情シスの代行サービスを活用することで、人手不足を解消できるといったメリットがあります。
代行サービスの内容には、ヘルプデスク・PCやアカウント管理などさまざまなサポートがあり、不足している人材を素早く増やせます。
さらに、常駐・訪問・オンラインとさまざまな対応方法から選べるので、利用しやすいといった点が魅力です。
本記事では、情シスの代行サービスについて、メリット・デメリットについて、詳しくご紹介していきます。
こだまシステムでは、情シスの代行サービスを行っておりますので、お悩みの際はぜひお問い合わせください。
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情シスの代行サービスとは？
情シスの代行サービスは、社内ヘルプデスク・システム構築・社内環境整備など、情シスの行う業務の多くを代行してもらえます。
さらに、アカウント管理やPCのキッティングといった、人手と時間を必要とする業務も代行してもらえるのが特徴です。
例えば、新入社員の多い時期のみ情シスの代行サービスを利用して、面倒な業務を任せることで社員の負担を軽減させられます。
ITの知識を豊富に持ったプロによる対応を受けられるので、マニュアルの整備や業務効率化についても相談できます。
情シス代行サービスに依頼できる主な業務
情シス代行サービスに依頼できる主な業務は、問い合わせ対応であるヘルプデスクや、アカウント管理などさまざまです。
それぞれの業務の中で、依頼できる内容が複数あるので詳しくご紹介していきます。
| 情シス代行サービス | 依頼内容詳細 | 対応形式 |
|---|---|---|
| ヘルプデスク
（電話・メール） |
操作説明 | 常駐/訪問/オンライン |
| トラブル対応 | ||
| 遠隔サポート | ||
| マニュアル作成 | ||
| 対応レポート作成 | ||
| アカウント管理 | アカウントの作成・削除 | 常駐/訪問/オンライン |
| ライセンスやデバイスの更新 | ||
| アクセス制限の設定 |
情シス代行のメリット・デメリット
情シスの代行サービスを利用するメリットは、ノンコア業務を任せられ、対応品質の向上でき、コストカットできることです。
しかし、事前の打ち合わせをしっかりと行わないと、対応品質の低下が起こってしまい、業務がブラックボックス化してしまいます。
また、依頼内容に齟齬があると、余計なコストがかかってしまうので、依頼の際には慎重に契約をしなくてはいけません。
ここからは、情シス代行を利用する際のメリット・デメリットについてご紹介していきます。
情シス代行のメリット
情シス代行を利用するメリットには、人員を補充できるので人手不足の解消ができる点があります。
また、プロによる対応を受けられるので、対応品質を向上させることができ、よりスムーズに業務を進められます。
業務効率化をあげられるような提案も貰えるので、これまでかかっていた余分なコストカットを行えるのもポイントです。
ここからは、具体的にどのようなメリットがあるのかをご紹介していきます。
人手不足が解消できる
情シスの代行サービスを利用することで人員を増やせるので、人手不足を解消できるのがメリットです。
さらに、時間や労力を多く使うノンコア業務をまるごと任せられ、社員の負担を大きく軽減させられます。
例えば、PCキッティングやアカウント管理といった、時間と労力を使う業務を代行に任せ、社員はコア業務に注力するなどです。
スポットでの一時的な人員増加にも対応している代行サービスもあるので、すぐに人員を確保したいときに重宝します。
対応品質を向上できる
プロのSEによる情シス代行サービスを受けられるので、今まで以上に対応品質の向上が期待できます。
マニュアルの整備や、トラブルに対する対応を的確かつ迅速に行ってもらえるため、問い合わせから解決までがとてもスムーズです。
さらに、手作業で行っていた業務の自動化を行うといった作業効率化についても提案してもらえます。
作業効率化を図れるような体制の構築も行ってもらえるので、情シスの代行サービスが撤退した後もスムーズに運用できます。
コストカットできる
「マニュアルを整備し業務効率化を図る」「手作業で行っている業務を自動化する」など、業務効率をアップするような提案をもらえます。
そのため、無駄な作業を減らし社員の残業や休日出勤を減らせるので、人件費といったコストカットが可能です。
さらに、社員がより生産性向上につながる業務に着手できるので、生産性向上を図ることもできます。
不要なコストカットを行いつつ、生産性向上を目指したいのであれば、情シスの代行サービスの利用は非常に有効です。
情シス代行のデメリット
情シスの代行サービスはメリットが多いですが、受け入れ体制や事前の打ち合わせをしっかりと行わないと対応品質が低下してしまいます。
さらに、代行サービスに業務を丸投げしがちですが、これだと社員が現状を把握できずに業務のブラックボックス化が起こります。
また、事前の打ち合わせの際に対応範囲や依頼内容の綿密なすり合わせを行わないと、追加コストがかかる場合があるので注意が必要です。
ここからは、情シス代行を利用する際に注意したい点について詳しくご紹介していきます。
対応品質の低下
プロによる対応を受けられますが、どの程度の品質で納品してほしいかを明確にしておかないと、品質が低下する恐れがあります。
簡単な説明やすり合わせだけだと想定していた対応が受けられず、実際に運用開始してみると大幅に対応品質の低下が起こります。
そのため、依頼したい対応品質を事前に決める際は、具体的に対応してほしい内容をリスト化して提示するなど工夫が必要です。
さらに、アカウント管理といった、セキュリティに関する業務を任せることもあるので、トラブルが起こらないように打ち合わせを行いましょう。
業務のブラックボックス化
代行企業に業務を丸投げしてしまうと、社員が業務の運用内容を把握できずに、業務のブラックボックス化が起こります。
業務内容がブラックボックス化してしまうと、トラブル発生時に社員が状況を把握するのに時間がかかってしまいます。
さらに、代行サービスが撤退してしまうと業務で使っていたシステムや運用方法をうまく活用できないといった問題も起こりがちです。
代行企業が撤退してもスムーズに運用できるように、必ず社員をリーダーとして配置し、業務内容を把握できる環境を作りましょう。
余計なコストがかかる
依頼したい業務内容を明確にして依頼を行わないと、依頼範囲外の業務として追加でコストがかかることがあります。
情シス業務の代行サービスは、基本的にプランが決まっていてその範囲内での業務で費用が決まっています。
実際に運用してみると追加で依頼したい内容が出てくるかと思いますが、できるだけ依頼前に細かく対応範囲を確認することが重要です。
見積作成の際には、「業務の依頼範囲」を具体的に決めておき、追加でコストがかからないように契約するようにしてください。
人手不足を解消するために、情シス業務の代行サービスを検討したことはないでしょうか？
PCキッティングや社内ヘルプデスクなどの手のかかるノンコア業務は、代行サービスを利用するほうが効率的と言えます。
しかし、実際にどのような業務を[…]
デメリットを抑えられる適切な代行企業を選ぼう
情シスの代行サービスを利用することで、人手不足の解消や対応品質の向上、コストカットができますが、デメリットもあります。
しかし、依頼範囲の明確化や代行サービスを利用する際の社内の体制構築を行っておくことで、デメリットを抑えることができます。
デメリットを抑えて利用すれば、これまで以上に業務効率化・生産性向上が見込めるので、ぜひ適切な代行企業を選んでください。
こだまシステムの「IT無双」では、情シスの代行サービスを提供していますので、ご紹介させていただきます。
IT無双の情シス代行
こだまシステムの「IT無双」では、専門的な知識を持ったSEによる情シスの代行サービスを提供しています。
ヘルプデスクを初め、アカウント管理やPCキッティング、ご要望があればPCのパーツ変更によるアップデートも対応可能です。
さらに、機材の調達から対応することも可能で、お客様のご要望に合わせて最適な機材をご用意させていただきます。
また、組織の状況に合わせたマニュアル作成を並行して対応できるため、業務効率化を進めたい方にもおすすめです。
まとめ
情シス業務の代行は、人手不足の解消を行えるだけでなく、対応品質を向上させ、コストカットを行えるのが魅力です。
また、人手不足を解消しつつ、最新技術やマニュアルの整備などで、業務を効率化させられます。
これにより、人手が足りなくても業務を滞りなくすすめることができ、コストカットにつなげることも可能です。
しかし、事前の打ち合わせをしっかりと行わないと、思っていたような対応品質で納品してもらえないこともあります。
さらに、業務を丸投げしてしまうとブラックボックス化しやすく、対応範囲を明確にしていないと余計なコストもかかります。
そのため、情シス業務を代行企業へ依頼する際には必ず、受け入れ準備と事前の打ち合わせをしっかりと行うようにしましょう。
こだまシステムでは、情シス業務の代行を行っており、初回限定で30分無料のITコンサルティングも提供しております。
セキュリティ対策やシステム運用の代行も行っていますので、業務の代行会社を探している方は、ぜひご相談下さい。
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