情シスが行う業務の1つであるアカウント管理は、セキュリティ対策としてとても重要です。
アカウント管理を正しく行わなければ、情報漏洩などのインシデント発生にも繋がり会社の信頼が落ちてしまいます。
そのため、ツールなどを使って社員全員のアカウントを正しく管理しなければなりません。
しかし、アカウント管理するにしても、手動対応や人手不足などで悩んでいる方が多いのが現状です。
そこで今回は、情シス担当が苦労しがちなアカウント管理について、効率的な方法をご紹介していきます。
情シスの業務「アカウント管理」とは？
全社員が使用しているアカウントを管理をすることで適切なセキュリティ対策ができ、インシデント発生を未然に防ぐことが可能です。
例えば、退社済みの社員のアカウントを消し忘れた場合、退社した社員が継続的にシステムを利用することで、自社のノウハウや機密情報が外部に漏洩する可能性があります。
このようなインシデントが発生すると、会社は大きな損害を被り業務どころではありません。
アカウント管理は手のかかる業務ではありますが、疎かにしてしまうと不正アクセスや情報漏洩の危険性があります。
そのため、アカウント管理は、会社にとっても重要な業務です。
しかし、正社員・契約社員など社員の雇用形態によって使えるシステムが違う場合もあり、管理を行うのは一筋縄ではいきません。
さらに、システムのサービスプランによって利用人数が異なることも多く、契約内容や期間の把握も同時に行う必要があります。
情シスが行うアカウント管理は、社員数が多ければ多いほど大変になり、人手不足が重なると余計に負担がかかります。
アカウント管理業務についてさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事も参考にしてみてください。
アカウント管理は仕事をするうえで、切っても切れない業務のひとつです。 アカウント管理を怠ってしまうと、情報漏洩やウィルス感染などのリスクがでてきます。 しかし、従業員が多ければ多いほど管理が難しく、入退社の多い会社だと手間が増え[…]
「アカウント管理」業務が大変な理由
情シスの業務であるアカウント管理は、インシデントを事前に防ぐために重要な仕事といえます。
ですが、情シスはアカウント管理だけを行っている訳ではないので、他の業務との並行して行わなくてはいけません。
また、使用しているツールや社員数が多いと管理をする側にとっては一苦労です。
例えば、ひとり情シスの状態で、100名のアカウント管理をするとします。
この場合、1名あたり5件以上のツールを使用していると、500アカウントを管理しなくてはいけません。
繁忙期や人員の移動が激しい時期だと、手が回らずにアカウント管理が疎かになります。
このような状況で退職者のアカウントの削除を忘れてしまうと、不正にデータを抜き取られる可能性があり危険です。
かといってアカウント管理ばかりに集中して他の業務を後回しにすることも難しいでしょう。
地道な手作業になっていることが多い
アカウント管理はExcelや独自の管理表を使用し、手作業で行っている会社がほとんどです。
人員の多い会社であれば、2重チェックを行うこともできますが、人が少ないとそうもいかないのが現状です。
簡易的なツールは多くありますが、導入していなければ作業が手間取ってしまい効率的ではありません。
ひとり情シスなど少数人で情シス部門のアカウント管理を行うのであれば、複数アプリのパスワードを一元管理できるシングルサインオンや、ITアウトソーシングの利用がおすすめです。
年度初めなどの入退社が多い時期は負荷がかかる
アカウント管理は、アカウントを登録・削除するだけではなく、社員の契約によって使えるシステムを分ける必要もあります。
さらに、管理するアカウント数は、1人につき1件ではないことが多く、とても複雑です。
また、部署が複数ある会社だと、使えるシステムが全く異なることもあります。
そのため、入退社の多い時期でのアカウント管理は、ミスに繋がりやすく負担が膨大になります。
情シスはアカウント管理をするだけの部署ではなく、他の業務も並行して行うので、年度初めなどは業務過多に陥りやすい傾向にあります。
「アカウント管理」を効率よく進めるには
アカウント管理を効率的に行うには、ツールなどを活用してミスを防ぎつつ、負担を減らすことが大切です。
情シス部門はアカウント管理以外にも重要な業務が多いため、ツールで簡略化できるのであれば導入することをおすすめします。
正しく運用が出来れば効率もあがり、他の業務にも注力することができます。
また、アカウント管理は利益にアップに直結する業務ではありませんが、インシデントを防止する役目もあります。
インシデントが発生してしまうと会社自体の社会的信頼が低下してしまい、最悪の場合は倒産などの危険もあるので注意が必要です。
そのため、信頼できるサービスなどを利用して効率的にアカウント管理をしていくことをおすすめします。
ツールの導入が効果的
複数のサイトで、さまざまなID・Passを使用している場合だと安全にアカウント管理をするのは難しい問題です。
しかし、「シングルサインオン」を導入することで、今まで手作業で行っていたアカウント管理が簡単になります。
具体的には、特定のアカウントにログインするだけで、全てのアプリに同時ログインが可能です。
各ツールで異なるパスワード設定をしていたとしてもログインすることができます。
また、シングルサインオンの導入は、情シスとしてのアカウント管理が簡略化されるだけではありません。
社員が毎朝、複数のパスワードを入れてアカウントにログインする手間も省けるので社内全体での効率化が見込めます。
しかし、導入したくても「時間がない」、「どのようなツールを使えばいいのかわからないい」など悩んでしまう方も多くいるのではないでしょうか？
このような悩みを持った方におすすめなのが情シス業務のアウトソーシング化です。
情シス業務のアウトソーシングを検討してみては？
情シス業務のアウトソーシングは、アカウント管理以外にも日常的なノンコア業務を任せられるメリットがあります。
例えば、アカウント管理を依頼しつつ、導入しているシステムなどのヘルプデスクも任せられるのがポイントです。
繁忙期だけなど、ピンポイントでの依頼を請け負っている会社も多く、ニーズに合わせて依頼ができます。
また、アカウント管理では組織の状況に合わせたツールを提案し、導入から運用まで請負っている会社もあるのが魅力です。
年度初めなど、新入社員のPCキッティングからアカウント管理まで依頼をしたい方は、アウトソーシングをおすすめします。
まとめ
情シスは、組織全体の業務効率化を考え、新しいシステムの導入や見直しをする必要があります。
しかし、実際は人手不足や最新ツールなどの知識が追いつかないなど、さまざまな悩みがつきものです。
そこで、こだまシステムでは専門のエンジニアが直接お悩みをお伺いし、組織の環境に合わせた最適な解決方法をご提案しています。
アカウント管理ツールの選定から導入、運用中のトラブル対応など、一貫してお引き受けできるのが強みです。
さらに、PCのキッティングやハードウェア・サーバー環境に関するお悩みにもお答えできますので、お困りの際はぜひお問い合わせください。
