効率化やコストカットを目標に業務のIT化・システム化をするにあたり、まず真っ先に取り組むべき分野はどこだと思いますか？
実は、優先しがちな顧客対応や在庫管理・営業フローなどの「フロントオフィス」よりも、総務や人事・経理などの「バックオフィス」業務こそ、IT化・システム化がしやすく、企業全体に大きなメリットを生み出すことをご存じでしょうか。
今回は、実は最優先で取り組みたい「バックオフィス」のIT化について、見落としがちなメリットを詳しく解説します！
バックオフィスの特徴はIT化に最適！
そもそも、なぜバックオフィス業務はIT化との相性が良いのでしょうか？
それには、総務や人事・経理のような仕事には、フロントオフィス業務とは異なる、以下のような特徴があるからです。
- 一定の基準や共通の業務が求められる
総務や経理、人事労務など法律で定められた手続きが多いため、既製ソフトが豊富に出回っており、開発費用をかけずに自社に合うシステムを見つけることができる。
- リソースを最小限に抑えたい
売り上げや利益に直結しないので、限られた予算や人員で正確かつ効率的に業務をこなすことが求められる。 - 業務改善の成果を実感しやすい
作業時間や紙代の削減など、具体的な数値で効果を評価しやすい。
全従業員にかかわるので社内で改善を実感しやすい一方、顧客など社外への影響は少ないため成功事例になりやすい。
このような特徴から、バックオフィス業務はIT化を進める過程において「小さな投資で大きな成功体験」を積み重ねる最適なスタート地点となるのです。
コスト削減だけじゃない！IT化の3大メリット
ITとは非常に親和性の高いバックオフィス業務。
実際にIT化すると、業務が効率化され人件費などのコスト削減につながるのは言うまでもありません。
しかし、IT化の真のメリットは、もっと企業の根幹にかかわるような重要なものです。
メリット1：経営判断が「リアルタイム」かつ「正確」になる
経理業務をIT化することによって、企業の財務状況や業務データが即座に可視化できるようになります。
-
タイムラグの解消
クラウド会計ソフトなどを導入し、銀行口座やクレジットカードと連携させることで、入出金データが毎日自動で取り込まれるようになる。 -
迅速な意思決定
リアルタイムで最新の正確なキャッシュフローを把握でき、市場の変化や資金繰りの状況に合わせた迅速な経営判断が可能になる。
メリット2：人為的ミスと無駄な工数が激減する
定型的な手作業が多く、ミスと非効率の温床になりがちなバックオフィス。
IT化することで、この手の問題も解決します。
-
入力ミスが減る
請求書の発行から請求、経理や財務データの手入力、残業の計算といった、今まで人間が対応してきた作業を最小限に抑え、数字の打ち間違いや計算ミスなど最も発生しやすいヒューマンエラーを減らすことができる。 -
ペーパーレス化による時間・経費削減
経費精算や請求書発行をシステム上で行うことで、領収書の糊付け、紙の回覧・承認、郵送といった無駄な作業や経費がゼロになる。
メリット3：生産性の向上とリスクの低減につながる
バックオフィスのIT化は、該当する部署だけでなく、全社員の働き方を変えて生産性を向上させるとともに、データ紛失などのリスクから企業を守ることにつながります。
-
コア業務への集中
経費申請などの間接業務にかける時間が減り、営業活動など本来のコア業務に集中できる。 -
属人化の解消
業務手順がシステム内に統一されるため、「特定の人しかやり方を知らない」という属人化が解消される。 -
情報漏洩リスクの低減
紙の書類やUSBメモリなどでのデータ移動が減るため、情報漏洩のリスクが低減する。
このように、バックオフィスのIT化は、ただ業務を楽にするためのものではなく、事業の継続と発展につながっていく、重要な改革であると言えるのです。
人件費の削減よりも生産性の向上を！
顧客や市場と直接かかわるフロントオフィスに比べ、リソースを割きにくいバックオフィス。
しかし、バックオフィス業務はITとの相性が抜群で、システム導入の費用対効果が非常に高い部門です。
さらに、バックオフィスのIT化は担当者の負担軽減だけでなく、全社的な経営改善・働き方改革へとつながっていく、とても重要なきっかけでもあります。
バックオフィス業務の見直しを機に、あらためて今後のビジョンを考えてはみませんか？
ひとつ心にとめておいていただきたいのは、IT化で削減された労力は、不要だからと切り捨てるのではなく、人間にしかできないもっと大切な業務に注力すべきだということ。
なぜなら、バックオフィスIT化の真の恩恵は、コストカットそのものよりも、企業全体に良い影響を与えることにあるからです。
ITの力は、どうか現在の人件費を削減するためではなく、未来の収益を増やすためにこそ、使ってくださいね。
関連記事
