IT資産管理に対する管理水準は年々高まっています。
現在はPCだけでなく、スマホやタブレットも管理対象となり、IT担当の負担も増えているのが現状です。
さらに、IT資産管理を疎かにすると、思わぬリスクやコンプライアンス違反に発展する可能性があります。
今回はこのような危険を回避するため、IT管理の課題や問題点、アウトソーシングする方法についてを解説します。
IT資産管理の基礎と課題点
IT資産とは、PCやプリンター、スキャナーなどのネットワーク機器や、表計算、画像編集を行うためのソフトウェアのことを指します。
これらのIT資産を適切に管理できている企業は、意外と少ないのが現状です。
近年ではどんどんIT機器が増えていく一方ですので、何をどこまで管理すれば良いのかわからず、悩まれている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
それほど、IT資産には判断の難しさ・実施の難しさがあるのです。
ここからは、IT資産の管理方法について詳しく見ていきましょう。
どこまで管理すべきなのか？
IT資産は、大きく分けてハードディスクやソフトウェア、ライセンスがあります。
IT資産管理はどこまで管理するべきか悩みますが、在庫数やスペック、バーションを可視化させることで管理しやすくなります。
それぞれ管理のポイントは以下の通りです。
ハードウェア
ハードウェアの場合は、主に台数やスペックを管理します。
PCの台数をしっかりと管理できていれば、余っているPCがあることに気付かずに新品を購入してしまうことはありません。
また、性能不足で業務に支障をきたしている場合は、より高性能な機材を投入することで効率的な仕事に繋げることが可能です。
これらが管理できていないと、無駄にPCや機材を購入してしまう事態になりかねません。
ソフトウェア/ライセンス
どこにどんなソフトウェアがインストールされているのか、バージョンやライセンスはどうなっているのかを把握しましょう。
ソフトウェアやライセンスを管理することで、どこにどんなソフトウェアが必要で、いつライセンス更新を行うかを適切に判断できます。
IT資産を適切に管理することで、コストの削減と業務の効率化の実現が可能です。
しかし、管理方法によっては煩雑になってしまい、かえって非効率になってしまう恐れがあります。
アナログな管理方法では煩雑になる
紙にメモとして記載するなど、アナログな方法では管理がとても大変になります。
IT担当者の負担を増やす原因にもなりますので、効率の良い管理方法とは言えません。
特に近年では、さまざまな電子機器が増え、管理しなければならない資産も増えていますので、より効率的な管理体制が求められています。
情報を集約しても活用ができない
IT資産管理用のログ取得ソフトウェアなど、非常に便利なツールはたくさんありますが、目的に合わせたものでなければ活用するのは難しいでしょう。
例えば、IT資産管理とセキュリティ対策を同時にしたい場合は、ハードウェアやソフトウェアの情報を管理できて、なおかつ操作ログを監視したり、デバイス制限をかけられるものがベストです。
IT資産管理を円滑に進めるためには、目的を明確にさせたうえで、負担のない運用方法を考える必要があります。
IT資産管理業務のアウトソーシングとは？
ITのキャリアに長けた人材を複数人雇用できれば問題はありませんが、実際はコストの問題があるため、簡単にはいきません。
そのような場合は、IT資産管理業務のアウトソーシングによって問題を解決できます。
専門知識をもった外部にアウトソーシングすれば、社内に知識のあるスタッフを確保する必要はありません。
IT資産管理業務をアウトソースするメリット
IT資産管理は知識や経験が必要な業務と、標準化が可能な業務の2つがあります。
ログデータやスペック表の管理、セキュリティ対策などは専門的な知識や経験が必要になります。
しかし、PCの運用や台数の管理は比較的標準化しやすく、IT担当者でなければ対応できない業務ではありません。
そのため、IT資産管理は一部の業務をアウトソーシングする方法であれば、最適な対策であると言えます。
生産性が低く、なおかつ標準化しやすい業務は積極的にアウトソーシングを検討しましょう。
そして、IT担当者をコア業務に専念させることで、自社の強みを伸ばすことができます。
また、IT資産管理は、専門家にアウトソースすることで様々なリスクを未然に防ぐことにつながります。
例えば、情報漏えいの対策、ウィルス対策、ライセンスの適正利用など、コンプライアンス遵守のために重要なポイントを押さえたIT資産管理を行えます。
不必要なIT資産の購入のおそれがなくなるなど、コスト面でのリスクも低減することができます。
注意すべきリスク・デメリット
IT資産管理をアウトソーシングすることは、企業にとって多くのメリットがあります。
しかし、注意すべきリスクやデメリットがあることも忘れてはなりません。
ここでは、アウトソーサーに丸投げするのではなく、社内でも把握しておく必要があるポイントをまとめます。
社内にIT資産を把握した人材がいなくなる
IT資産管理をアウトソーサーに丸投げした場合、社内にIT資産を把握している人間がいなくなる可能性があります。
万が一、アウトソーシング先が事業撤退したり、契約が終了した場合、引継ぎに苦慮することが考えられます。
アウトソーシング先とは定期的に話し合いの場を設けるなどし、情報共有しておくとこのようなトラブルを回避できます。
アウトソーシングの手順
IT資産管理をアウトソーシングするにあたり、必要な手順をご紹介します。
アウトソース先の企業によって若干の違いはあるものの、おおむね以下の流れが一般的です。
①ホームページや電話で問い合わせ
気になる業者にまずは問い合わせを行いましょう。
事前に課題と目標を明確にしておくと、スムーズな打ち合わせができます。
また、いくつかの業者を比較することで、コストやサービスの特長を把握できます。
②担当者と話し合い/見積発行
候補となる企業と話し合いを行います。
貴社の具体的な要望や今後の目標などを明確に伝えると、実践的な対策方法を提案してくれます。
そして、おおよそのプランが決まりましたら、見積書を作成してもらいます。
③アウトソーシング先を決定し、業務をスタートさせる
正式に契約を交わしたらアウトソーシングのスタートです。
外注する仕事と社内で行う仕事の線引きをしっかりと行い、責任の所在を明確にするのがポイントです。
困ったことやトラブルが発生した際に、誰に言えばいいのかを決めておくとスムーズです。アウトソーサーに丸投げするのではなく、パートナーとして考え、課題解決に挑みましょう。
IT資産管理をアウトソーシングするなら
IT資産管理は、同時にリスク管理でもあります。
コンプライアンスを守るためにも、なくてはならない重要な部分です。
こだまシステムが提供しているITサポートサービスでは、IT環境の見直しから実業務のアウトソーシングまで一括で対応しており、ご要望に合わせたプランをご提案しています。
IT資産管理の課題を解決し、社内のリソースをコア業務に専念できるよう導きます。
まとめ
IT資産といっても、その範囲は幅広く、社内で管理するのが難しくなる場合があります。
煩雑な管理方法ではリスクも大きく、情報漏洩やコンプライアンス違反を誘発するかもしれません。
社内だけの管理に限界を感じたら、アウトソーシングを視野に入れてみると良いでしょう。
客観的な意見をもらうことで、新たな課題やその解決策が見えるきっかけになります。
