業務効率化を進める上で、「マクロ」という単語を聞くことが多いのではないでしょうか。

マクロは、データ整理や処理にとても長けているツールとして、多くの会社が導入しています。

ただ、マクロは便利な半面、Excelやクラウド上で使えるスプレッドシートなど、扱える種類が多く、どれを使えば良いのか悩んでしまいます。

または、効率化のためにマクロを使いたいのに、多くの知識が必要で、思ったように使いこなせないといった悩みをお持ちではないですか？

本記事では、業務効率化におすすめのマクロのメリット・デメリットのご紹介をしていきたいと思います。

こだまシステムでは、マクロを使った業務効率化のご提案やほかのツールを使った業務改善をご提供させていただきます。

マクロや業務改善についてお悩みの際は、ぜひ弊社の無料コンサルティングをご利用ください。

マクロとは？

マクロとは、面倒な数値の計算やデータの整理を自動で処理してくれる機能のことを指します。

ExcelやGoogleスプレッドシートで使えるマクロを例にすると、セルに記載されている数字を一括で計算できる優れものです。

ほかにも、特定のセルに記載されている文字をもとに、別のページへ指定した文字を転記することもできます。

これらの機能は、関数と呼ばれていて計算やデータ整理したい箇所に手動で書き込む必要があります。

より効率的にマクロを使うのであれば、プログラミング知識が必要ですが、VBAを用いることで、より簡単に自動化できるのが魅力です。

VBAは、事前に計算方法や使いたいデータ処理方法をプログラミング言語で書き込んでおくことで、さまざまなことができます。

印刷をしたり、給与システムと連携して登録されている勤怠情報と連携させたりと、使い方は豊富です。

知識さえあれば、これまで手動で行っていた業務を自動化できるので、大幅に業務を簡略化できると多くの企業が取り入れています。

マクロを活用するメリット

マクロを活用するメリットには、業務負担軽減だけでなく、Excelやスプレッドシートを利用するので、比較的コストが抑えられます。

さらに、そこまで難しいプログラミングでもないため、外注にマクロ開発を依頼しても、数万円～と安く利用可能です。

また、マクロを使えば既存のシステムと連携させてより効率的に業務を進められるので、使い方によっては大幅な業務改善が期待できます。

マクロを活用するメリットはさまざまですので、詳しくご紹介していきましょう。

業務の負担を軽減できる

手動で行っていた業務を自動化できるので、業務負担を大幅に短縮できるのが魅力の一つです。

一度マクロを組んでしまえば、自動でデータ整理をしてもらえるため、同じ作業を何度もしなくて良くなります。

具体的には、データ管理にExcelやスプレッドシートを使っているのであれば、登録時の作業内容をマクロにするとより効率的です。

マクロさえできてしまえば、知識のない方でも簡単に使えるため、事務員の方でも億劫にならずに活用できます。

コストを抑えられる

最新のシステムを導入するとなると、導入～運用に大きなコストがかかりますが、マクロはプログラミングなのでコストがかかりません。

プログラミングを書き込むシステムも、Excel・スプレッドシートのため、導入費用が比較的安上がりに済みます。

Excelだと、社員全員分買う必要がありますが、スプレッドシートはGoogleのアカウントさえあれば無料です。

初期投資を抑えて効率的化を進めたいという方には、マクロの利用はとても有効的なのでおすすめします。

開発が比較的楽にできる

開発が比較的に楽にできるため、外注を利用しても数万円～マクロを組んでもらえるので、依頼しやすいといったメリットがあります。

自社開発をするにしても、ネット上にさまざまなマクロのテクニックが載っているので、多少の知識があれば作れるのも魅力です。

「マクロの記録」を使えば、実際に操作した手順を記録してマクロが作れるため、簡単なデータ処理でも使いやすさがあります。

他のシステムと連携が可能

公開されているWeb APIと連携させれば、VBAを使ってほかのシステムと連携させることが可能です。

具体的には、Excelで管理している勤務情報を、Web APIを経由し、外部の勤怠管理システムへ自動で情報をアップデートできます。

月末月初といった、忙しい時期の業務負担軽減だけなく、入力ミスや記入漏れの心配も減るので、業務のクオリティ向上にも便利です。

さらに、MySQLやAccessといったさまざまなデータベースと連携もできるため、データの加工にも役立ちます。

アイデア次第で、色々な使い方ができるため、マクロを使いこなせれば業務効率向上にかなり貢献できます。

マクロのデメリット

マクロを使いこなすことで、業務効率を向上させられるメリットがありますが、その分デメリットも存在します。

綿密なマクロを作るには知識が必要となり、バグが起こった際やアップデートがあった際に管理できる能力が必要です。

さらに、処理するデータが多ければ多いほど、処理が重たくなってしまうので、Excelが重くて開けないなんてことが起こりえます。

ここからは、どのようなデメリットがあるのかについてご紹介しますので、マクロの導入の際にぜひ参考にしてみてください。

知識が必要

マクロを使って業務効率の向上を図ろうと思っても、知識がないと想定していた動作してくれないことがあります。

関数や簡単なVBAであれば、ネットを調べながらでもマクロを組むことはできますが、詳細に動きを決めたいのであれば知識が必要です。

外部システムと連携させる場合、Web APIを使用してマクロを組むことになるため、比較的ハードルは上がります。

間違った連携方法を取ってしまうと、データの破損といった問題が起こることもあるため、マクロを組む際には注意してください。

Excelのバージョン変更の対応が必要

Excelマクロの場合、定期的にバージョンアップが起こるため、変更後の対応をしっかりと行わなくてはいけません。

基本的にまったく使えなくなることはありませんが、アップデートにより一部のマクロが対応しなくなる場合があるので注意が必要です。

そのため、どのマクロが使えるか・使えないかを判断し、新たに構築し直さなければなりません。

Excelの最新情報を把握し、それに対応できる人材の確保をするようにしてください。

処理速度が遅くなることも

Excelでマクロを組もうとすると、処理速度が遅くなることがあります。

これは、マクロの組み方に原因がある場合が多く、処理させる情報が多すぎるとその分処理速度が遅くなります。

何千件もあるデータを処理する場合には、ひとつずつマクロが処理をしていくため、予定よりも大幅な時間がかかりがちです。

必要なデータだけを処理させるように組めるのであれば、比較的動作は軽くなりますが、どうしても使っていくうちに処理は遅くなります。

効率化のためにマクロを作っているのに、処理速度が遅いのは意味がないので、マクロを組む前にはしっかりと設計しましょう。

マクロの運用はアウトソーシングが可能！

マクロを組んだり管理したりするには、ある程度の知識が必要のためアウトソーシングに依頼してみてはいかがでしょうか。

豊富な専門知識を持ったSEに依頼をすると、スプレッドシートを利用したマクロの作成が可能です。

外部システムと連携させるだけでなく、マクロを使わないほかの効率化についての提案をしてもらえます。

マクロとVBAの知識に自信がない場合や、マクロ以外の効率化について知りたい方はぜひアウトソーシングを検討してみてください。

スプレッドシートのマクロを活用した業務効率化の事例

スプレッドシートのマクロを活用し、給与計算ソフトと連携させて欲しい情報をボタン1つで自動出力した事例があります。

実際に弊社で使っているマクロで、月末月初などの忙しい時期にその都度手動で入力する手間を省くことに成功しました。

さらに、スプレッドシートに記載した情報を給与計算ソフトに入力できていない、といったミスも起こりません。

事務仕事の手間を大幅に削減しただけでなく、絶対にミスがあってはいけない給料計算について、しっかりと管理できるようになりました。

このように、マクロを使うことで今まで悩まされていた問題解決につながるので、データ管理にお悩みの際はぜひ活用してみてください。

マクロ以外のソリューションの提案もしてもらえる

ITコンサルティングをしている会社に依頼すれば、マクロ以外のソリューションの提案もしてもらえます。

例えば、給与計算ソフトと勤怠管理が一緒になったシステムがないかといった、ほしいツールを探してもらうことができます。

作業の効率化が期待できるソリューションは、会社に合う合わない場合があるので、ITコンサルタントに探してもらったほうが効率的です。

より会社にあった業務効率化を教えてもらいたいのであれば、ITコンサルタントの利用をおすすめします。

まとめ

業務効率化につながるマクロですが、知識がないと思ったように組めない・管理ができないといった問題が起こってしまいます。

さらに大量のデータを扱うのであれば、Excelの処理が遅くなってしまい、かえって業務効率が下がってしまう場合もあります。

アウトソーシングに依頼をしても、マクロであれば数万円から作ってもらえるので、業務効率化させたいのであれば依頼してみてはいかがでしょうか。

こだまシステムの「IT無双」では、お客様の会社にあった業務効率化をご提案させていただきます。

実際にはマクロを使った業務効率化の実績もあるので、スプレッドシートと外部システムを連携させたいといったお悩みも承っております。

まずは相談してから考えたいかと思いますので、30分無料のコンサルティングをぜひご利用ください。