、セキュリティ対策まで行わなければいけませんが、専門知識がなければどうしても時間がかかったり、対応が甘くなったりします。
その結果、情報漏えいのリスクが増え、組織の生産性まで低下する恐れがあります。
このように、情シス担当者がいないリスクは計り知れません。
情シス業務を代行するサービスを活用してみては？
情シスの業務は直接的な利益につながらないものの、組織を運営していくうえでとても重要な業務です。
しかし、ノンコア業務が多いので、できるだけ人員を増やしたくないという方もいるかと思います。
そこで、情シスの業務は代行サービスを活用して、コストを抑えて運営してみてはいかがでしょうか。
ここからは、情シス代行サービスへ依頼した場合のメリットについてご紹介します。
情シス代行サービスでできること
情シス代行サービスでは、社内ヘルプデスクのような対応からシステム構築などの技術の要する作業まで依頼できます。
委託先によりますが、PCキッティングや社内環境整備に必要な雑務など、多岐にわたって請け負っているところもあります。
実際に情シス代行サービスを依頼する場合、例えば入退社の多い時期であれば、PCキッティングを行い、その後のトラブル対応まで対応してもらえます。
また、システムに詳しい会社であれば、業務を効率化するためのシステム構築なども請け負ってもらえます。
さらに、組織の経営戦略もサポートしている会社に依頼をすると、より効果のある運用を実現できます。
情シス業務の代行を依頼するメリット
情シスの代行サービスは、IT機器のトラブル解決などの社内対応対応から、システム構築など技術の要する作業まで対応しています。
ノンコア業務を外部化できるだけでなく、専門的な知識を持った人材による対応を受けることが可能です。
そのため、高品質を保ちながら作業を効率化することができ、組織の活性化につながります。
また、情シスの人手不足が課題となっている企業はもちろん、情シス担当者がいない企業においても、IT担当者を雇用する必要がなくなりますので、多くのメリットがあると言えます。
ノンコア業務を外部化できる
情シス代行サービスを利用することで、繁忙期や人手不足の際に、ノンコア業務を一貫して任せることができます。
例えば、新入社員用のPCやその周辺機器の設置・設定を代行サービスに任せることで、空いた時間でコア業務を行うことが可能です。
さらに、組織内でのトラブル・問い合わせ対応を、外部に委託することで情シスの社内ヘルプデスク化を防ぐことができ、生産性を向上させるための取り組みに注力できます。
対応の効率化・高品質化につながる
代行サービスを利用すれば、ノンコア業務を任せるだけでなく、作業の効率を上げるためのシステム構築まで依頼ができます。
例えば、定例化している入力作業であれば、マクロなどを使用して自動化させることで、入力作業の手間を省きながらミスも減らせます。
専門のエンジニアのいる代行サービスであれば、会社に合ったシステムの依頼ができ、より生産性の向上が期待できるでしょう。
また、人手不足により手が回っていない細かい部分の業務まで任せられるので、高品質な対応を受けられるのが魅力です。
情シス部門の「働き方改革」につながる
情シス部門は、社内環境を整える役目もあり、働き方改革による組織の改定にも関わってきます。
働き方改革は、在宅勤務を推奨していますが、すぐに対応できるものではありません。
在宅勤務を行うためには、まず会社のPCを自宅へ持ていけるように電子機器の整備やセキュリティ対策などが必要です。
情シス部門は、セキュリティ対策としてシステムの整備を行っているので、一刻も早く対応する必要があります。
そんなときに情シス業務の代行サービスを利用して、PC周辺機器の用意から設定を依頼することで、社員が在宅勤務できるようスムーズに環境を整えることが可能です。
また、情シスは経営層との連携を行いながら、働き方改革について進めていく事のできる部門でもあります。
そこで、綿密なミーティングを行うために、ノンコア業務は代行サービスに任せてしまい、コア業務に集中することも可能になります。
プロに任せることでコストカットできる
情シス業務の代行を行う場合、当然ながら費用がかかります。
しかし、情シス業務をすべて自社内で賄おうとすると、それ以上にさまざまなコストがかかる場合があります。
例えば、業務を遂行できる人材の採用・教育にかかるコストです。
ある程度のIT知識を備えた人材でなければならないためかかる費用も大きくなる場合があるでしょう。
また、課題となっている業務の負荷を解消できなければ、離職のリスクがあります。
そうなれば、さらに採用・教育コストがかさむことになります。
一方、情シス業務の代行を依頼する場合、コストはかかるものの、専門的な知識を持つプロに依頼することができ、基本的に離職などのリスクもありません。
そのため、長期的な視点で見た場合、コストカットになるケースもあるのです。
情シス代行の注意点
情シスの業務は代行サービスを使うことで、より高品質で効率的に生産性を上げていくことができますが、いくつか注意点があります。
代行サービスの便利さゆえに、あれもこれもと多くの業務を任せてしまいがちです。
これは、双方にとってデメリットになりやすく、会社内の業務を社員が把握できていないなどの問題が起こりやすくなります。
さらに、どのレベルまで品質を保証しているかを明確にしていないと、委託先によって品質が低下することもあります。
代行範囲を事前に明確化
代行サービスを依頼する際には、どの業務を依頼するかを事前に書面で交わしておくと安心です。
まずは、社内ヘルプデスクとして、IT機器の問い合わせやトラブル対応をしてほしい、など、具体的に業務内容を決めておきます。
このように事前に依頼内容と範囲を決めておかないと、後から「依頼範囲外の業務」と認識されてしまい、追加料金が発生する可能性があります。
また、新たにシステムやITツールを導入する際、ベンダーとの取引まで任せっきりにしてしまうと、社員が知らないところで話が進んでしまうのでおすすめできません。
ブラックボックス化を防ぐために、代行範囲を明確にし、定期的に社員によるチェック体制などを設けておくと安心です。
対応品質のチェック体制を設ける
対応品質は数字では表しにくいため、事前に作業内容と完成品のものを提示して、品質のチェック項目を設けるようにすると安心できます。
また、受け取るサービスの品質を確保するための、SLA（サービスレベルアグリーメント）を取り交わしておくこともおすすめです。
SLAは、サービスの提供側・受け取る側の双方で結ぶ、サービスの品質保証を明確にしたものを言います。
継続して依頼するのであれば、定期的にサービスの品質チェックを行い、品質低下が起こらない環境を作ることも重要です。
この際に、セキュリティに関するチェックも行うことで、外部会社に依頼をしたことによる情報漏えいのリスクも下がります。
まとめ
情シス業務の代行サービスは、メリットが多い一方、依頼の仕方によってデメリットにもなりかねないので、注意が必要です。
例えば、事前の打ち合わせで依頼内容を正確に伝えていないと、想定している能力を持った人材が来ないことがあり、トラブルにつながります。
代行サービスを利用する際には、依頼内容を明確にして、品質に関するチェックも合わせて行ってください。
こだまシステムでは、情シス業務の代行を請け負っており、社内ヘルプデスクからPCキッティングまで対応可能です。
専門のエンジニアが直接お伺いして、システムの構築からネットワーク環境の整備までお受けしています。
ご予算やお求めの品質レベルに合わせて、現在課題となっている問題の最適な解決方法をご提案しておりますので、お気軽にお問い合わせください。
