普段当たり前に利用しているインターネットですが、安全に活用するためにはIＴリテラシーが必要不可欠になります。
ITの知識や能力が低い状態にあると、社員は知らない内にセキュリティ問題を起こしてしまったり、システムを壊してしまったりと問題が発生する原因につながります。
また、特別な問題がなかったとしても、ツールやソフトウェアを活用できないことによって業務の生産性が落ちてしまう問題も発生します。
今回は社員のITリテラシーが低い問題の対処法についてご紹介していきたいと思います。
社員のITリテラシー底上げの必要性
情報のセキュリティを守るためや業務の効率化を図るために、社員のITリテラシーの底上げが重要になってきます。
一人ひとりのITリテラシーが高くなれば、その分社員が出来る仕事の幅が広がっていきます。
知識や技能があれば、仕事のセルフチェックなどを任せても問題が無くなりますので、社内でのヘルプデスク対応の負担も軽減出来ます。
また、現在導入が推進されているテレワークを行う上でも重要となっていきます。
ここからは、社員のITリテラシーを底上げすることのメリットを具体的にご紹介します。
社内ヘルプデスク対応の負荷軽減
社員のITリテラシーが上がる事で期待出来る事の一つとしては、ヘルプデスクの負担軽減です。
社員のITリテラシーが低い事で問題となる部分として、ヘルプデスクに業務範囲外の問い合わせが多くなってしまうことがあります。
自身の操作で対処が出来るパソコンやスマートフォンで発生したトラブルについて、ヘルプデスクが一つひとつ対処していたのではきりがありません。
たとえ自身で解らなかったとしても、基本的な部分については調べるという能力が必要です。
こうした対処を自身で出来ない事も、ITリテラシーが低い事が原因となります。
セキュリティリスクの回避
ITリテラシーが低い事によって最も警戒すべき部分ともいえるのはセキュリティ管理です。会社のパソコンにログインするためのIDやパスワードを誰でも見れる場所にメモしていたり、個人のSNSで未発表の情報を発信してしまうのは問題です。
こうした問題行動は、ITリテラシーが低いために発生します。
他にも、安全ではないインターネット回線を利用してしまい、パソコンがウィルスに感染してデータが抜き取られてしまうといったトラブルもあります。
このようなトラブルを回避するためにも、社員のITリテラシーは必要となります。
業務効率の向上
社員のITリテラシーはリスク回避のためだけに行うのではありません。
インターネットに関するリテラシーが高ければ必要な情報を正確に収集することができます。
また、近年ではさまざまな場面でクラウドツールが活用されており、こられを駆使することができれば、業務をさらに効率化できます。
レガシーシステムを使い続けた場合と比較すると、コスト削減につながることもあるでしょう。
その他にも、自身が使用しているパソコンやスマートフォンの知識があれば、操作に関する些細なトラブルも対処でき、ヘルプデスクの負荷が軽減されます。
ツールに関する基本的な用語や仕組みをある程度理解していると、会社で新しいシステムを導入した際、すぐに順応できます。
そのため、社員のITリテラシーを高めることは、生産性を上げることにもつながります。
テレワークの実施に向けて
テレワークを実施する場合は自宅で作業するため、当然ITリテラシーが必要となります。
チャットやメール、Web会議ツールなどを使いこなすための習熟度に差があれば、業務に支障が出てしまいます。
実際、2020年のコロナショックで緊急事態宣言中にテレワークを導入したが、社員のITリテラシー格差が原因で効率が低下し、7月以降は中止したというケースも多く報告されています。
感染症拡大防止のためにテレワークの導入は必要であり、前向きに検討したい企業は多いかと思います。
それは企業側だけでは無く、日々を安全に暮らしたいと考える社員にも同じ事が言えます。
しかし、テレワークの場合は会社と違って気軽に質問出来ないため、自身で解決できない問題が多いと必然的に業務効率が低下してしまいます。
社員のITリテラシーを高める方法とは？
業務の効率化やセキュリティリスク回避のためにも、社員のITリテラシーを高める事は重要です。
社員一人ひとりレベルは違うにしても、組織として働く以上、特定のレベルまで高める必要があります。
もともとITリテラシーの低い社員が対象となるのはもちろんですが、ある程度の水準は満たしている社員も、さらにスキルアップすることで対応できる業務が広がります。
ここからは、ITリテラシーを高める方法についてご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
自走できる組織づくり
ITリテラシーが低いと感じる根本的な原因は、「IT知識がない」というより、「ITに苦手意識を持っている」場合が多いのではないでしょうか？
そのような状況の場合は、ITの研修や教育を行っても、根本的な「苦手」という意識が変わらない限り、思うような効果が得られない可能性があります。
そのため、まずはITの知識や技術を教育するのではなく、自走できる組織づくりを目指しましょう。
自発的に考え、行動する習慣が身につけば、ITのことに関しても少しずつ自力で解決できることが増えていくことで、苦手意識を持たないようになります。
そこから、個々の業務に合わせて必要な部分をそれぞれ研修させる事で、効率良くITリテラシーを底上げできます。
セキュリティ研修の実施
社員のセキュリティリテラシーを高めるためには、セキュリティ研修を実施すると良いでしょう。
ただし、専門用語が多かったり、一度に深く教え過ぎたりすると「研修は受けたけどよくわからなかった」となってしまう可能性がありますので、最低限知っておくべき内容を広く浅く周知するところから始めましょう。
実際にセキュリティ研修を行う場合は、下記の参考書がおすすめです。
こちらはセキュリティの入門編として非常に評価が高く、全体的な概要を把握するために最適な一冊です。
業務マニュアルの作成
社員一人ひとりのITリテラシーを向上させる方法として、マニュアルを作成して情報共有する事も大切です。
マニュアルや資料をGoogleスプレッドシート等を駆使して共有する事で、確認するというワンクッションを設ける事が出来ます。
実際に操作したり応用したりする機会が増えれば、自社のITにどんどん慣れていきます。
基本的な知識はIT研修で教育し、その後は疑問を自分で解決できる仕組みを構築する事で、自主性を伸ばすことができます。
また、マニュアルによる情報共有は、資料を作成する側に立つことでアウトプットの教育にもなりますので、管理者の育成としても有効的です。
過保護なサポートは逆効果
IＴリテラシーの低い社員に対して過保護なサポートを行うことはあまりおすすめできません。
既にマニュアルに答えがある物に対して、情シスが全て対応してしまうと、「困ったことがあればこの人が解決してくれる」という環境になります。
急ぎのトラブル対応などであれば情シスに頼るのが適切ではありますが、簡単なIT機器の設定まで代理で対応してしまうと、自身で調べたり、問題を解決したりすることができなくなります。
そして、IT機器への苦手意識が定着してしまうと、自身でやってみようと思わなくなり、同じ問題が発生しても情シスが対応しなければならない状況に陥ります。
部分的にアウトソーシングを活用する方法も
社員のITリテラシーが低い場合、ITアウトソーシングを効果的に活用するという対策もおすすめです。
アウトソーシングを活用することで、下記のサポートを得ることができます。
・ITに関する問い合わせ対応を任せることができる
・マニュアル作成業務を依頼できる
・ITリテラシーの社員でも使いやすいIT環境の整備
情シス社員がヘルプデスク対応やマニュアル作成などに時間を取られる状況から脱却し、自らのメインの業務にあたれるようになれば、生産性の向上が期待できます。
また、アウトソーシングに依頼することで、自社でヘルプデスク対応やマニュアルを作成するよりも、より質の高い対応・成果物が得られる場合もあります。
ITにまつわる業務で時間が掛かるものは外部に委託することで、円滑に業務を進めながらよりよいIT環境を実現することが可能になります。
情シスのアウトソーシングサービスにどのような業務を依頼することができるか、こちらの記事でも詳しく解説しておりますので、ぜひご覧ください。
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まとめ
ITリテラシー向上のためには、共有マニュアルを作成し、一人ひとりが確認できる環境を作るのがポイントです。
そして、こうした共有マニュアルの作成については、アウトソーシングを利用することで、より質の高いマニュアルを用意出来ます。
こだまシステムのアウトソーシングでは、Googleスライドでマニュアルを作成しており、いつでも確認が出来るようにする事が可能です。
その場の研修だけでは不安といった社員のために、画面操作を録画・録音することで、動画マニュアルとして共有する事も可能です。
それぞれの社員のお悩みに合わせて、最適な方法でマニュアル作成の代行を行っておりますので、是非ご相談ください。
