アカウント管理は仕事をするうえで、切っても切れない業務のひとつです。
アカウント管理を怠ってしまうと、情報漏洩やウィルス感染などのリスクがでてきます。
しかし、従業員が多ければ多いほど管理が難しく、入退社の多い会社だと手間が増えて管理しきれないのが現状です。
例えば、社員が30名入社した際、一人ひとりに複数のアカウント権限を付与する場合、アカントの作成と権限付与の業務だけで多くの時間を割かなければいけないことになります。
そこで利用したいのが、アカウント管理業務を代行してくれるサービスです。
今回は、アカウント管理業務での課題点やアカウント管理代行サービスを利用するメリットなどをご紹介していきます。
アカウント管理とはどんな業務？
アカウント管理は、主に社員が利用する外部サイトやアプリケーションのアカウントを管理することをいいます。
社員が利用しているアカウントを管理することで、セキュリティ対策を行うのがメインです。
例として、社員の入退社時のアカウント登録や削除、新規外部サービスの登録などが挙げられます。
また、外部サービスの利用にはそのサイトが有害でないかの調査も必要となり、アカウント管理だけでは終わりません。
そのため、外部サービスを多く使う業務ではアカウント管理がとても重要であり、人員が必要な業務といえます。
アカウント管理の概要
アカウント管理は、正社員・契約社員・アルバイトなど、契約によって使えるアカウントの制限を行うことがあります。
利用したいサービスによっては、有料プランもあるので利用人数の把握と契約の確認業務などが伴う場合もあります。
また、業務効率化をするには外部ツールが必須なので、社員一人に対して複数のアカウントを管理しなくてはいけません。
そこで、アカウントを一元管理する業務が必要とされており、アカウント管理全般の業務を代行している会社も多くあります。
アカウント管理の重要性
適切にアカウント管理を行うことで、セキュリティ面のリスクを低減できるため、とても重要性の高い業務です。
例えば、退職者のアカウントを消さなかった場合、不正にデータを取得される危険があります。
そのため、アカウント管理を徹底して行い、情報漏洩を防ぐことが重要です。
また、社員が好き勝手にアカウントを登録してしまうと、危険なサイトに飛んでしまいウィルス感染のリスクにつながります。
このような場合には、閲覧やアカウント登録できるサイトを制限することで、セキュリティ対策を強化することが可能です。
アカウント管理の課題点
アカウント管理は、セキュリティ面を強化するうえで重要な業務ですが課題点も多くあります。
よくあるのは、「人員の入れ替わりが激しいと業務が滞る」、「生産性が低いノンコア業務である」というケースです。
しかし、新規アカウントを作成して外部サービスを利用することは業務の作業効率を上げるために必要なものなので、積極的に取り入れていくことも大切です。
社員1人あたり10以上のアカウントに登録をしている場合も多く、いかに上手く管理していくかがポイントになります。
また、アカウント管理は大切な業務ですが、社内の対応できる人に全て任せた場合、その人の作業時間分のコストを費やしていることになります。
その他にもアカウント管理の課題点はいくつかありますので、具体的に見ていきましょう。
入れ替わりが激しいと業務が煩雑に
社員の入れ替えが激しい会社だと、一人ひとりのアカウント登録・削除を手作業ですることになり、ある程度の人員確保が必要です。
特に社員の入社時には、複数アプリケーションのアカウントを付与しなくてはいけません。
各社員ごとに配属部署も違ってくるので、登録アプリケーションが変わってくるのも難点です。
さらに、新入社員は送られてくる登録メールを1つずつ確認することになるので、なかなか業務を開始できないこともあります。
また、部署異動や退職時には、社員が登録しているアカウントを削除しなくてはいけません。
年度末などの忙しい時期だと、業務が煩雑になり削除漏れなどが発生することも考えられます。
大切だが生産性が低いノンコア業務
アカウント管理業務は直接利益を生む業務ではないので、生産性が低いノンコア業務です。
誰でも対応できる業務ではありますが、手順を理解する必要がありますので、アカウント管理をしたことがない人に任せる場合は必然的にマニュアルが必要になります。
そのため、とても重要な業務であるのに生産性が低く、煩雑なことから少数の社員が行っている会社が多く、すぐに対応できないリスクがあるのが現状です。
自動化している会社であれば確認作業が容易ですが、全て社員による手作業で行っている場合は、いかに効率よく対応するかがカギになります。
アカウント管理の代行サービスとは
アカウント管理は重要な業務ですが、ノンコア業務で入れ替わりが激しい会社だと管理するのに労力を必要とします。
しかし、アカウント管理の代行サービスを利用することで課題を解決できます。
ここからは、アカウント管理業務を効率的に行うための代行サービスについてご紹介していきますので、生産性の向上や業務改善としてぜひご参考ください。
依頼できる内容
- アカウント作成とキッティング作業
- ライセンスやデバイスのバージョン更新
- アカウント毎のアクセス制限設定
- シングルサインオンでのログイン設定
アカウント管理代行サービスに依頼できる内容は主に上記の内容です。
入社時のアカウント作成はもちろんですが、委託先がハードウェアに強ければ、PCや社用携帯の初期設定・バージョン更新なども行ってくれる場合があります。
さらに、システムに詳しい会社であれば、各ソフトウェアやアプリケーション毎に異なるIDとパスワードを一元管理できる「シングルサインオン」の対応も代行してくれます。
アカウント管理の代行サービスを利用することで、自社では対応できない管理方法を提案してくれる場合もありますので、大幅な業務改善につながります。
代行を依頼するメリット
アカウント管理代行サービスを利用すると、大変なアカウント管理やPCのキッティング作業をまとめて依頼できます。
新入社員の入社時にはPCの設定からアカウント管理まで対応してくれる会社だと、業務効率が格段に上がるのが魅力です。
また、クラウドやアプリケーションでのアカウント管理代行を提供している会社もあります。
シングルサインオンを利用したアカウント管理では、1つのアカウントにIDとパスワードを入力しただけで、複数のアカウントやアプリケーションにログインできるのが特長です。
例えば、「Googleアカウントにログインすると、このアカウントにもログインできる」という設定ができます。
このようにGoogleアカウントを軸とすることで、日々の業務効率が格段に上がるのがメリットです。
まとめ
こだまシステムでは、アカウント管理業務の代行も承っており、システムエンジニアが直接お悩みをお伺いしています。
それぞれのIT環境や業務内容に合わせて最適な解決法をご提案し、PCや社用携帯の初期設定からアカウント作成・設定変更まで幅広く対応できます。
システム管理を専門分野としておりますので、導入後に発生したトラブルまで一貫して対応できるのが強みです。
ハードウェアの問題や社内のサーバ環境に関するお悩みにもお応えできますので、アカウント管理やIT機器の設定でお困りの際には、ぜひお問い合わせください。
