情シスの人手不足をどうにかサポートできないかと悩んでいる方は多いかと思います。
ひとり情シスという言葉もあり、情シスは業務過多に陥りやすい部門です。
情シスの業務は多岐にわたり、組織内のIT環境を改善したり、生産性の向上を図るのも情シスの役目ですので、とても重要なポジションと言えます。
今回は、忙しすぎて手の回っていない情シス部門のためにサポートサービスを利用する際の注意点についてご紹介していきます。
また、こだまシステムのIT無双では、情シス業務のサポートを行っています。
30分無料のお悩み相談を行っていますので、興味のある方はお気軽にご相談ください。
情シスは業務過多になりやすい
情シス部門の業務内容の一つに、組織内のプリンターやネット環境の整備といった職場の環境整備があります。
社員がいかに効率よく業務ができるか、備品の管理やより良い製品の選定・導入を行うことが必要とされています。
さらに、ウイルス・人為的な情報漏えいが起こらないよう、セキュリティ対策を行っているのも情シスです。
アカウント管理や資産管理といった重要な業務も多いため、人手が足りずに業務過多に陥りやすいのが懸念されています。
また、新しいITシステムの導入や運用を行うのも情シスの役目で、問題が起きた際には社員からの問い合わせにも対応しなくてはいけません。
情シス部門は組織の便利屋さんではなく、ときには経営改革のための提案を行い、会社の繁栄のためにさまざまな活動を行います。
セキュリティを重視することも大切ですが、それだけでは組織の利益を向上させるには足りません。
そのため、生産性の向上を図るためには、情シスが率先して課題の洗い出しや改善の実施を行う必要があります。
IT機器のトラブル対応やセキュリティ対策などに追われてしまうと、一向に社内の環境は改善できません。
情シスの負担を軽減するサポートサービス
情シス部門は、業務過多や知識不足などといった問題があり、なかなか社員が定着しなかったり、欲しい人材が確保できないいった悩みがつきものです。
しかし、近年では社内のヘルプデスクを請け負ってくれる情シス部門のサポートサービスがあります。
その他にも、複数の業務を一元管理できるようなITツールを活用することで、情シスの負担を軽減できます。
ここからは、サポートサービス・ITツールそれぞれの特徴についてご紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
情シスのサポートサービスを活用する
情シスのサポートサービスは、セキュリティ対策・アカウント管理・資産管理・ヘルプデスク・PCキッティングなどに対応しています。
これらの業務は、人手が必要な業務であり、全てをITツールで任せることはできません。
そこで、情シスのサポートサービスである外注に依頼をすることで、直接的な利益にならないノンコア業務を丸投げできます。
PCキッティングの際には、PCや周辺機器の選定から対応しているサポートサービスもあるので、細かい部分まで任せられます。
さらに、ITコンサルティングなど一歩踏み込んだ相談を受け付けているところもあり、幅広くサポートしてもらえるのも魅力です。
ITツールを活用する
ITツールといってもさまざまですが、ExcelをGoogleスプレッドシートに変更するだけでも大幅な業務効率化が期待できます。
データをクラウド上で共有することができ、支店間で情報共有をする際に、わざわざVPNを導入する必要もなくコストもかかりません。
また、資産管理といった通信機器の管理は、持ち出し状況・利用者・ソフトウェアの稼働状況などさまざまな情報を管理します。
そこで、すべての資産管理を一括で管理できるようなITツールを導入することで、ひと目で状況を確認できます。
ログ情報も同時に管理できるITツールもあるので、複数の管理表を開かずに資産管理ができるもの魅力です。
日常的な業務は、最低限の操作で対応できると時間の短縮にもつながり生産性アップが期待できます。
現在多くの作業を要している業務があるのであれば、一度効率化のためにITツールの見直しを行ってみると良いでしょう。
情シスをサポートするメリット
情シスのサポートサービスやITツールを駆使して、情シスの負担を軽くすることは企業として多くのメリットがあります。
一番のメリットは、過労による情シス担当者の離職を防ぐことができ、人手不足に終止符を打つことができます。
さらに、情シス担当者に余裕ができることによって、社内全体でのIT業務の改善が見込まれるのも嬉しいメリットです。
情シスは、組織内のさまざまな環境整備やITシステムの運用を行っているので、サポートサービスをうまく活用していきましょう。
情シス担当者の離職を防ぐ
情シス担当者が離職してしまうと、新たな人材を迎えるは困難です。
情シス部門は、経営戦略・組織内の環境整備といった豊富な知識を必要とするため、即戦力の人材を見つけ出すのは簡単ではないでしょう。
貴重な人材を失うのは、組織として大きなリスクで生産性アップどころではありません。
そこで、より組織内の生産性向上を行うためには、情シスの業務をまずは率先して簡略・効率化することをおすすめします。
社内のIT業務の質が向上する
情シスの負担を軽減することで、日常的に行っているノンコア業務だけではなく、直接的な利益につながるような業務を進めることができます。
例えば、これまで業務過多により組織内の分析にまで手を伸ばせなかったとします。
情シス部門のノンコア業務をサポートし、時間に余裕ができると、守りとしてではなく積極的に業務効率化を行うなど、攻めの業務に移行できるのがメリットです。
現在利用しているITツールよりもさらに高性能なツールの検討・導入・運用を行えるので、社内全体でのIT業務の質が向上します。
このように、情シスをサポートすることで組織としてさまざまな恩恵が受けられます。
情シスサポートサービスを活用する際の注意点
情シスのサポートサービスでは、委託先によっては対応していない業務があります。
「24時間体制で社内ヘルプデスクを依頼したい」といった内容だと、対応している会社が少ないため、事前確認が必要です。
さらに、実績のわからないサポートサービスの場合、思っていたような結果を得られないことがあります。
また、サポートに頼り切りになってしまうと、任せている仕事内容を社員が把握できずにブラックボックス化してしまいます。
さらに、サポートサービスを利用するということは、情報を外部に公開することになるので、セキュリティリスクも注意が必要です。
ここからは、情シスサポートサービスを活用する際に注意したいことを説明していきます。
サポートサービスによって質やスキルが異なる
業務効率改善に特化したサービスや、ヘルプデスクといった特別な知識をあまり要しないサービスなど、質・サービスが異なります。
1つだけの業務を任せるのであれば、1つのサービスに特化した会社を選ぶだけで良いですが、基本的に情シス業務はさまざまです。
たとえば、「アカウント管理やITシステムの運用をしつつ、社員からIT機器のトラブル報告があったら対応してほしい」という要望もあるかと思います。
この場合、マルチタスクに富んだ人材に来てもらわないと思ったような成果が得られずにかえって非効率です。
もし、思ったような成果が得られないと、さらに人員を追加するなどの対応をしなくてはいけません。
そこで、あらかじめどのような業務を任せたいのかリストアップし、事前の説明時などにしっかりと要望を伝えるようにしましょう。
社内にノウハウが蓄積しない
サポートサービスに依頼をすることで、さまざまな業務を任せられますが、ノウハウが蓄積しないといったデメリットもあります。
サポートサービスを利用することで、人手不足を解消できますが、将来的に考えるとすべてを丸投げするのはおすすめしません。
サポートサービスの満期がきてしまうと、任せていた仕事を社員が対応できないなどの問題が出てしまいます。
サポートサービスに依頼をしつつ、業務を監視するリーダーをつけて技術的な情報はしっかりと残しておくことが大切です。
その際、技術的な面も社員が対応できるように細かい仕様なども残しておくと良いでしょう。
セキュリティリスクがある
サポートサービスは、外部スタッフを一時的に雇う形になるので、セキュリティ面でのリスクがあることを前提に利用しなくてはいけません。
仕事を開始した当初などは、まだ組織の運営に慣れていないことも多く、トラブルの発生に気をつける必要があります。
しっかりと事前に組織のセキュリティ方針の説明を行い、定期的なセキュリティ研修を行いましょう。
また、悪意を持ったサポートサービスは少ないですが、実績がない・事前の打ち合わせで対応内容が不明確などの会社は注意が必要です。
サポートサービスを利用する際には、最初はヘルプデスクといった社内完結のノンコア業務を任せて試験導入を行うと大きなトラブルを回避できます。
しっかりと実績があり、信頼できるサポートサービスに依頼をするように見極めることが肝心です。
情シスサポートサービスで情シス担当者の負荷を減らしましょう
業務過多に陥っている情シス担当者を、サポートサービスを使って負担を減らすと、多くのメリットがあります。
情シス部門の離職率を下げることができ、有能な社員を失わずに済むので、人手不足を解消することにつながります。
さらに、情シス部門の日常的な業務が減ることで、経営戦略や組織内の生産性向上が期待できるのも嬉しいポイントです。
こだまシステムでは、豊富な知識を持ったSEによる専門的なお悩み解決から、ヘルプデスクといったノンコア業務に対応しています。
オンライン相談から、オンラインでのヘルプデスク対応など時代に合わせたプランを提案しているのも強みです。
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